Laut offiziellen Zahlen gibt es in Deutschland circa 3,5 Millionen Unternehmen. Dazu gehören SoloselbststĂ€ndige ebenso wie der Mittelstand und multinationale GroĂkonzerne. Sie alle schreiben Rechnungen â ĂŒber sĂ€mtliche Unternehmen gemittelt rund 30 StĂŒck am Tag. Macht mehr als 100 Millionen Rechnungen tĂ€glich.
Was fĂŒr ein GlĂŒck also, dass ein paar kluge Köpfe die EDV erfunden haben. Stell dir vor, all diese Rechnungen mĂŒssten noch auf der Schreibmaschine getippt werden. Wir hĂ€tten keinen FachkrĂ€ftemangel, sondern die totale FachkrĂ€ftehungerkatastrophe.
Allerdings geht es noch besser, als deine Rechnung nur in eine Vorlage zu tippen und Felder zu copy-pasten: Du kannst den gesamten Prozess auch vollstĂ€ndig automatisieren. Zwei gĂ€ngige Tools dafĂŒr sind Easybill und Lexware Office. Beide lassen sich mit Shopify verbinden und nehmen dir das lĂ€stige Rechnungsschreiben weitestgehend ab.
In diesem Beitrag stellen wir die zwei Tools einander gegenĂŒber. Wir vergleichen ihren Funktionsumfang, werfen einen Blick aufs Pricing â und erklĂ€ren, warum automatisierte Buchhaltung auf Shopify mehr ist, als nur das automatisierte Erstellen von Rechnungen.
Aber zunÀchst stellen wir die Easybill und Lexware Office erst einmal kurz vor.
Sein Fokus liegt auf:
Seine Funktionen umfassen:
Die Antwort versteckt sich hinter den rechtlichen und buchhalterischen Anforderungen bei jedem Verkauf, sowie hinter der Technik, denn:
Dazu gesellt sich die Problematik, dass Shopify die UmsĂ€tze nicht einzeln auszahlt, sondern bĂŒndelt. Auf deinem Konto steht also nur ein einziger Gesamtbetrag. Wie groĂ der Umsatzsteueranteil dabei ist oder welche GebĂŒhren fĂŒr jede einzelne Bestellung abgezogen wurden, ist nicht offensichtlich.
Denn zu dem Mehr an Transaktionen gesellen sich dann vermutlich auch neue Zahlungsanbieter, damit noch mehr GebĂŒhrenmodelle, und auf deinem Konto landen immer mehr Sammelauszahlungen, die du auseinanderpfriemeln musst. Zeit fĂŒr dein KerngeschĂ€ft bleibt jetzt nicht mehr; die Buchhaltung wird zum Fulltime-Job.
Denn nur, weil eine Rechnung existiert, wurde sie noch lange nicht ordnungsgemÀà verbucht. Papier ist bekanntlich geduldig. Eine Transaktion in der Theorie muss auch immer einer tatsÀchlichen Bewegung auf deinen Konten zugeordnet werden, ansonsten glaubt dir das Finanzamt kein Wort.
Um das möglich zu machen, muss das Tool deiner Wahl also auch mit deinen Bankkonten verknĂŒpft sein â und genau das ist bei Easybill nicht möglich. Das Tool erzeugt aus einer Bestellung ein Dokument und legt es so ab, dass du es an die Steuerberatung weiterleiten kannst. Das warâs.
Lexware Office dagegen sieht die Rechnung als einen Teil eines gesamten finanziellen Systems. Es erledigt den Zahlungsabgleich mit echten Kontobewegungen, verbucht GebĂŒhren und Auszahlungen, bereitet alle Daten fĂŒr die Umsatzsteuervoranmeldung vor und erstellt dazu eine Einnahmen-Ăberschuss-Rechnung (EĂR) oder eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV).
Noch genauer verdeutlicht unsere Ăbersicht die Unterschiede zwischen den Tools:
Die Frage ist also, was du brauchst: eine einfache Dokumentenverwaltung oder eine vollstÀndige Buchhaltungslogik? Und da Lexware Office alles kann, was Easybill drauf hat, gibt es dabei vor allem ein Entscheidungskriterium: den Preis. Schauen wir uns die Kosten also einmal nÀher an.
Lexware ist trotz deutlich mehr FunktionalitĂ€t also auch noch gĂŒnstiger als Easybill â sogar dann, wenn der Dollar noch weiter abschmiert, sollte Dollar-Land weitere brillante geopolitische Ideen haben.
Der Transparenz halber aber noch dies:
Diese Software findest du im Shopify App Store â einfach installieren, deine Zugangsdaten fĂŒr Lexware in deinem Shopify Dashboard eingeben und die Verbindung steht.
Sorgen darum, dass der Preisvergleich nun doch zugunsten von Easybill ausfallen könnte, musst du dir dabei nicht machen: Wenn du Lexoffice nur als Tool fĂŒr die automatisierte Rechnungserstellung nutzen willst, ist der Connector nĂ€mlich kostenlos. Das Standardpaket mit mehr Funktionen kostet maximal 11,49 ⏠pro Monat, die Premiumversion mit dem kompletten Funktionsumfang schlĂ€gt mit höchstens 22,99 ⏠pro Monat zu Buche. Macht mit ein wenig Plusrechnen also immer noch: weniger Geld als bei Easybill.
Easybill eignet sich daher also vor allem fĂŒr Startups und sehr kleine Stores, die ihre BĂŒcher selbst pflegen und einfach auf das Rechnungenschreiben verzichten möchten. Willst du dagegen deine gesamte Buchhaltung automatisieren, in deinem Unternehmen fĂŒr skalierbare Strukturen sorgen und auf die nĂ€chste Wachstumsphase vorbereitet sein, dann entscheidest du dich fĂŒr Lexware Office.
TatsĂ€chlich ist das Profitool sogar preislich im Vorteil â auch inklusive des Connectors, den du keinesfalls vergessen darfst. Der Sieg fĂ€llt also ziemlich eindeutig aus: Kluge HĂ€ndler:innen nehmen Lexware.
Und ja, natĂŒrlich ist uns bewusst, dass die EDV auch dafĂŒr gesorgt hat, dass die Anzahl der tĂ€glichen Rechnungen förmlich explodiert ist. SchlieĂlich gĂ€be es ohne die IT auch keinen Ecommerce. Aber deinen Besserwisserpreis darfst du dir trotzdem gerne bei uns abholen. đ
Was fĂŒr ein GlĂŒck also, dass ein paar kluge Köpfe die EDV erfunden haben. Stell dir vor, all diese Rechnungen mĂŒssten noch auf der Schreibmaschine getippt werden. Wir hĂ€tten keinen FachkrĂ€ftemangel, sondern die totale FachkrĂ€ftehungerkatastrophe.
Allerdings geht es noch besser, als deine Rechnung nur in eine Vorlage zu tippen und Felder zu copy-pasten: Du kannst den gesamten Prozess auch vollstĂ€ndig automatisieren. Zwei gĂ€ngige Tools dafĂŒr sind Easybill und Lexware Office. Beide lassen sich mit Shopify verbinden und nehmen dir das lĂ€stige Rechnungsschreiben weitestgehend ab.
In diesem Beitrag stellen wir die zwei Tools einander gegenĂŒber. Wir vergleichen ihren Funktionsumfang, werfen einen Blick aufs Pricing â und erklĂ€ren, warum automatisierte Buchhaltung auf Shopify mehr ist, als nur das automatisierte Erstellen von Rechnungen.
Diese Themen findest du im Folgenden:
- Die Tools im Ăberblick: Das sind Easybill und Lexoffice
- Warum braucht es ĂŒberhaupt ein Rechnungstool fĂŒr Shopify?
- Ergo: Shopify-Buchhaltung automatisieren mit Rechnungstools
- Easybill vs. Lexware Office: Warum Rechnungen schreiben nicht gleich Buchhaltung ist
- Easybill vs. Lexware Office: Preisvergleich
- Lexware Office x Shopify: Nutze einen Connector
- Easybill vs. Lexware Office: Das finale Fazit
- FAQ: Easybill vs. Lexware Office fĂŒr Shopify
Aber zunÀchst stellen wir die Easybill und Lexware Office erst einmal kurz vor.
Die Tools im Ăberblick: Das sind Easybill und Lexoffice
easybill
Easybill ist ein deutsches Online-Tool, das sich auf die Erstellung und Automatisierung von Rechnungen spezialisiert hat. Die Software wurde gezielt fĂŒr SelbststĂ€ndige, kleine Unternehmen und insbesondere Ecommerce-HĂ€ndler:innen entwickelt.Sein Fokus liegt auf:
-
automatischer Rechnungserstellung
-
Integration in Shopsysteme wie Shopify
-
rechtssicheren Dokumenten (GoBD-konform)
Lexware Office
Lexoffice (mit vollem Namen: Lexware Office) ist eine Cloud-Software aus dem Hause Lexware, die zur Haufe Group gehört â einem seit Jahrzehnten etablierten Anbieter im Bereich Buchhaltung und Unternehmenssoftware. Dabei verfolgt Lexoffice einen ganzheitlichen Ansatz.Seine Funktionen umfassen:
-
Buchhaltung (EĂR, GuV)
-
Rechnungserstellung
-
Banking & Zahlungsabgleich
-
Umsatzsteuer-Voranmeldung
-
Zusammenarbeit mit Steuerberatern
Warum braucht es ĂŒberhaupt ein Rechnungstool fĂŒr Shopify?
Vielleicht wunderst du dich gerade ein wenig, denn Shopify wickelt VerkĂ€ufe ab und Zahlungsanbieter wie PayPal oder Shopify Payments verarbeiten das Geld. Warum brauchst du dann ĂŒberhaupt ein zusĂ€tzliches Rechnungstool?Die Antwort versteckt sich hinter den rechtlichen und buchhalterischen Anforderungen bei jedem Verkauf, sowie hinter der Technik, denn:
1. Jede Bestellung benötigt eine Rechnung
In Deutschland und der EU gilt im B2B- und hĂ€ufig auch im B2C-Kontext: Jede Transaktion muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Das bedeutet konkret, dass jeder Verkauf eine eigene Rechnung benötigt, die nach den GrundsĂ€tzen der ordnungsgemĂ€Ăen BuchfĂŒhrung (GoBD) archiviert und fĂŒr Steuerzwecke jederzeit abrufbar sein muss.2. Shopify ist kein Rechnungssystem
Zwar dokumentiert Shopify alle VerkĂ€ufe, aber es erstellt keine vollwertige Buchhaltungsstruktur im steuerlichen Sinne. Das heiĂt: Du kannst in deinem Dashboard zwar alle Transaktionen einsehen, aber eine anstĂ€ndige Dokumentation fĂŒr das Finanzamt hast du damit nicht. Es gibt keine Rechnungen â und einen Screenshot deiner VerkĂ€ufe werden die Damen und Herren Beamten vermutlich nicht akzeptierenDazu gesellt sich die Problematik, dass Shopify die UmsĂ€tze nicht einzeln auszahlt, sondern bĂŒndelt. Auf deinem Konto steht also nur ein einziger Gesamtbetrag. Wie groĂ der Umsatzsteueranteil dabei ist oder welche GebĂŒhren fĂŒr jede einzelne Bestellung abgezogen wurden, ist nicht offensichtlich.
Lesetipp: Buchhaltungs-KPIs aus Shopify Analytics auslesen, verstehen und richtig interpretieren - so gehtâs.
3. Wachstum potenziert die Herausforderungen
Bei wenigen Bestellungen im Monat lassen sich diese Probleme noch hĂ€ndisch lösen. Excel, Taschenrechner, ein paar Stunden Arbeit am Monatsende und die BĂŒcher sind in Ordnung. Aber spĂ€testens, wenn dein Store wĂ€chst, kommst du mit der Arbeit nicht mehr nach.Denn zu dem Mehr an Transaktionen gesellen sich dann vermutlich auch neue Zahlungsanbieter, damit noch mehr GebĂŒhrenmodelle, und auf deinem Konto landen immer mehr Sammelauszahlungen, die du auseinanderpfriemeln musst. Zeit fĂŒr dein KerngeschĂ€ft bleibt jetzt nicht mehr; die Buchhaltung wird zum Fulltime-Job.
Ergo: Shopify-Buchhaltung automatisieren mit Rechnungstools
Genau hier kommen Tools wie Easybill oder Lexoffice ins Spiel, denn sie automatisieren den Prozess. Wenn Kund:innen in deinem Store eine Bestellung aufgeben, lÀuft dabei im Hintergrund gleich eine ganze Kette an Prozessen ab:- Die Bestellung geht im Shop ein
- Shopify erfasst die Bestellung und den Bruttopreis
- Der Zahlungsanbieter (z. B. Shopify Payments oder PayPal) verarbeitet die Zahlung
- Alle GebĂŒhren werden abgezogen
- Aus den Transaktionsdaten der Bestellung wird automatisch eine Rechnung erzeugt
- Die Umsatzsteuer wird korrekt ausgewiesen
- Die Rechnung wird revisionssicher gespeichert
Lesetipp: Nach dem Kauf ist vor der Retoure. So automatisierst du deine gesamte Retourenbuchhaltung.
Easybill vs. Lexware Office: Warum Rechnungen schreiben nicht gleich Buchhaltung ist
Die automatisierte Rechnungserstellung beherrschen sowohl Easybill als auch Lexoffice aus dem Effeff. Und damit könnten wir an dieser Stelle zu dem Fazit kommen, dass die Entscheidung zwischen den Tools vor allem eine Geschmacksfrage ist â wenn zur Buchhaltung nicht deutlich mehr gehören wĂŒrde als nur das Rechnungenschreiben.Denn nur, weil eine Rechnung existiert, wurde sie noch lange nicht ordnungsgemÀà verbucht. Papier ist bekanntlich geduldig. Eine Transaktion in der Theorie muss auch immer einer tatsĂ€chlichen Bewegung auf deinen Konten zugeordnet werden, ansonsten glaubt dir das Finanzamt kein Wort.
Um das möglich zu machen, muss das Tool deiner Wahl also auch mit deinen Bankkonten verknĂŒpft sein â und genau das ist bei Easybill nicht möglich. Das Tool erzeugt aus einer Bestellung ein Dokument und legt es so ab, dass du es an die Steuerberatung weiterleiten kannst. Das warâs.
Lexware Office dagegen sieht die Rechnung als einen Teil eines gesamten finanziellen Systems. Es erledigt den Zahlungsabgleich mit echten Kontobewegungen, verbucht GebĂŒhren und Auszahlungen, bereitet alle Daten fĂŒr die Umsatzsteuervoranmeldung vor und erstellt dazu eine Einnahmen-Ăberschuss-Rechnung (EĂR) oder eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV).
Noch genauer verdeutlicht unsere Ăbersicht die Unterschiede zwischen den Tools:
Easybill vs. Lexware Office: Preisvergleich
Die PlĂ€ne der beiden Tools in der Ăbersicht:Der Transparenz halber aber noch dies:
Lexware Office x Shopify: Nutze einen Connector
Damit du Lexoffice als Buchhaltungstool fĂŒr Shopify nutzen kannst, mĂŒssen die beiden Programme miteinander kommunizieren können. Nativ ist das nicht möglich, deshalb benötigst du einen Connector, der sich als Schnittstelle zwischen die Plattformen setzt, alle Daten ĂŒbersetzt und an die richtige Stelle schiebt.Diese Software findest du im Shopify App Store â einfach installieren, deine Zugangsdaten fĂŒr Lexware in deinem Shopify Dashboard eingeben und die Verbindung steht.
Sorgen darum, dass der Preisvergleich nun doch zugunsten von Easybill ausfallen könnte, musst du dir dabei nicht machen: Wenn du Lexoffice nur als Tool fĂŒr die automatisierte Rechnungserstellung nutzen willst, ist der Connector nĂ€mlich kostenlos. Das Standardpaket mit mehr Funktionen kostet maximal 11,49 ⏠pro Monat, die Premiumversion mit dem kompletten Funktionsumfang schlĂ€gt mit höchstens 22,99 ⏠pro Monat zu Buche. Macht mit ein wenig Plusrechnen also immer noch: weniger Geld als bei Easybill.
Lesetipp: Multistore-Setup in der Buchhaltung: So fĂŒhrst du mehrere Shop-Instanzen unter einem Dach zusammen.
Easybill vs. Lexware Office: Das finale Fazit
Das Gelernte noch einmal kurz auf den Punkt gebracht: Rechnungen schreiben ist wichtig, aber mĂŒhselig. Bereits ein kleiner Store profitiert von einem Tool, das ihm diese Aufgabe abnimmt. Echte Buchhaltung allerdings ist damit noch lĂ€ngst nicht erledigt, denn wenn die Belege keinem realen Zahlungsfluss zugeordnet werden, besucht dich ganz schnell die Steuerfahndung.Easybill eignet sich daher also vor allem fĂŒr Startups und sehr kleine Stores, die ihre BĂŒcher selbst pflegen und einfach auf das Rechnungenschreiben verzichten möchten. Willst du dagegen deine gesamte Buchhaltung automatisieren, in deinem Unternehmen fĂŒr skalierbare Strukturen sorgen und auf die nĂ€chste Wachstumsphase vorbereitet sein, dann entscheidest du dich fĂŒr Lexware Office.
TatsĂ€chlich ist das Profitool sogar preislich im Vorteil â auch inklusive des Connectors, den du keinesfalls vergessen darfst. Der Sieg fĂ€llt also ziemlich eindeutig aus: Kluge HĂ€ndler:innen nehmen Lexware.
Und ja, natĂŒrlich ist uns bewusst, dass die EDV auch dafĂŒr gesorgt hat, dass die Anzahl der tĂ€glichen Rechnungen förmlich explodiert ist. SchlieĂlich gĂ€be es ohne die IT auch keinen Ecommerce. Aber deinen Besserwisserpreis darfst du dir trotzdem gerne bei uns abholen. đ
FAQ: Easybill vs. Lexware Office fĂŒr Shopify
Brauche ich fĂŒr Shopify ĂŒberhaupt ein zusĂ€tzliches Tool fĂŒr Rechnungen?
-
Ja, denn Shopify erstellt keine rechtssicheren Rechnungen im steuerlichen Sinne. FĂŒr eine GoBD-konforme Buchhaltung musst du jede Transaktion dokumentieren und archivieren. Ein zusĂ€tzliches Tool ist daher in der Praxis unverzichtbar.
Reicht Easybill fĂŒr Shopify aus?
-
FĂŒr die reine Rechnungserstellung schon, fĂŒr die vollstĂ€ndige Buchhaltung aber nicht. Denn Easybill erstellt zwar zuverlĂ€ssig Rechnungen, ĂŒbernimmt aber keinen automatischen Zahlungsabgleich mit deinem Bankkonto. Die eigentliche Buchhaltung musst du also separat lösen oder manuell nacharbeiten.
Was macht Lexware Office im Shopify-Kontext besser?
-
Lexware Office geht ĂŒber die Rechnung hinaus und bildet den gesamten Finanzprozess ab. Dazu gehören zum Beispiel:
- Zuordnung von Zahlungen zu Bestellungen
- Verbuchung von GebĂŒhren (z. B. PayPal, Shopify Payments)
- Abbildung von Sammelauszahlungen
- Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Damit entsteht ein System, in dem deine Zahlen tatsĂ€chlich mit deinem Bankkonto ĂŒbereinstimmen.
Warum sind Sammelauszahlungen bei Shopify ein Problem fĂŒr die Buchhaltung?
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Shopify zahlt UmsĂ€tze gebĂŒndelt aus â nicht pro Bestellung. Das bedeutet:
- Viele EinzelverkÀufe erscheinen als ein Gesamtbetrag auf deinem Konto
- GebĂŒhren sind bereits abgezogen
- Die Zuordnung wird ohne Tool schnell unĂŒbersichtlich
Ohne Automatisierung durch Tools wie Lexware Office ist es sehr aufwendig, diese Zahlungen korrekt aufzuschlĂŒsseln und zu verbuchen.
