Shopify und Fulfillment verbinden: „Ready for Shopify” ≠ „Plug and Play”

Kinder, was habt ihr es einfach! Lasst euch eine Geschichte erzählen, die alle, die in den 90ern digital domestiziert wurden, nur zu gut kennen: Wenn du damals eine neue Festplatte in deinen Rechner einbauen wolltest, musstest du Jumper setzen, die I/O-Adresse konfigurieren und die IRQ einstellen. Wurde der Datenträger dann nicht erkannt? Viel Glück bei der Fehlersuche! Vielleicht nutzt die Soundkarte ja denselben Port?

Und heute? Kabel anschließen, Strom drauf und das Ding läuft. Bekannt geworden ist dieses Prinzip als „Plug and Play“ und war tatsächlich mal eine große Sache. Heute ist es so selbstverständlich wie das Bezahlen via Smartphone-App.

Mit einem sehr ähnlichen Versprechen werden auch Fulfillment-Integrationen beworben. „Shopify-ready“ ist dann auf der Website des Versanddienstleisters zu lesen. Oft ist sogar von einer vorhandenen Shopify-Schnittstelle die Rede und vielleicht fallen sogar ganz plakativ die Worte „Plug and Play“: Shopify verbinden, Daten fließen lassen, fertig.

Die Realität sieht allerdings ganz anders aus: Eine Shopify-Integration ist kein Produkt, sondern ein Prozess.

Warum dem so ist, erfährst du in diesem Beitrag. Außerdem schauen wir uns an, wie eine saubere Integration des Versanddienstes im Shop tatsächlich funktioniert und worauf du als Händler:in bei der Auswahl deines Fulfillment-Partners achten solltest.



Bevor wir uns all das anschauen, müssen wir aber zunächst eine wichtige Frage klären:

Shopify Fulfillment und Versanddienstleister: Was passiert eigentlich nach dem Checkout?

In einem typischen Setup bildet Shopify den Commerce-Prozess ab: Kund:innen wählen Produkte aus, legen sie in den Warenkorb und schließen ihre Bestellung am Checkout ab. Nach dem letzten Klick der User:innen beginnt die Arbeit des Fulfillment.



So weit, so bekannt. Wer jetzt allerdings denkt: „Ui, da steht jetzt also jemand in einer Lagerhalle, schaut sich die Bestellung an, packt das Päckchen und stellt es auf den Laster“, irrt gewaltig. Modernes Fulfillment ist deutlich mehr als nur Versand. Gehen wir in die Details:

Welche Aufgaben das Fulfillment übernehmen kann

Klar, im einfachsten Fall verschickt der Fulfiller tatsächlich nur deine Warensendungen. Alle weiteren Aufgaben übernimmst du selbst. Wenn dein Unternehmen aber wächst, immer mehr Bestellungen auflaufen, du womöglich sogar ins Ausland versendest, kannst du Schritt für Schritt immer mehr Aufgaben an das Fulfillment auslagern. Zum Beispiel:

• Versand + Pick & Pack: Der Fulfillment-Dienstleister kommissioniert die bestellten Artikel, verpackt sie und übergibt die Sendung an den jeweiligen Versanddienstleister – also weitestgehend der Mindeststandard.

• Lagerhaltung: Die Ware wird eingelagert und verwaltet, inklusive Bestandsführung, Nachschub und gegebenenfalls der Verwaltung mehrerer Lagerstandorte – ebenfalls nicht unüblich, aber bei wachsenden Unternehmen auch nicht selbstverständlich.

• Retouren: Rücksendungen werden entgegengenommen, geprüft, verbucht und je nach Zustand wieder eingelagert oder anderweitig bearbeitet – gerade bei größeren Mengen eine Aufgabe, die schnell jede Menge Aufwand verursacht.

• Rechnungen: Je nach Anbieter kann auch die Erstellung und der Versand von Rechnungen Teil des Fulfillment sein – damit wandert ein eigentlich kaufmännischer Prozess in die Logistik und entlastet dein Team

• Internationalisierung + Zoll: Beim internationalen Versand können Fulfillment-Partner zusätzlich Zollabwicklung, Versanddokumente und weitere länderspezifische Anforderungen übernehmen – besonders interessant, wenn aus dem nationalen plötzlich ein internationaler Versandprozess wird.

• Weitere Backoffice-Prozesse: Je nach Anbieter können auch Zahlungsinformationen, Buchungslogik oder andere administrative Aufgaben in die Fulfillment-Prozesse integriert werden – spätestens jetzt befinden wir uns deutlich jenseits von klassischem Lager und Versand.

Der logische Schluss: Je mehr Aufgaben ein Fulfiller für dich übernimmt, desto mehr Informationen benötigt er. Und damit sind wir bei der nächsten Frage:

Welche fließen Daten zwischen Shopify und dem Fulfillment-System?

• Bestellungen: Produkt, Menge, Lieferadresse und weitere Auftragsdaten werden von Shopify an das Fulfillment übergeben, damit der Auftrag bearbeitet werden kann.

• Lagerbestände: Das Fulfillment-System meldet verfügbare Bestände an Shopify zurück. So weiß dein Store, welche Produkte tatsächlich auf Lager sind und verkauft werden können.

• Versandstatus: Auch Informationen darüber, ob eine Bestellung noch in Bearbeitung ist, gepackt oder bereits verschickt wurde, fließen vom Fulfillment zurück an Shopify.

• Trackingnummern: Nach dem Versand übermittelt der Fulfiller dann die Sendungsnummer an Shopify. So können Kund:innen ihre Bestellung verfolgen und der Store die entsprechenden Versandinformationen bereitstellen.

• Rechnungsinformationen: Wenn der Fulfillment-Dienstleister die Rechnungsstellung für dich übernimmt, werden die dafür benötigten Bestell- und Kundendaten an ihn übergeben. Informationen zur Rechnung fließen anschließend zurück an Shopify oder ein anderes System.

• Retoureninformationen: Bei einer Rücksendung werden Daten über die Retoure, die eingegangenen Artikel und deren Bearbeitungsstatus zwischen Fulfillment und den angeschlossenen Systemen ausgetauscht.

•  Zahlungs- und Buchungsinformationen: Übernimmt der Fulfiller weitere kaufmännische Aufgaben, können auch Zahlungsinformationen oder Daten für Buchungs- und Abrechnungsprozesse Teil des Datenaustauschs sein.

Aber natürlich gehört zu einem Was auch immer das Wie – und damit die Frage:

Wie können Informationen zwischen Fulfillment und Store übertragen werden?

Für die Übertragung gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Dabei ist keine von ihnen per se besser oder schlechter als die andere. Entscheidend ist vielmehr, was zum jeweiligen Setup, zu den benötigten Daten und zu den Prozessen deines Unternehmens passt.

Außerdem zu bedenken: Wenn ein Fulfillment-Dienstleister beispielsweise seit Jahren zuverlässig mit FTP arbeitet und Bestellungen, Bestände und Versandinformationen problemlos über das Protokoll austauscht, gibt es keinen zwingenden Grund, diesen Prozess durch eine vermeintlich modernere Lösung zu ersetzen. Eine gut funktionierende FTP-Anbindung kann besser sein als eine schlecht geplante API-Integration.

Typische Varianten sind: Sonderstatus ERP: Wie sich ein ERP in die Architektur zwischen Shopify, Fulfillment und anderen Systemen integrieren lässt, erklären wir dir detailliert: Für die Lösung von SAP, für MS Navision, Xentral und für MS Dynamics 365 Business Central.

Ergo: Shopify-kompatibel heißt nicht automatisch Plug and Play

Damit ist es wohl offensichtlich: Den einen Weg, um einen Shopify-Store mit einem Fulfillment-System zu verbinden, gibt es einfach nicht. Je nach Setup werden vollkommen andere Daten und Dateien ausgetauscht, neue Prozesse gesellen sich hinzu, sogar der Weg, über den kommuniziert wird, ist offen und kann andere Systeme wie das ERP einschließen.

Und das Schlimmste: All das ist auch noch im Fluss. Dein Sortiment ändert sich. Plötzlich wird eines deiner Produkte zum Verkaufsschlager und du siehst dich gezwungen, dein Rechnungswesen auszulagern. Womöglich wirst du Opfer eines Rückrufs und musst für die Retouren vorübergehend mit dem Fulfiller kooperieren. Oder du expandierst ins Ausland und auf dein Unternehmen kommen neue Aufgaben zu, die du erst einmal einem externen Profi anvertrauen willst.

Wie wir eingangs bereits sagten: Eine Integration von Shopify und Fulfillment ist kein Produkt und auch kein einmaliger Vorgang, sondern ein fortlaufender Prozess. Bereits beim ersten Setup gilt es etwa diese Punkte zu klären:

• Wie werden die SKUs zugeordnet? Damit Shopify und Fulfillment eindeutig wissen, welches Produkt jeweils gemeint ist.

• Wie werden Bundles abgebildet? Denn ein im Shop verkauftes Bundle kann im Fulfillment aus mehreren Einzelartikeln bestehen.

• Wie werden mehrere Lager verwaltet? Damit Bestände und Aufträge immer dem richtigen Standort zugeordnet werden.

• Wie werden Shopify Locations berücksichtigt? Denn die im Shop hinterlegten Standorte müssen zur Lagerlogik des Fulfillment-Systems passen.

• Wie werden B2B- und B2C-Bestellungen behandelt? Denn für beide Kundengruppen können unterschiedliche Prozesse gelten.

• Wie werden Sonderpreise übertragen? Gerade bei individuellen Kundenpreisen muss klar sein, welches System die Preise vorgibt und wo sie benötigt werden.

• Wo werden Versandregeln abgebildet? Etwa wenn bestimmte Produkte, Länder oder Bestellwerte unterschiedliche Versandarten erfordern.

• Wie läuft die Retourenabwicklung? Von der Rücksendung über die Prüfung bis zur Wiedereinlagerung oder Erstattung.

• Wie werden Teillieferungen behandelt? Damit auch bei mehreren Sendungen zu einer Bestellung die Status- und Trackinginformationen korrekt zurückfließen.

Dabei gilt natürlich: Keiner dieser Punkte muss dauerhaft so bleiben, wie er beim ersten Setup definiert wurde. Neue Produkte kommen hinzu, Lagerstandorte ändern sich, B2C wird um B2B ergänzt, neue Märkte werden erschlossen oder bestehende Abläufe werden angepasst. Jede dieser Veränderungen kann Auswirkungen auf die Integration haben.

Sagten wir schon, dass die Integration ein dauerhafter Prozess ist? Shopify x Fulfillment wächst mit deinem Unternehmen mit – und damit das gelingt, ist die nächste Frage besonders wichtig:

Welche Fragen musst du mit einem Shopify-Versanddienstleister vor Vertragsabschluss unbedingt klären?

Als Little Case of Horror: Stell dir vor, eines deiner Produkte geht im Ausland plötzlich durch die Decke. So wie damals, als alle australischen Katzenhalter:innen plötzlich das DUKTIG-Puppenbett von IKEA haben wollten. Aber dein Fulfiller sagt: „Australien? Machen wir doch gar nicht.“



Und nun? Einen anderen Fulfillment-Dienstleister suchen, die komplette Integration neu aufsetzen und quasi bei Null starten? Besser, du klärst diese und ähnliche Fragen, bevor du deine Unterschrift unter den Vertrag setzt:

• Welche Daten werden zwischen Shopify, Fulfillment und gegebenenfalls ERP ausgetauscht?
  „Shopify-kompatibel“ kann vieles bedeuten. Kläre deshalb, welche Daten tatsächlich übertragen werden und in welche Richtung. So vermeidest du später Überraschungen, wenn beispielsweise Bestände, Rechnungsinformationen oder Retourendaten nicht so fließen, wie du es für deinen Prozess brauchst.

• Wer ist das führende System für Bestände?
  Wenn Shopify, ERP und Fulfillment unterschiedliche Bestandszahlen führen, kann es schnell passieren, dass Produkte verkauft werden, die gar nicht mehr verfügbar sind. Ein klares System of Record verhindert solche Bestandspannen. Allerdings muss klar sein, wer die Datenhoheit innehat.

• Wer erstellt die Rechnungen?
  Übernimmt der Fulfiller die Rechnungsstellung, muss das in die Systemlandschaft und die Prozesse passen. Andernfalls drohen doppelte Rechnungen, fehlende Belege oder zusätzlicher manueller Aufwand.

• Wie laufen Retouren ab?
  Wer nimmt die Sendung entgegen, wer prüft die Ware und wer entscheidet über Wiedereinlagerung oder Erstattung? Je genauer der Prozess definiert ist, desto weniger bleibt im Tagesgeschäft an manuellen Abstimmungen hängen.

• Wie werden Teillieferungen verarbeitet?
  Nicht jede Bestellung verlässt das Lager in einem Paket. Kläre deshalb, wie mehrere Sendungen zu einer Bestellung in Shopify abgebildet werden. Sonst können Versandstatus und Trackinginformationen für Kund:innen schnell unübersichtlich werden.

• Was passiert bei Fehlern?
  Eine Schnittstelle kann ausfallen, eine Bestellung nicht übertragen oder ein Datensatz falsch verarbeitet werden. Entscheidend ist dann: Wer bemerkt den Fehler, wer wird informiert und wer kümmert sich um die Behebung? Ohne definiertes Error-Handling kann aus einem kleinen technischen Problem schnell ein Fall für den Kundenservice werden.

• Wer entwickelt individuelle Sonderlösungen?
  Dein Geschäftsmodell passt nicht vollständig in den Standard? Dann sollte vorab geklärt sein, wer notwendige Anpassungen entwickelt und wer für sie verantwortlich ist. Sonst landet der Ball im laufenden Betrieb schnell zwischen dir, deiner Agentur und dem Fulfiller – und am Ende fühlt sich natürlich niemand zuständig.

• Welche Kosten entstehen für individuelle Anpassungen?
  Nicht nur die einmalige Entwicklung ist interessant. Auch Wartung, Änderungen und Erweiterungen können Kosten verursachen. Wer die Details vorher klärt, erlebt später keine bösen Überraschungen bei der Rechnung.

• Was passiert, wenn sich deine Prozesse verändern?
  Neue Länder, weitere Lager, zusätzliche Kundengruppen oder ein stark wachsendes Sortiment können die Anforderungen an die Integration verändern. Kläre deshalb, wie solche Erweiterungen gehandhabt werden und ob der Fulfiller seine Integration entsprechend mitentwickeln kann.

Um es noch einmal auf den Punkt zu bringen: „Shopify-kompatibel“ besitzt nur Substanz, wenn die Integration auch zu deinem Geschäftsmodell passt; heute und möglichst auch dann, wenn dein Shop plötzlich größer wird als geplant. Aber apropos Integration…

Hands on: Fulfillment-Dienstleister im Vergleich

Welche Fulfillment- und Versanddienstleister gibt es und welche Integrationsmöglichkeiten bieten sie dir an? Unsere Übersicht verrät es dir. Wichtig dabei: Die Tabelle ist keine Rangliste, sondern eine Einordnung.
Die meisten Fulfillment-Dienstleister haben die Zeichen der Zeit also erkannt und stellen inzwischen verschiedene Möglichkeiten der Integration zur Verfügung. Diese reichen von Quick & Easy über standardisierte Schnittstellen bis hin zu individuell konfigurierbaren API-Setups, die deutlich mehr Möglichkeiten bieten, dafür aber auch mehr Aufwand bei Entwicklung und Wartung verursachen. Was uns direkt weiterleitet zu …

Welche Integration passt zu meinem Unternehmen?

Natürlich können wir dir an dieser Stelle keine Bauanleitung für deine persönliche Fulfillment-Integration mit auf den Weg geben. Aber wir können dir zeigen, in welche Richtung du denken solltest. Als Beispiel:

Shopify-Standard reicht

Du hast einen überschaubaren Shop, ein relativ simples Sortiment und einen Fulfillment-Partner mit passender API? Dann kann eine fertige Shopify-App oder eine vorhandene Standardschnittstelle vollkommen ausreichen.

Typisch für: kleinere und mittlere Shops mit überschaubarem Sortiment, wenigen Lagerstandorten und standardisierten B2C-Prozessen.

Middleware sinnvoll

Sind mehrere Systeme beteiligt und müssen Daten zwischen Shopify, ERP und Fulfillment übersetzt, verteilt oder zusammengeführt werden, kann eine Middleware die passende Lösung sein. Sie fungiert als Vermittlerin zwischen den Systemen und erspart individuelle Verbindungen für jeden einzelnen Datenfluss.

Typisch für: wachsende Unternehmen mit mehreren Systemen, Verkaufskanälen oder komplexeren Datenflüssen.

Eigenentwicklung notwendig

Passt dein Geschäftsmodell nicht in die Standards, kann eine individuelle Integration sinnvoll sein oder sogar notwendig werden. Das gilt etwa bei komplexen B2B-Prozessen, individuellen Preislogiken, mehreren Lagern oder speziellen Fulfillment-Abläufen.

Typisch für: größere Unternehmen und komplexe B2B- oder Omnichannel-Setups mit individuellen Prozessen und vielen beteiligten Systemen.

Keine Angst vor der Integration

Klingt am Ende doch ziemlich kompliziert? Ist es manchmal auch. Muss es für dich aber gar nicht sein. Denn niemand hat gesagt, dass du deine Shopify-Fulfillment-Integration zwingend selbst zusammenbauen musst.
Denn genau dafür gibt es schließlich Eshop Guide und unsere Schnittstellenprofis. Wir schauen uns nicht nur die technische Seite der API an, sondern vor allem die Prozesse dahinter: Welche Daten müssen wohin? Welches System ist führend? Und wie lässt sich die Lösung sinnvoll aufsetzen? Dabei spielt es keine Rolle, welchen Fulfiller du nutzt (oder nutzen möchtest) oder ob bei dir schon ein ERP-System mit im Spiel ist.

Unsere Schnittstellen-Crew ist nämlich so gewitzt und erfahren, die würden sogar ein Mitsumi Floppy-Drive von 1985 in deinem Mac mini zum Laufen bringen.

FAQ: Shopify und Fulfillment