Shopify Rechnungen erstellen: Abrechnen wie die Profis

Ach ja, wir Deutschen und unsere Regulierungswut. In § 14 des Umsatzsteuergesetzes regeln sieben Absätze und 22 Unterpunkte bis ins kleinste Detail, was eine Rechnung ist, welche Informationen sie zu enthalten hat und wie sie übermittelt werden soll. Wer Freude am Studium von Rechtstexten hat, darf sich dann auf die Querverweise zu einem guten Dutzend weiterer Paragraphen freuen. Heißt also: Rechnungen sind ein ernstes Thema, bei dem die Behörden keinen Spaß verstehen. Warum auch du als Shopify-Händler:in vom Rechnungsstellen nicht verschont bleibst, wieso das zu Problemen führt und wie du deine Buchhaltung trotzdem vorbildlich (und automatisch!) führen kannst, erfährst du im Folgenden.

Rechnungen auf Shopify: Warum es auch dich betrifft

Problemo primero: Shopify kann von Haus aus keine Rechnungen nach deutschem Gusto ausstellen. Wahrscheinlich, weil es unglaublich viel Aufwand wäre, für jedes Land sämtliche Vorschriften einzuhalten. In Italien etwa ist für Unternehmen nur die Fattura elettronica erlaubt, während du deine Invoice in den USA auch einfach auf ein Stück Toilettenpapier kritzeln kannst. Nun magst du sagen: „Macht ja nix. Ich verkaufe ausschließlich an Privatkund:innen. Da sind Rechnungen keine Pflicht“ – und begehst damit einen klassischen Fehler. Denn dafür, dass du selbst in der Lage sein solltest, Rechnungen auszustellen, gibt es drei ziemlich gute Gründe:

#1 B2B kann immer passieren, B2C ist keine Garantie

Nur, weil du standardmäßig an Endverbraucher:innen verkaufst, heißt das nicht, dass sich kein Unternehmen für dein Angebot interessiert. Gerade einzelne Abteilungen, die nicht gleich Kopierpapier für den gesamten Konzern ordern, bestellen gerne auch bei dir. Sei es ein wenig Kinderspielzeug für den Wartebereich oder das Dutzend Trikots für den Firmenlauf. Vielleicht ist es auch die Kaffeemaschine für die Außenstelle oder die Luftschlangen für den runden Geburtstag der Kollegin. Wenn es ein Budget gibt, ist es eine Geschäftsausgabe und verlangt eine Rechnung.

#2 Auch Privatkund:innen können eine Rechnung verlangen

Rechnungen sind so lange keine Pflicht, wie deine Käufer:innen nicht explizit danach fragen. Warum sie das tun sollten? Vielleicht sind es Soloselbstständige, die die Rechnung für ihre Steuererklärung benötigen. Eventuell bewahren sie die Rechnung auch aufgrund der Herstellergarantie auf. Oder es sind einfach Querulanten, die dich ärgern wollen. Wie dem auch sei, wenn du nach der Bestellbestätigung eine weitere E-Mail mit einer Rechnung verschickst, bist du nicht nur stets auf der sicheren Seite. Vor allem wirkt es unglaublich seriös und professionell, die Transaktion ungefragt und rechtskonform zu dokumentieren.

#3 Rechnungen halten deine Buchführung sauber

Apropos dokumentieren: Zuletzt sorgen Rechnungen auch dafür, dass du deine Finanzen im Griff behältst. Denn von Shopify Payments erhältst du nur eine monatliche Abrechnung, in der alle Transaktionen zu einem Betrag zusammengefasst werden – abzüglich der Transaktionsgebühr. Das mag noch ausreichen, wenn du monatlich ein paar hundert Euro mit deinem Store umsetzt. Aber spätestens, wenn die Beträge fünfstellig werden, wird das Finanzamt schon mal hellhörig. Besser, du beugst vor, tust deiner Steuerberatung gleichzeitig einen großen Gefallen und dokumentierst genau, wieso über dein Geschäftskonto plötzlich so große Summe laufen.

Rechnungen schreiben auf Shopify: Bloß nicht per Hand!

Ergo: Versende für jede deiner Bestellungen eine Rechnung, denn das ist professionell, zuvorkommend und auch für deine Finanzen ein Vorteil. Aber bitte: Öffne jetzt bloß kein neues Dokument in MS Word! Rechnungen per Hand zu schreiben ist nämlich die absolute Vollkatastrophe. Denke an Probleme wie:

• Tippfehler: In eine Rechnung gehören so viele Informationen – von der fortlaufenden Rechnungsnummer hin zu den Kontaktdaten der Kundschaft – dass Schreibfehler und Zahlendreher quasi vorprogrammiert sind.
• Zeitfaktor: Einhundert tägliche Verkäufe und mehr sind auch für einen kleinen Shop keine Seltenheit. Selbst, wenn jede Rechnung dich nur fünf Minuten Zeit kostet, bist du bereits über acht Stunden nur mit Rechnungenschreiben beschäftigt.
• Doppelte Arbeit: Auch, wenn du eine App benutzt, die automatisch Rechnungen generiert, ist noch nichts verschickt oder in deine Buchhaltung eingepflegt. Du musst die Informationen in ein passendes Format übertragen, importieren, beziehungsweise selbst an die Kundschaft verschicken. Auch das kostet dich Stunden.

Anstatt also das komplette Rechnungsmanagement selbst zu übernehmen oder halb gare digitale Lösungen zu verwenden, empfehlen wir dir, direkt auf ein professionelles Tool zu setzen.

Lexware und sevdesk für deine Rechnungen auf Shopify

Am besten führt dein Weg dich direkt zu der Software, die auch in großen Unternehmen für Rechnungsmanagement und Buchhaltung zum Einsatz kommt: Lexware Office und sevdesk. Beide Programme sind in der Lage, dir viele Arbeit abzunehmen, gerade, wenn es um das automatisierte Erstellen und Versenden von Rechnungen geht. Falls du jetzt zurückzuckst, weil das kompliziert und teuer klingt: Sowohl Lexware als auch sevdesk sind modular aufgebaut – du nutzt also nur die Bausteine, die du auch brauchst. Lexware gibt es bereits für 21,90 € pro Monat; sevdesk sogar im günstigen Rechnungstarif für 8,90 €. Richtig rund allerdings wird die Sache, wenn wir dir jetzt noch zeigen, wie einfach du sevdesk und Lexware an deinen Shopify Store anbinden kannst.

Shopify Rechnungen automatisieren mit der Lexware Office App oder der sevdesk App

Out-of-the-box können nämlich weder Lexware noch sevdesk direkt mit Shopify kommunizieren, denn da wären unterschiedliche Datenformate, verschiedene Trigger und so weiter und so fort. Aber um genau dieses Problem zu umgehen – und dir die Arbeit gleichzeitig so einfach wie möglich zu machen – gibt es zwei Apps:

Die Lexware Office App für Shopify

Die Lexware Office App integriert Lexware direkt in deinen Shopify Shop und automatisiert so deine Buchhaltung. Bei jeder Bestellung erstellt sie automatisch Rechnungen oder Gutschriften, überträgt dabei alle relevanten Kundendaten und verknüpft Zahlungen verschiedener Anbieter wie PayPal oder Klarna mit den entsprechenden Belegen.  Außerdem unterstützt die App GoBD-konforme (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) Dokumente, berücksichtigt steuerliche Besonderheiten wie OSS und ermöglicht dir individuelle Rechnungslayouts. Die Vorteile auf einen Blick:

• Automatisches Erstellen und Versenden von Rechnungen & Gutschriften
• Synchronisation von Zahlungen und automatische Verknüpfung mit Rechnungen
• Sofortige Erfassung von Belegen für alle Steuererklärungen (USt. & DATEV | OSS)
• Import von älteren Aufträgen für eine optimierte und rechtskonforme Buchhaltung

Die sevdesk App für Shopify

Die sevdesk App wiederum ermöglicht eine automatisierte Anbindung von sevdesk an Shopify. Auch sie erstellt bei jeder Bestellung automatisch Rechnungen oder Gutschriften, verknüpft dabei Zahlungen aus gängigen Zahlungsdiensten und erlaubt dir die Erstellung von Angeboten. Zudem lassen sich Layouts an dein eigenes Corporate Design anpassen, auch aus mehreren Shops, und steuerliche Vorgaben korrekt abbilden. Die Vorteile auf einen Blick:

• Rechtskonforme Übertragung von Rechnungen & Gutschriften inklusive automatischem E-Mail-Versand
• Erfassung sämtlicher Zahlungsdaten für die Steuererklärung (USt. & DATEV | OSS)
• Zuweisung von unterschiedlichen Rechnungs- sowie Gutschriftenlayout pro Shop möglich
• Nachträglicher Import von Shopify Rechnungen & Gutschriften in sevdesk möglich

Automatisiert ab Tag 1: So schnell installierst du sevdesk und Lexware Office App

Klingt gut, oder? Zu jedem Einkauf bei dir wird automatisch eine rechtskonforme Rechnung erstellt und nicht nur an die Kaufenden verschickt, sondern auch in deiner Buchhaltung abgelegt. Aber so viel Automatisierung ist bestimmt unglaublich umständlich in der Ersteinrichtung, oder? Nein. Eher nicht. Vielmehr ist genau das Gegenteil der Fall: #1: App aus dem Shopify App Store installieren
Der erste Schritt besteht in einem kurzen Klick auf den „Installieren“-Button im Shopify App Store. Genauso wie bei jeder anderen App auch. #2: Shopify mit sevdesk oder Lexware verbinden
Weiter geht es im Adminbereich deines Stores. Unter dem Menüpunkt „Apps“ findest du nun den Eintrag der sevdesk-App, beziehungsweise Lexware-App. Dorthin navigierst du und klickst anschließend auf „Jetzt verbinden“. Halte dafür deine Login-Daten zu sevdesk oder Lexware bereit. #3: Automatische Synchronisation starten
Jetzt müssen sich die Buchhaltungstools nur noch mit Shopify synchronisieren. Auch diesen Vorgang startest du in deinem Shopify Dashboard mit einem einfachen Klick auf den entsprechenden Button. Kurz warten, während die Server rechnen und du bist fertig. Jetzt gilt es nur noch, ein paar Details einzustellen. Aber auch das ist nicht weiter kompliziert. Denn erstens erfolgen sämtliche Eingaben über dein vertrautes Shopify User Interface und zweitens haben wir auf YouTube sowohl für Lexware als auch sevdesk eine Playlist mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen wichtigen Punkten für dich bereitgestellt.

Final Question: Für wen lohnen sich die Apps für Rechnungs- und Zahlungsmanagement besonders?

Bleibt eigentlich nur noch eine Frage zu klären: Sind sevdesk und Lexware App auch was für dich? Solltest du dich zu einer dieser Gruppen zählen, dann auf jeden Fall: Solopreneur:innen: Denn auch für Soloselbstständige hat der Tag nur 24 Stunden und in denen willst du dein Business in die Erfolgsspur führen und dich nicht mit Rechnungen herumplagen. Kleine Teams ohne Buchhaltungsprofi: Denn wer ein Team um sich geschart hat, besitzt bereits einen so großen Kund:innenstamm, dass eine automatisierte Buchhaltung zum Gamechanger wird. Händler:innen mit wiederkehrenden Rechnungen: Denn gerade bei Abomodellen und im B2B-Sektor sind Rechnungen nicht nur Pflicht, sondern eine immer wiederkehrende Arbeit, die mehr als nur lästig ist. Unternehmen, die bereits auf Lexware oder sevdesk setzen: Denn, wenn du eh schon Lexware oder sevdesk benutzt, existiert kein vernünftiges Argument gegen eine Verknüpfung mit deinem Store. Oder magst du etwa überflüssige Extraarbeit?

TL;DR: Rechnungen schreiben auf Shopify im Schnelldurchlauf

Und falls du gerade überlegst, ob du wirklich Lust auf 22 Unterpunkte und ein Dutzend Querverweise hast: Musst du nicht, denn: Rechnungen für deine Verkäufe solltest du immer schreiben, allerdings kann Shopify das von Haus aus nicht. Um nicht gleich jemanden für den Job einstellen zu müssen, automatisierst du den Prozess; am besten über eine direkte Verknüpfung deines Stores mit den bewährten Tools sevdesk oder Lexware. Der einfachste Weg dahin sind die sevdesk Buchhaltung 2025+ App oder die Lexware Office (Lexoffice) App made by Eshop Guide. Denn das ist nicht nur super easy, du profitierst außerdem von:

• weniger manueller Arbeit
• einem geringeren Fehlerrisiko
• rechtssicheren Prozessen
• mehr Zeit fürs Kerngeschäft
• einer Buchhaltung in Echtzeit

Am besten, du überzeugst dich einfach selbst davon, wie einfach das Rechnungsmanagement in Shopify sein kann: Jetzt kannst du beide Apps kostenlos testen, § 14 abhaken und deine Buchhaltung dominieren. JAAAA!!!