Schluss mit Zahlensalat: So führst du mehrere Shopify Shops in einer Buchhaltung zusammen

Ja, da war mal was mit einer „Steuererklärung, die so einfach ist, dass sie auf einen Bierdeckel passt.“ Über 20 Jahre ist das jetzt her und hat leider nicht ganz geklappt. Steuern sind immer noch so verworren, dass deutsche Unternehmen laut dem Bundesministerium für Finanzen jährlich 15 bis 20 Milliarden Euro als Nachzahlungen leisten müssen.

Extra kompliziert wird die Steuererklärung, wenn deine Einnahmen nicht nur aus einer Quelle stammen, sondern aus mehreren. Als Shopify App-Entwickler:innen denken wir dabei natürlich sofort an den Fall, dass du nicht nur einen Shopify Store dein Eigen nennst, sondern gleich eine ganze Reihe.

Wie du in so einem Szenario trotzdem die Kontrolle über deine Finanzen behalten kannst und warum gerade Apps nicht nur für mehr Übersicht sorgen, sondern dir auch jede Menge Arbeit ersparen, erfährst du in diesem Beitrag.

Ausgangsfrage: Warum überhaupt mehrere Onlineshops?

Vielleicht fragst du dich gerade, wieso jemand überhaupt mehr als einen Shopify Store eröffnen sollte. Ist einer nicht genug? Sind das alles Menschen, die an jedem Tag der Woche auch ein anderes Auto fahren?

Tatsächlich gibt es gleich eine ganze Reihe realistischer Use Cases. Zum Beispiel:

Die Expansion in neue Märkte

Nicht immer reicht es auf einem neuen Markt aus, die Sprache und Währung eines Stores per Mausklick umstellen zu können. Kulturelle Eigenheiten können dich dazu zwingen, den Shop fundamental anders aufzubauen. In so einem Fall ist es oft sinnvoll, einen zweiten Store zu eröffnen.

Unterschiedliche Zielgruppen

Selbst, wenn du die Landesgrenzen nicht überschreitest, können mehrere Stores hilfreich sein. Etwa, wenn du ähnliche Produkte an eine sehr unterschiedliche Klientel verkaufst. Die Kids wollen deine Jeans als cooles Lifestyle-Produkt sehen, die arbeitende Bevölkerung bevorzugt sie als ebenso bequeme wie robuste Qualitätsware.

Verschiedene Marken

Ganz ähnlich verhält es sich, wenn du deine Produkte unter verschiedenen Marken anbietest. Um dir ein völlig überdimensioniertes Beispiel zu geben: Zur Volkswagen AG gehören VW, Audi, Porsche und Škoda – unter anderem. Aber den 911er wirst du garantiert nicht neben dem VW Jetta finden.

Rechtliche Anforderungen

Zuletzt kann das Recht dich dazu zwingen, mehrere Shops zu betreiben. Dabei kann es sich um sehr komplizierte Fälle handeln, wie den Betrieb rechtlich eigenständiger juristischer Personen, also etwa GmbHs und UGs.

Allerdings auch um sehr banale Szenarien: Als Biobäuerin dürfen deine Äpfel nicht im selben Store auftauchen wie dein hochprozentiger Apfelschnaps, denn letzterer unterliegt dem Jugendschutz.

Datenchaos: Welche Herausforderungen für die Buchhaltung multiple Shops mit sich bringen

Was bedeutet es nun für die buchhalterische Praxis und insbesondere die Steuererklärung, wenn du gleich mehrere Stores verwalten musst? In drei Worten: Arbeit, Chaos und Aufwand. Denke zum Beispiel an:

Komplexe Datenerfassung

Alle steuerrelevanten Informationen stammen nicht nur aus einer Quelle, sondern gleich aus einer ganzen Reihe. Du musst sie einzeln zusammentragen, abgleichen und zuordnen.

Stammt der Verkauf aus Shop A oder Shop B? Zu welchem Store gehört die Rückbuchung auf deinem Konto? Und wie viel Gewinn hast du storeübergreifend überhaupt gemacht? Das klingt mindestens nach schweren Kopfschmerzen.

Doppelte Arbeit – wenn's gut läuft

Alles, was du sonst für einen Shop erledigen müsstest, kommt jetzt mehrfach auf dich zu. Etwa das Schreiben der Rechnungen. Schließlich will das Finanzamt wissen, wer dir warum Geld gegeben hat.

Ist der Papierkram dann erledigt, will er auch noch verschickt werden. Für jeden einzelnen Store schiebst du die Belege jetzt zur DATEV. Oder zu ELSTER. Oder in den Briefkasten, falls deine Steuerberatung noch analog arbeitet.

Erhöhte Prüfungsanfälligkeit

Wahrscheinlich hast du es schon herausgelesen: Die Buchhaltung für mehrere Shops händisch zu erledigen, ist verdammt fehleranfällig. Ein Zahlendreher, eine nicht ordnungsgemäß gebuchte Rechnung, ein falsch gesetztes Komma und du gibst dem Finanzamt gegenüber einen fehlerhaften Betrag an.

Dort wiederum ist man nicht gerade für Humor bekannt. Selbst kleine Unternehmen werden bei Auffälligkeiten einer Prüfung unterzogen. Sollten die Bücher dann nicht stimmen, drohen Nachzahlungen inklusive Mahngebühren.

Für Ordnung sorgen: So lassen sich mehrere Shopify-Shops in einer Buchhaltung zusammenführen

Dein Ziel muss es also sein, die Buchhaltung zu konsolidieren. Damit bei der Steuererklärung auch wirklich alles glattgeht, sollten diese drei Punkte erfüllt werden:

1. Einheitliches Reporting, damit du dir deine Daten nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammenbasteln musst, sondern alle Informationen mit einem Blick checken kannst.
2. Automatisierte Beleg- und Rechnungsverarbeitung, um dir das Mehr an Arbeit zu ersparen, welches eine Multistore-Lösung unweigerlich mit sich bringt.
3. Zentrale Umsatzsteuererklärung, denn nur so vermeidest du Fehler, Falschmeldungen und im schlimmsten Fall eine Steuerprüfung.

Punkt #1 deckst du am einfachsten durch eine App ab, die in der Lage ist, mehrere Shopify-Shops zu bündeln und miteinander zu synchronisieren.

Wenn die Software deiner Wahl dann noch in der Lage ist, Rechnungen automatisch zu erstellen, die Steuerberechnung übernimmt und alle Belege an die DATEV verschickt, werden auch Punkt #2 und #3 erfüllt.

Aber gibt es so eine Eier legende Wollmilchsau überhaupt?

Top Tipp: Unsere App-Empfehlung für eine zentralisierte Shopify-Buchhaltung

Indirekt existieren solche Programme tatsächlich. Bevor du dich also einmal komplett durch den Shopify App Store klickst und jedes Angebot auf seine Funktionen sowie die Vereinbarkeit mit deutschem Recht und europäischem Datenschutz überprüfst, empfehlen wir dir, auf die Klassiker zu setzen: Sevdesk und Lexware Office.

Bei beiden Tools handelt es sich um professionelle Buchhaltungssoftware, Made in Germany. Sie beherrschen alle Funktionen, die für eine zentrale Buchhaltung wichtig sind – also Datenkonsolidierung, automatisierte Rechnungen sowie die DATEV-Integration – und werden deshalb auch von großen Unternehmen genutzt. Allerdings findest du sowohl bei Lexware als auch bei sevdesk günstige Angebote für KMU.

Bleibt nur noch eine Kleinigkeit: Shopify kann von Haus aus nicht mit den Programmen kommunizieren. Aber genau dafür gibt es dann doch eine App. Sogenannte Konnektoren ermöglichen den reibungslosen Datenfluss zwischen deinen Shopify Stores und sevdesk, beziehungsweise Lexware und sind so in der Lage, deine Buchhaltung fast vollständig zu automatisieren.

Hast du ein Konto bei einem der beiden Buchhaltungs-Tools erstellt und den Konnektor deiner Wahl installiert, musst du nur noch eine Verbindung herstellen und deine Buchhaltung einrichten. Das geht so:

• Shops mit dem Buchhaltungstool verbinden: Dieser Schritt lässt sich in wenigen Minuten erledigen. Du trägst bei Shopify, respektive in deiner Buchhaltungssoftware einfach die Zugangsdaten des Partners ein.
• Gemeinsames oder getrenntes Kontenrahmen-Modell wählen: Sollen alle Einnahmen und Ausgaben deiner Shops in einem Konto zusammenlaufen oder strikt voneinander getrennt verbucht werden?
• Automatische Rechnungsstellung (pro Shop) einrichten: Trittst du deiner Kundschaft gegenüber als zentrale Entität auf oder sollen die Rechnungen auf jeden Shop personalisiert erstellt werden?
• Konsolidierte Reports erstellen lassen: Wie hättest du deine Reports gerne? Monatlich? Quartalsweise? Jährlich? Welche Informationen sollen sie für dich aufbereitet und werden alle Shops dabei zusammengeführt oder getrennt voneinander betrachtet?
• Steuerberater-Anbindung nutzen: Zuletzt bindest du nur noch die DATEV an Lexware, respektive sevdesk an. Auch dafür benötigst du lediglich einmalig deine Zugangsdaten.

Die einzelnen Arbeitsschritte haben wir in aller Ausführlichkeit als anschauliche Videos für dich aufbereitet. So kannst du deine Buchhaltungssoftware in deinem Tempo einrichten und mit deinen Stores verbinden.

Zusammen einfach besser: Buchhaltungs-App & Shopify

In wenigen Schritten und ohne großen finanziellen Aufwand, bringst du Stores und Buchhaltung so in Einklang. Aus doppelter Arbeit, manuellen Rechnungen und fehleranfälligem Chaos wird eine echte Effizienzmaschine: automatisiert, rechtlich wasserdicht und total komfortabel. Das freut dich, deine Steuerberatung und nicht zuletzt das Finanzamt.

Und bevor wir es vergessen: Der Politiker, der den Einfall mit dem Bierdeckel hatte, ist heute übrigens unser Bundeskanzler. Du musst also nicht jede deiner Schnapsideen zum Erfolg führen, um Karriere zu machen. Nur so als Hinweis.