Xentral x Shopify: Der Connector entscheidet

Die Digitalisierungsspezialisten der Trovarit AG haben sich die Mühe gemacht und gezählt: Über 300 ERP-Systeme tummeln sich auf dem deutschen Markt. Von den meisten unter ihnen hast du vermutlich noch nie gehört, denn dafür sind die Programme viel zu spezialisiert. Solltest du nicht gerade in der Fleisch- und Wurstindustrie arbeiten, sagt die Winweb Food vermutlich nichts; bist du keine medizintechnische Fachperson, wirst du PSIPENTA kaum kennen.

Xentral allerdings ist dir bestimmt ein Begriff. Immerhin wurden bis dato schon mehr als 71 Millionen Bestellungen über die Software abgewickelt. Branchenübergreifend gilt das ERP mit Fokus auf den E-Commerce als eines der wichtigsten Systeme für den deutschen Mittelstand.

Und wer ist nie weit, wenn es um Mittelstand und E-Commerce geht? Ganz genau: Shopify. Denn um online verkaufen zu können, brauchst du schließlich auch ein Shopsystem.

In diesem Beitrag dreht sich daher alles um die Anbindung von Xentral an Shopify. Wir werfen einen Blick darauf, was bei der Integration möglich ist und an welchen Stellen es Fallstricke geben kann. Im Fokus dabei: der Xentral Shopify Connector. Starten sollten wir aber mit:

Die Ausgangslage: Wieso überhaupt Xentral x Shopify?

Da du diesen Beitrag liest, stehen die Chancen gut, dass du dich für eine Anbindung von Xentral an Shopify interessierst (denn würdest du einfach nur die Mittagspause rumbekommen wollen, wärst du bestimmt auf Social Media). Dabei kommen zwei Szenarien infrage:

#1: Du nutzt Xentral und bist auf der Suche nach einem Shopsystem

Dieser Fall besitzt mit Abstand die größere Wahrscheinlichkeit. Denn sein ERP-System wechselt ein Unternehmen nicht einfach mal eben; dafür ist es meist viel zu tief in Prozesse und Strukturen integriert. Ein Shopsystemwechsel dagegen ist zwar ebenfalls keine Kleinigkeit, aber eine Migration durchaus denkbar und oft auch sinnvoll. Dir stellt sich also die Frage: Warum zu Shopify ziehen?

In einer Handvoll Sätzen: Shopify gilt als das derzeit modernste und flexibelste Shopsystem am Markt. Gestartet als Spezialist für den D2C-Handel, ist Shopify inzwischen auch in Sachen Multichannel und Internationalisierung eine echte Hausnummer; momentan werden B2B und der stationäre Handel besonders in den Fokus genommen.

Das vermutlich wichtigste Argument lautet allerdings: Shopify lässt sich recht einfach customizen. Sonderlocken wie die Anbindung eines ERPs, die in anderen System Monate dauern und gewaltige Beträge verschlingen würden, lassen sich auf Shopify in einem Bruchteil von Zeit und Kosten realisieren.

#2: Du bist bei Shopify und brauchst ein ERP-System

Fall Nummer Zwei ist eher ungewöhnlich, allerdings nicht unmöglich. Denn irgendwann kommt für jedes wachsende Business der Moment, an dem es Zeit für ein ERP-System wird. Deine Frage lautet also, warum du dich dabei guten Gewissens für Xentral entscheiden kannst:

Xentral ist für KMU so gut geeignet, weil es Funktionen wie Warenwirtschaft, Auftragsmanagement, Rechnungsstellung und E-Commerce-Anbindung in einem cloudbasierten, modularen System vereint. Der gewaltige Overhead aus momentan überflüssigen Funktionen, wie du ihn etwa bei SAP bekommst, bleibt dir also erspart.

Stattdessen erhältst du eine Lösung, die du schnell einführen kannst und die mit deinem Business skaliert. Keine gewaltigen Investitionskosten, keine Pflicht zur eigenen IT-Abteilung – Xentral passt zum Mittelstand wie die Katze zum heißen Blechdach.

Shopify und Xentral miteinander verbinden: Wie geht das?

Also: Shopify als Shopsystem und Xentral als ERP sind durchaus eine vielversprechende Kombination – vorausgesetzt, die beiden sind in der Lage, miteinander zu kommunizieren. Denn das ist bei zwei Softwareprogrammen nicht immer problemlos möglich: Daten werden in unterschiedlichen Formaten abgelegt, Metainformationen nicht erkannt, manchmal scheitert der Transfer auch an Kleinigkeiten wie der Zahlenreihenfolge in einem Datum. Damit der Datenaustausch klappt, braucht es eine Art Dolmetscher.

Die IT kennt diese Übersetzer als Schnittstellen (API; Application Programming Interface). Wie der Dongle, der aus einem Lightning-Stecker einen USB-C-Anschluss macht, setzt die API sich zwischen Shopify und Xentral und übersetzt alle hin und her fließenden Informationen in die Sprache des jeweiligen Systems.

Dabei gibt es zunächst eine gute Nachricht: Xentral bringt die Schnittstelle zu Shopify bereits mit. Der sogenannte Xentral Shopify Connector ist recht unkompliziert einzurichten und deckt zahlreiche Standard-Use-Cases ab. Womit wir direkt beim großen Aber sind, denn:

Kommunikationsprobleme: Der Xentral Shopify Standard-Connector kann nur Standardfälle

Natürlich hat die Xentral-IT bei der Entwicklung ihres Connectors versucht, ein möglichst großes Spektrum an Anwendungsfällen abzudecken. In der Praxis allerdings stößt die API schnell an ihre Grenzen, denn für ERP-Systeme gilt: Keines ist wie das andere.

Jedes einzelne Unternehmen verwendet eigene Prozesse, legt Daten unterschiedlich ab oder schwört auf andere Best Practices. Dementsprechend passt es sein ERP an: Was als ein Leben als Standard-Xentral begann, ist schon bald ein Custom System, das seine eigenen Entwickler:innen nicht mehr wiedererkennen würde.

Um dir nur eine Handvoll Beispiele von dem zu geben, was der Xentral Connector nicht drauf hat:

Mandantenfähigkeit: Verzweigte Unternehmensstrukturen mit mehreren Firmen, die allesamt eine andere Adresse haben und womöglich noch eigene Lager, FiBus oder Kundendatenbanken besitzen, überfordern die Schnittstelle.

Custom Product Fields: Auch Metafelder und Tags, wie sie in Shopify oft verwendet werden, können dem Connector Probleme bereiten. Vor allem dann, wenn sie nicht für statische Informationen, sondern dynamisch verwendet werden – etwa für eine personalisierte Produktstory ausgerichtet am Kundenverhalten.

Anbindung von Shopify POS: Shopify integriert POS-Verkäufe inzwischen komplett in sein System und bietet dir sogar die passende Hardware dafür an. Diese Informationen sauber zu Xentral zu schieben, hat die Standard-API allerdings nicht drauf.

Änderung in Kundenkonten: Kundenkonten werden im Onlinehandel immer wichtiger; denke zum Beispiel an personalisierte Angebote oder Bonusprogramme. Wollen User:innen allerdings Informationen in ihrem Konto ändern – etwa ihre E-Mail-Adresse – blickt der Xentral Shopify Standard-Connector nur verwirrt drein.

Rechnungserstellung nach Shop: Du hast mehrere Shops und jede Rechnung soll das Logo des jeweiligen Verkaufskanals zieren? In Shopify geht das zwar, aber auch hier macht Xentral Faxen. Standardmäßig sind nach Shop differenzierte Designs nicht möglich.

Workarounds: Xentral x Shopify mit Custom-Schnittstelle

Heißt das jetzt, dass Xentral und Shopify doch nicht so gut miteinander harmonieren und die Einsatzmöglichkeiten sich auf ein paar langweilige Standardfälle beschränken? Natürlich nicht! Denn Software ist bekanntlich flexibel. Mit der nötigen Expertise lässt sich immer eine Custom-Lösung bauen, die genau deinen Bedarf abdeckt.

Genau diese Expertise besitzen unsere Schnittstellenprofis (zwinker, zwinker). Sie bringen zusammen, was zusammenkommen soll, und sorgen für eine ebenso schnelle wie fehlerfreie Transaktionsverarbeitung. Du musst ihnen dafür nur zwei Dinge liefern:

#1: Alle relevanten Informationen

Ohne ein ausführliches Erstgespräch geht bei uns gar nichts. Auch keine Schnittstellen. Dabei gehst du am besten nicht komplett ahnungslos in den Austausch, sondern bringst folgende Informationen mit:

Was soll angebunden werden?

Klar, Xentral an Shopify. Aber das kann viel heißen. Reicht es aus, wenn die Produktinformationen hin und her fließen oder sollen es lieber sämtliche Transaktionsdaten sein? Möchtest du nur dein Fulfillment integrieren oder soll die Buchhaltung gleich mit angeschlossen werden? Und gibt es womöglich noch weitere Verkaufskanäle / Verwaltungstools / Social Media Auftritte, die auch noch mit ins Boot geholt werden sollen?

Welche Daten werden übertragen?

Vom Groben geht es anschließend ins Detail. Gemeinsam sehen wir uns an, wie die Informationen in eurem ERP dargestellt werden. Woraus genau bestehen zum Beispiel eure „sämtlichen Transaktionsdaten“? Steht im Feld ‚Name‘ nur der Nachname oder der volle Name – und wenn letzteres, ist es dann ‘Vorname Nachname’ oder ‘Nachname, Vorname’? Das klingt vielleicht ein wenig pedantisch, aber genau auf diese Details kommt es an, um alle Infos zwischen Shop und ERP sauber matchen zu können.

Wie sollen die Daten übertragen werden?

Bei einer Custom API existieren verschiedene Übertragungswege – und vielleicht bevorzugst du einen davon, weil er an anderer Stelle bereits Verwendung findet oder du größere Pläne für die Zukunft hast. Bist du hier dagegen ahnungslos, ist das auch kein Beinbruch. In so einem Fall machen wir dir Vorschläge und erklären dir, wieso Weg A für dich besser ist als Weg B.

#2 Jemanden, der sich mit deinem Xentral auskennt

Nicht immer lassen sich Daten so in Shopify verwenden, wie sie aus Xentral rauskommen. Jetzt ist ein wenig Arbeit im ERP-System gefragt, und die können wir dir leider nicht abnehmen. Denn erstens möchtest du vermutlich gar nicht, dass ein Haufen Externer in deinen sensiblen Unternehmensdaten rumschnüffelt und zweitens existieren weltweit ein paar tausend ERPs. Sich mit allen auszukennen, ist einfach unmöglich. Vor allem dann, wenn jedes einzelne von ihnen ein wenig anders arbeitet als seine Kollegen.

Außerdem ist es ein immenser Vorteil, wenn wir und das Mitglied deines Teams die gleiche Sprache sprechen: Nerdisch. Wir werden Fragen haben, die uns nur dein ERP-Profi beantworten kann, und umgekehrt sind wir dankbar, wenn wir ohne große Sorgen mit Fachausdrücken um uns werfen dürfen. Schick also nicht deinen attraktivsten Mitarbeiter zum Gespräch und auch nicht die eloquenteste Kollegin, sondern deinen eigenen Nerd.

Integration von Xentral in Shopify: Schnittstellenprofis machen’s möglich

Wenn du uns dann machen lässt (und uns zuvor alle wichtigen Informationen geliefert hast und mit jemandem in Kontakt bringst, der sich auskennt), können wir dein Xentral-ERP vollständig an Shopify anbinden. Das glaubst du nicht? Dann lass uns gerne über dein Schnittstellenprojekt reden. Wir finden eine Lösung.

Wenn du noch mehr brauchst als nur eine Schnittstelle, bist du bei uns natürlich auch richtig. Denn nach wie vor: Wahrscheinlich hast du diesen Beitrag gelesen, weil dein Store noch in irgendeinem anderen Shopsystem als Shopify rumdümpelt. Zusammen mit der Xentral-Integration übernehmen wir auch die Migration. Sprich uns einfach darauf an.

Zuletzt könnten wir natürlich auch deinen bestehenden Shopify-Store relaunchen UND ihn an Xentral anbinden. Alles schöner, performanter und kundenfreundlicher; dazu endlich ein vollintegriertes ERP? Wende dich dafür an unsere Relaunch-Crew. Ganz zum Schluss noch Folgendes: Bei unseren Recherchen für diesen Beitrag sind wir auf ein ERP gestoßen, das HS – Hamburger Software heißt. Zu unserer großen Enttäuschung ist es allerdings kein ERP, das sich aufs Heiß-Saftige-Burgerbraten spezialisiert hat. Es kommt einfach aus der Hansestadt. Schade …