Return to Sender: Warum du deine Retourenbuchhaltung auf Shopify automatisieren solltest

2025 hat Deutschland einen Rekord gerissen. Leider nicht in einem prestigeträchtigen Feld wie „neu angemeldete Patente“ oder „aus Bäumen gerettete Katzen“, sondern bei den Retouren im Onlinehandel. 550 Millionen Warensendungen sollen laut dem Retourenforscher (ja, so etwas gibt es) Björn Asdecker von der Universität Bamberg im vergangenen Jahr retourniert worden sein. Das entspricht durchschnittlich etwa 25 Prozent aller Bestellungen.

Fakt ist also: Retouren sind keine unliebsame Ausnahme, sondern gehören schlicht und ergreifend zum Händler:innenalltag. Gleichzeitig lässt sich aus der Zahl bereits erahnen, wie viel Arbeit all die Rücksendungen für deine Buchhaltung bedeuten. Schließlich muss jeder negative Beleg erneut verbucht und steuerlich dokumentiert werden.

In diesem Beitrag werfen wir daher einen Blick auf die Details: Wie funktionieren Retouren buchhalterisch genau? Was musst du bei der Umsatzsteuer beachten? Und wie lässt sich der gesamte Prozess am besten automatisieren? Starten wir durch!

Storno, Rückzahlung und Gutschrift – warum Retoure nicht gleich Retoure ist

Das Ende vom Retourenlied ist zwar immer identisch – faktisch findet keine Transaktion statt; du bekommst kein Geld, deine Kundschaft keine Ware – allerdings kann der Weg ins Ziel sich durchaus differenziert gestalten. Gehen wir also ins Detail. Es gibt:

Die Stornierung

Von einer Stornierung (oder auch Storno) ist immer dann die Rede, wenn eine Bestellung kurz nach ihrer Aufgabe wieder gecancelt wird. Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) § 17 bedeutet ein Storno: Die Transaktion wird komplett aufgehoben, so als hätte sie nie stattgefunden. Grundsätzlich kann ein echter Storno nur stattfinden, wenn du die Ware noch nicht versendet hast.

Dabei ist es wichtig, zwischen zwei Fällen zu unterscheiden:

1. Es ist noch kein Geld geflossen und du hast keine Rechnung gestellt

Die ist der dankbarere Fall. Die Bestellung ist null und nichtig, sie taucht nicht in deinen Büchern auf, du musst dich um nichts weiter kümmern. Zumindest nicht buchhalterisch – dass die Bestellung wirklich gecancelt wird, dafür solltest du schon Sorge tragen.

Allerdings: In Zeiten von Sofortüberweisung und digitalen Zahlungsdienstleistern ist dieser Fall eher Ausnahme als Regel. Wirklich vorliegen wird er nur dann, wenn du deiner Kundschaft den Kauf auf Rechnung (den du noch nicht versandt haben darfst!) oder per Überweisung anbietest. Selbst der klassische Bankeinzug geht inzwischen zu schnell über die Bühne, um einen Zahlungsfluss auszuschließen.

2. Es ist Geld geflossen und/oder du hast bereits eine Rechnung gestellt

Sollte von den Konten deiner Kund:innen bereits Geld für ihre Bestellung abgegangen sein, ist es für einen arbeitsfreien Storno zu spät. Denn zwar besteht die Möglichkeit, eine Bankanweisung zu stornieren, bevor das Geld auf deinen Konten auftaucht. In der Praxis haben die Kund:innen aber keine Lust, sich mit ihrem Geldinstitut auseinanderzusetzen, und vertrauen darauf, dass du die Sache schon klären wirst. Hier sind wir also schnell im Bereich der Rückzahlung, beziehungsweise Gutschrift. Zu beidem gleich mehr.

Weiterhin gilt: Wenn du bereits eine Rechnung gestellt hast, muss diese unbedingt durch eine Stornorechnung aufgehoben werden! Selbst dann, wenn die Gegenseite noch gar kein Geld an dich überwiesen hat. Denn eine Rechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, das du auch bei einem Storno nicht einfach in den Papierkorb verschieben darfst. Das Gesetz verlangt ein weiteres Schriftstück, das dokumentiert, dass du keinen Umsatz mit der betroffenen Rechnung gemacht hast – die Stornorechnung.

Wie funktioniert der Storno in der Buchhaltung?

Wenn noch kein Geld geflossen ist, kann die Buchhaltung den Storno komplett ignorieren. Kein Geldverkehr bedeutet, dass es keine Zahlen in deinen Konten gibt, die korrigiert werden müssen.

Sollte bereits Geld überwiesen worden sein, hängen deine buchhalterischen Pflichten von deinem weiteren Umgang mit dem Betrag ab. Üblich ist eine Rückzahlung. Siehe also dort.

Wie funktioniert der Storno bei der Umsatzsteuer?

Hier gilt: kein Geldverkehr, kein Umsatz, keine Umsatzsteuer. Falls doch schon Geld geflossen ist, beachtest du die Regularien für Rückzahlung oder Gutschrift. Wenn du bereits eine Rechnung gestellt hast, darfst du außerdem – unabhängig von etwaigen Zahlungen – die Stornorechnung nicht vergessen! Schreibst du sie nicht, bleibst du für den auf der Rechnung aufgeführten Betrag weiter umsatzsteuerpflichtig.

Die Rückzahlung

Das Wort lässt keinen anderen Schluss zu: Bei einer Rückzahlung zahlst du Geld, das an dich überwiesen wurde, an einen Kunden oder eine Kundin zurück. Rückzahlungen wird deine Kundschaft immer dann erwarten, wenn sie eine Bestellung storniert hat. Kommst du ihr im Stornofall mit einer Gutschrift, wird sie davon nur selten begeistert sein. Bei einer echten Retoure allerdings – also, wenn eine Ware tatsächlich hin- und hergeschickt wurde – gilt eine Rückzahlung als kulant.

Wie funktioniert die Rückzahlung in der Buchhaltung?

Für eine Rückzahlung muss deine Buchhaltung einen Negativbeleg erstellen. Dabei ist es sinnvoll, den Nettorückerstattungspreis und die Umsatzsteuer getrennt auszuweisen. Schließlich ist es vorstellbar, dass eine Ware beschädigt oder getragen zurückkommt und du gar nicht den vollen Preis erstattest. Denn für die Umsatzsteuer gilt:

Wie funktioniert die Rückzahlung bei der Umsatzsteuer?

Wenn eine Rückzahlung erfolgt, bist du nur für den Betrag umsatzsteuerpflichtig, den du tatsächlich erstattest. Geld, das du einbehältst, gilt weiterhin als Umsatz. Wichtig dabei ist, dass du dabei Brutto und Netto immer sauber trennst. Als kleines Zahlenbeispiel:

Ein Kunde kauft bei dir eine Ware zum Bruttopreis von 119 € (100 € netto plus 19 € Umsatzsteuer). Er schickt sie beschädigt zurück und du sagst: Ich erstatte dir nur 80 % – also 80 € netto plus 15,20 € Umsatzsteuer. Deine Einnahmen betragen nun nur noch 20 € netto, die restlichen 3,80 € musst du als Steuer abführen.

Beachte dabei unbedingt: Die Steuer wird korrigiert, sobald eine Rücksendung feststeht, nicht erst, wenn die Ware wieder bei dir eintrifft oder du die Rückzahlung anweist! Steuerlich fällt die Rückerstattung also immer in den Monat, in dem sie in Auftrag gegeben wird – bei einer Retourenquote von 25 Prozent und mehr kann das durchaus spürbare Auswirkungen auf deine Umsatzsteuervoranmeldung haben.

Die Gutschrift

Bei einer Gutschrift gibst du das erhaltene Geld im Falle einer Retoure nicht zurück, sondern sagst der Kundin: „Für diese Summe darfst du jetzt bei mir einkaufen, ohne dass ich dir irgendwas in Rechnung stelle.“ Neudeutsch nennt sich das auch Store Credit. Gutschriften sind vor allem in Branchen üblich, in denen viel und oft retourniert wird. Ganz vorn mit dabei: die Modeindustrie mit einer Retourenquote von 50 Prozent und mehr.

Wie funktioniert die Gutschrift in der Buchhaltung?

Anders als landläufig angenommen stellt eine Gutschrift in der Buchhaltung keinen vorübergehenden Umsatz dar, sondern eine Verbindlichkeit. Das Geld gehört nicht dir, sondern der Kundin. Du passt nur vorübergehend darauf auf. Ergo muss deine Buchhaltung auch über eine Gutschrift einen Negativbeleg erstellen.

Wie funktioniert die Gutschrift bei der Umsatzsteuer?

Deine Umsatzsteuer musst du ebenfalls korrigieren. Denn nach wie vor: Du hast gar keinen Umsatz gemacht, bist also auch nicht umsatzsteuerpflichtig. Erst, wenn unsere Kundin ihren Store Credit bei dir einlöst, generierst du wieder einen Umsatz, für den du steuerpflichtig wirst.

Ist das relevant? Durchaus, denn nur höchst selten kaufen Kund:innen zu genau dem Betrag ein, der ihnen gutgeschrieben wurde. Manche shoppen für mehr Geld, andere geben erstmal nur einen Teil der Summe aus und wieder andere vergessen ganz, dass sie noch Kredit bei dir haben. Die neue Umsatzsteuer wird sich also aller Voraussicht nach stark vom ursprünglichen Betrag unterscheiden.

Ein paar Infos zu Teilrücksendungen und Kulanz

Sollte ein Kunde drei Artikel bestellen, aber nur einen an dich zurücksenden, wird auch nur dieser Anteil seiner Bestellung buchhalterisch ebenso wie steuerlich korrigiert. Ähnliches gilt, wenn du dem Kunden aufgrund einer Beschwerde einen Rabatt gewährst.

Sagen wir, er erhält beschädigte Ware, möchte sie aber behalten, wenn du ihm preislich entgegenkommst. Den Bruttorabatt musst du in deinen Büchern als Entgeltminderung ausweisen; deine Umsatzsteuer wird anschließend anteilig korrigiert. Gewährst du also etwa 20 € Rabatt, schuldest du dem Finanzamt auch 3,19 € weniger Umsatzsteuer.

Manuelle Retourenbuchhaltung: Wo es schief geht

Nun magst du denken, dass du das mit den Retouren irgendwie hinkriegst. Das wird schon alles passen, schließlich benutzt du Excel nicht erst seit gestern und hast damals in der Vorlesung zum Thema Buchhaltung gut aufgepasst. Tatsächlich stellt die manuelle Retourenbuchhaltung allerdings  aufstrebende Onlineshops schnell vor massive Probleme. Ein paar Beispiele:

Null Skalierbarkeit: Sagen wir, du hast einen soliden, kleinen Store mit täglich 40 Bestellungen. Macht bei einer Retourenquote von 25 % glatte zehn Rücksendungen. Wenn dich jede davon auch nur 15 Minuten Zeit kostet, bist du jeden Tag bereits über zwei Stunden nur mit der Retourenbuchhaltung beschäftigt. Das hieße also, dass du mit deinem momentanen Modell ab 160 Bestellungen am Tag einen Vollzeitretourenbuchhalter einstellen müsstest.

Probleme bei Teilretouren: Hoffentlich ist deine Buchhaltung so gut organisiert, dass sie für jede Bestellung eine Rechnung schreibt, in der alle Artikel einzeln aufgeführt sind. Denn lediglich den Gesamtbetrag einer Order aus Shopify auszulesen, reicht nicht aus, um eine Bestellung ohne mühselige Kleinstarbeit ordnungsgemäß in Teilen zu retournieren.

Retouren sind ein empfindlicher Bereich: Wenn mit einer Bestellung etwas nicht glatt läuft, die Menschen auf ihr Geld warten müssen und dir auf Gedeih und Verderb ausgeliefert sind, werden sie schnell usselig, wie man bei uns so schön sagt. Sollte jetzt etwas schiefgehen – du überweist zu spät, zu wenig, gar nicht – setzt es sofort die 1 Sterne im Bewertungsportal. Und dass Handarbeit mit Zahlen oft extrem fehleranfällig ist, wissen wir leider alle …

Ergo lautet die Lösung schon für einen kleinen Onlinestore: Automatisiere deine Buchhaltung – am besten mit einem Tool, dem es egal ist, ob es 50 oder 500 Bestellungen am Tag verarbeiten muss, das selbstständig detaillierte Rechnungen über jede Bestellung ausstellt und das keine Zahlendreher und Vertipper kennt.

Automatisierte Retourenbuchhaltung bei Shopify: So klappt es

Für eine automatisierte Buchhaltung bieten sich in unseren Breiten genau zwei Programme Made in Germany an: Lexware Office und sevdesk. Beide Tools haben sich bereits seit Jahren bewährt und werden von erfolgreichen mittelständischen Unternehmen verwendet, bieten aber auch einsteigerfreundliche Tarife an.

Bevor du nun direkt lospreschst, um ein Abo bei einem der beiden Anbieter abzuschließen, müssen wir dich allerdings noch auf eine wichtige Sache hinweisen: Auf sich gestellt beherrschen sowohl Lexware als auch sevdesk die Retourenbuchhaltung nur halbautomatisch!

Was heißt das in der Praxis? Dass du in beiden Programmen eine Stornorechnung, einen Korrekturbeleg oder eine Gutschrift immer aktiv selbst erstellen musst. Erst anhand dieses manuell geschriebenen Dokuments schlagen Lexware oder sevdesk dir eine Buchung vor und ordnen dieser den Beleg nach einer Bestätigung durch dich zu.

Das klingt nicht so, als würde es dir wirklich viel Arbeit ersparen – und das tut es auch noch nicht. Allerdings gibt es da noch einen Trick:

Verbinde Lexware und/oder sevdesk mit einer App direkt mit deinem Shopify Store

Nochmal: Wenn du sevdesk oder Lexware einsam und alleine vor sich hinarbeiten lässt, ist dir nicht wirklich geholfen. Denn natürlich verstehen die Tools nicht, wie dein Geschäftsmodell aussieht oder mit welcher Intention du ihnen einen Beleg vorlegst. Für sie existieren nur die nackten Zahlen.

Aber das lässt sich ändern, indem du die Zahlen in einen Kontext setzt. Sprich: dein Buchhaltungstool direkt mit deinem Shopify Store verbindest. Denn so lässt sich der gesamte Geldverkehr attribuieren. Zu einem Verkauf gehört eine Rechnung, zu einer Rücksendung eine Gutschrift. Jede Transaktion sendet dein Shop direkt an Lexware, respektive sevdesk. Dort wird sie dann korrekt interpretiert, zugeordnet, verbucht und automatisch mit dem passenden Beleg versehen.

Jetzt brauchst du nur noch die passende App, denn ohne sie lassen sich die Buchhaltungstools nicht in Shopify integrieren – und du solltest wissen, ob Lexware oder sevdesk für deinen Use Case die richtige Option ist.

Lexware ist die bessere Wahl, wenn…

Als Buchhaltungssoftware kommt Lexware ein wenig klassischer daher als sevdesk. Die Benutzeroberfläche ist stark Windows-isiert und arbeitet mit einer sehr akademischen Logik. Solltest du in deiner Ausbildung oder im Studium Kurse zum Thema Buchhaltung gehabt haben, wirst du dich gleich heimisch fühlen.

Lexwares größte Stärken liegen in seiner einfachen Einrichtung und der extrem sauberen Beleglogik. Prinzipiell kannst du einer Steuerberaterin Zugriff auf deinen Lexware-Account geben und sie wird sofort wissen, wo sie welches Dokument findet.

Klingt Lexware nach dem Tool deiner Wahl, dann kannst du dir die App hier runterladen. Falls du dagegen zunächst noch mehr zu Shopify x Lexware wissen möchtest, geht es hier entlang.

Sevdesk ist die bessere Wahl, wenn…

Sevdesk mutet insgesamt ein wenig moderner an als Lexware. Stärker auf Mobile First getrimmt, auch auf kleine Displays zugeschnitten und gemacht für Menschen, die Buchhaltung nicht immer mit der Farbe grau assoziieren möchten. Die wahren Stärken des Tools werden dann bei einem tieferen Blick deutlich.

Denn sevdesk wurde nicht für die übliche Bürobuchhaltung entwickelt, sondern vor allem für den Ecommerce. Multi-Shop-Fähigkeit gehört ebenso zum Funktionsumfang, wie die Anbindung komplexer Softwarelandschaften aus einer Vielzahl an Tools. Das funktioniert zwar auch mit Lexware, mit sevdesk geht es aber deutlich besser.

Möchtest du deinen Shopify Store also mit sevdesk verknüpfen, führt dich dieser Weg direkt zur App. Benötigst du noch weitere Informationen, dann liest du hier weiter.

Retourenbuchhaltung in Shopify: Auf den Punkt gebracht

Also: Retouren sind allgegenwärtig und aus buchhalterischer Sicht tatsächlich komplizierter, als es auf den ersten Blick scheint. Um auch dann noch die Kontrolle zu behalten, wenn dein Store in die Stratosphäre schießt, automatisierst du deine Buchhaltung am besten lieber heute als morgen. Dabei ist Lexware das Tool deiner Wahl, wenn du es klassisch und aufgeräumt magst. Sevdesk dagegen ist die Lösung für alle, die mit Multi-Stores arbeiten (oder bald arbeiten wollen) und es ein wenig peppiger mögen. Als letzter Gedanke zum Thema: Ein kluger Mensch hat einmal gesagt: „Die beste Retoure ist die, die erst gar nicht entsteht.“ Denk mal drüber nach. 😉  

FAQ zur Retourenbuchhaltung im Onlineshop

Was ist der Unterschied zwischen Storno, Gutschrift und Rückzahlung?

Ein Storno hebt den Umsatz vollständig auf – so, als hätte er nie stattgefunden. Eine Gutschrift wandelt den Betrag in ein Kundenguthaben um, während eine Rückzahlung das Geld tatsächlich zurück an den Kunden überweist. Steuerlich entscheidend ist immer, wie sich der ursprüngliche Umsatz verändert.

Wann muss ich eine Retoure steuerlich erfassen?

Sobald feststeht, dass eine Bestellung ganz oder teilweise rückabgewickelt wird, musst du den Umsatz korrigieren. Entscheidend ist nicht, wann das Geld zurückfließt oder die Ware eintrifft, sondern der Zeitpunkt der Rückabwicklung selbst.

Kann ich Retouren einfach über die Rückzahlung verbuchen?

Nein. Eine Rückzahlung allein reicht nicht aus. Du brauchst immer einen korrekten Beleg – also zum Beispiel eine Gutschrift oder Stornorechnung. Erst dieser Beleg sorgt dafür, dass Umsatz und Umsatzsteuer richtig korrigiert werden.

Was passiert mit der Umsatzsteuer bei Teilrückerstattungen?

Wenn du nur einen Teil des Betrags erstattest (zum Beispiel wegen beschädigter Ware), wird auch die Umsatzsteuer nur anteilig korrigiert. Der einbehaltene Betrag bleibt ganz normal steuerpflichtiger Umsatz.

Lassen sich Retouren vollständig automatisieren?

Nicht komplett. Tools wie Lexware Office oder sevDesk unterstützen dich stark, aber die Erstellung von Gutschriften oder Stornobelegen muss zunächst erfolgen. Erst mit einer direkten Anbindung an Shopify wird der Prozess weitgehend automatisiert.