Steuerpflicht auf Shopify: Umsatzsteuer im E-Commerce

Wie geht der Spruch noch? Der Krieg ist der Vater aller Dinge. Sogar der Steuern. Als es 1918 nämlich gar nicht mehr so gut um das kaiserliche Heer stand und Majestät dringend Geld benötigte, dachten seine Beamten sich die Umsatzsteuer aus. Der Steuersatz damals: stramme 0,5 Prozent.

Gute 100 Jahre später stehen wir in Deutschland bekanntlich bei 19 Prozent Umsatzsteuer. Andere Länder haben andere Sätze, außerdem gibt es noch die ermäßigte Umsatzsteuer und sowieso ist das Thema nicht nur lästig, sondern vermeintlich auch ziemlich kompliziert.

Deshalb haben wir uns mit Steuerfachfrau Natalie Barysch von der GP Steuerberatung zusammengesetzt, um dir diesen Guide zu präsentieren. Wir erklären dir, worauf du bei der Umsatzsteuer auf Shopify unbedingt achten musst und wie du deine Buchhaltung vom ersten Tag an auf ein sicheres Fundament stellst. Dabei werfen wir nicht nur einen Blick auf die Umsatzsteuer in Deutschland, sondern auch in der EU mit ihrem One-Stop-Shop-System und auf das weitere Ausland.
Natalie Barysch, Steuerfachfrau, GP Steuerberatung

Los geht es allerdings mit einer ziemlich basalen Frage, nämlich:

Umsatzsteuer im E-Commerce: Wie funktioniert das eigentlich?

Allenthalben schallt die Stammtischparole durchs Netz: „In der Schule sollten weniger Texte analysiert und dafür sinnvolle Sachen unterrichtet werden! Zum Beispiel Steuern!“ Persönlich wären wir ja eher für Medienkompetenz (inklusive Textanalysen), aber sei’s drum. Weil Steuern ein Thema sind, mit dem sich fast niemand gerne beschäftigt, klären wir kurz auf:

Die Umsatzsteuer ist eine Mehrwertsteuer mit sogenanntem Vorsteuerabzug. Sie fällt überall dort an, wo durch die Weiterverarbeitung einer Ware oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung mehr Wert (= Mehrwert) geschaffen wird. Ein Blumentopf ist mehr wert als ein Block Ton. Die Töpferin schafft einen Mehrwert, und wer immer den Topf auch kauft, muss die Mehrwertsteuer zahlen.

Denn merke: Umsatzsteuer zahlen immer die Endverbrauchenden.

Damit gehört die Umsatzsteuer zu den angenehmsten Steuern. Denn als Händler:in auf Shopify nimmt der Staat dir kein Geld weg, er wälzt lediglich Arbeit auf dich ab. Die Zeche zahlt deine Kundschaft.

Verantwortlich für dieses Nullsummenspiel ist der bereits erwähnte Vorsteuerabzug, denn zu dem bist du als Händler:in berechtigt. In der Praxis sieht das Ganze so aus:

Die Umsatzsteuer im Zahlenbeispiel

Sagen wir, du verkaufst in deinem Store Küchenbretter aus Echtholz. Um mit deinem Business loszulegen, brauchst du zunächst einen Baumstamm. Den kaufst du beim örtlichen Sägewerk:

• Nettopreis Baumstamm: 100 €

• Umsatzsteuer (19 %): 19 €

• Bruttopreis: 119 €

Das Sägewerk hat einen Mehrwert erzeugt (ein Baumstamm ist in der Marktwirtschaft wertvoller als ein Baum), muss dir also Mehrwertsteuer berechnen. Du zahlst dem Holzfäller 119 €, von denen er 19 € an das Finanzamt abführt.

Momentan stehst du also bei –19 € Steuern, aber wir sind ja auch noch nicht am Ende der Nahrungskette angekommen. Du sägst aus dem Stamm nun ein Frühstücksbrett, das du für 200 € verkaufst. Daraus ergibt sich Folgendes:

• Nettopreis Frühstücksbrett: 200 €

• Umsatzsteuer (19 %): 38 €

• Bruttopreis: 238 €

Das gleiche Spiel: Du erzeugst einen Mehrwert (Frühstücksbrett > Baumstamm), der Käufer zahlt die Steuer. Allerdings drückst du nicht die gesamten 38 € an das Finanzamt ab, denn jetzt kommt der Vorsteuerabzug ins Spiel:

Damit du deine Arbeit überhaupt ausführen konntest, bist du bereits steuerpflichtig geworden. Behielte der Staat allerdings ALLE Steuern ein, würde er mehrfach abkassieren. Deshalb rechnest du dem Finanzamt vor:

• Vereinnahmte Umsatzsteuer: 38 €

• Abziehbare Vorsteuer: 19 €

• Zahllast: 38 € − 19 € = 19 €

Auch du führst also nur 19 € an das Finanzamt ab, genau wie das Sägewerk. Macht insgesamt 38 € Steuern oder eben 19 Prozent von 200 €. Gezahlt hat diesen Betrag allerdings der Endverbraucher. An dir bleibt nur die Arbeit in der Buchhaltung hängen. Deshalb sagt man auch: Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten.

Umsatzsteuer auf Shopify: Das rät die Steuerexpertin

Klar, wie die Sache läuft? Wunderbar. Trotzdem darfst du eins nicht vergessen: Auch wenn dir durch die Umsatzsteuer im E-Commerce prinzipiell keine Kosten entstehen, darfst du sie nie auf die leichte Schulter nehmen.

Denn für Vater Staat ist die Umsatzsteuer so ziemlich seine wichtigste Einnahmequelle. Deshalb ist er hinter dem Geld her wie der Teufel hinter der armen Seele. Unterlaufen dir bei der Steueranmeldung Fehler oder führst du die Schuld gar zu spät ab, gibt es umgehend Ärger mit dem Finanzamt.

Damit dir deine Buchhaltung nebst Umsatzsteuer keine Kopfschmerzen bereitet, präsentieren wir dir daher die wichtigsten Tipps und Ratschläge vom Profi:

Shopify x Umsatzsteuer: Handlungsempfehlungen bei der Shop-Gründung

Noch bevor du den allerersten Umsatz verbuchst, rät unsere Expertin:

#1: Konfiguriere deine Erlöskonten

Ein Geschäftskonto ist gut, mehrere Unterkonten sind deutlich besser. Denn mit ihrer Hilfe bringst du Struktur in deine Umsatzsteuererklärung und schaffst dir mit separaten Erlös- und Kostenkonten einen Überblick in Echtzeit.

Wichtig sind zunächst Konten, die deine Umsätze nach ihrem Umsatzsteuersatz aufsplitten: Auf dem einen Konto laufen die Erträge ein, die mit 19 Prozent versteuert werden, auf dem anderen alle Einnahmen, für die der ermäßigte Satz von sieben Prozent fällig wird. Welche Umsatzsteuer für welche Ware abgerufen wird, kannst du auf Shopify übrigens individuell einstellen.

Peilst du weiterhin das Ausland als Ziel für deine Verkäufe an, hat sich eine Trennung nach EU-Ausland und Drittland als maximal sinnvoll erwiesen. Wir kommen gleich noch detaillierter auf den grenzüberschreitenden Handel zu sprechen, aber für den Moment gilt: Auslandseinnahmen solltest du idealerweise auf separaten Unterkonten nach diesen Bereichen führen, damit Umsatzsteuer und Buchhaltung übersichtlich bleiben. Die Aufschlüsselung nach einzelnen Ländern erfolgt in der Regel nicht über separate Buchhaltungskonten, sondern wird beim Shop-Dienstleister in den Statistiken ausgewiesen.

Zuletzt erlauben Unterkonten dir, Geschäftsdaten schnell und sauber zu analysieren. Denkbar sind etwa Konten für die Einnahmen über unterschiedliche Zahlungsdienstleister: Lohnt es sich für dich überhaupt, Klarna anzubieten? Aber auch eine Aufsplittung nach Warengruppen wäre denkbar: Womit erzielst du den Großteil deiner Einnahmen, mit Fachbüchern oder mit Belletristik?

„Bei der Umsatzsteuer geht es weniger um Rechnen als um Ordnung und Vollständigkeit. Saubere Belege, klare Konten und regelmäßige Kontrolle sind wichtiger als komplizierte Steuertheorie.“

– Natalie Barysch, Steuerfachfrau, GP Steuerberatung

#2: Beantrage eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird verpflichtend, sobald du grenzüberschreitende Umsätze in der EU einfährst. Und weil du nie weißt, wann die erste Belgierin oder der erste Niederländer bei dir vorbeischaut, hast du deine USt-IdNr. besser parat, noch bevor du deinen Store eröffnest.

Außerdem wirkt es einfach viel professioneller, wenn du auf sämtlichen Rechnungen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vermerken kannst. Viele Geschäftspartner sind irritiert, wenn die Angabe fehlt.

Beantragen kannst du sie kostenlos als Nebenantrag bei der Abgabe des steuerlichen Erfassungsbogen bei dem für dich zuständigen Finanzamt oder separat beim Bundeszentralamt. Vergiss anschließend nur nicht, deine Umsatzsteuer-ID auf Shopify einzutragen.

#3: Melde dich für das One-Stop-Shop-Verfahren an

Zum One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) erklären wir dir gleich noch mehr. An dieser Stelle daher nur die folgenden Informationen: Das OSS dient der einfachen Umsatzsteuerabwicklung innerhalb der EU wird verpflichtend, sobald der Auslandsschwellenwert von 10.000€ durch B2C-Umsätze überschritten wird.

Da die Anmeldung kostenlos ist und die 10.000 € oft schneller geknackt werden, als du es erwartest, solltest du das Thema früh auf dem Schirm haben. Anmelden kannst und musst du dich aber erst, wenn du den Schwellenwert tatsächlich überschreitest. Bis dahin reicht es, deine Umsätze im Blick zu behalten und die nächsten Schritte vorzubereiten.

Wenn dein Angebot dann plötzlich zum Hit in Österreich wird, bist du vorbereitet und kannst Buchhaltung, die dich sonst ganze Tage kosten würde, in ein paar Minuten erledigen.

#4: Konsultiere zur Gründung eine Steuerberatung

Damit wirklich alles in trockenen Tüchern ist, rät unsere Expertin außerdem dazu, wenigstens einmalig mit einer Steuerberaterin zu reden. Viele Kanzleien bieten Erstberatungen für Gründer:innen an und haben Aspekte rund um dein Business auf dem Schirm, an die du nicht mal in deinen schlimmsten Alpträumen gedacht hättest.

Diese einmalige Investition in professionelle Expertise macht sich langfristig oft mehr als bezahlt. Und noch dazu ist es eine Geschäftsausgabe. Du kannst die Kosten für die Beratung also steuerlich geltend machen.

Umsatzsteuer im E-Commerce: Tipps für das Inlandsgeschäft

Deine Vorbereitungen sind abgeschlossen und du bist bereit für die ersten Verkäufe? Sehr gut, dann schauen wir uns jetzt an, was du unbedingt für Deals von Deutschland nach Deutschland beachten solltest:

#1 Eine ordnungsgemäße Rechnung

Der häufigste Fallstrick für E-Commerce-Gründer:innen ist die Rechnung. Oft fehlen Pflichtangaben und machen das Dokument damit prinzipiell ungültig. Auf eine amtlich korrekte Zahlungsaufforderung gehören immer:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung

• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

• Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen

• Angewendeter Umsatzsteuersatz

• Betrag der Umsatzsteuer, getrennt nach Steuersätzen

Zusätzliche Pflichtvermerke (falls zutreffend):

• Hinweis auf Steuerbefreiung

• Hinweis auf Reverse Charge

• Hinweis auf Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Vorlagen für korrekt ausgestellte Rechnungen findest du auf den Webseiten vieler Industrie- und Handelskammern oder auch direkt bei den Finanzbehörden; stellvertretend für die ganze Republik etwa beim Finanzamt NRW.

„Eine korrekte Rechnung ist bei der Umsatzsteuer kein Nice-to-have, sondern Pflicht. Fehlt etwas, gilt sie im Zweifel als nicht ordnungsgemäß – und das kann schnell teuer werden.“

– Natalie Barysch, Steuerfachfrau, GP Steuerberatung

Und solltest du jetzt sagen: „Wieso Rechnung? Bei mir wird doch per PayPal gezahlt“, dann haben wir noch den zweiten Hinweis für dich:

#2 Transaktionen belegen und monatlich abgleichen

Ganz egal, ob deine Endkundschaft eine Rechnung von dir haben möchte oder nicht, bist du als Unternehmer:in trotzdem dazu verpflichtet, einen entsprechenden Beleg für jede steuerpflichtige Leistung auszustellen.

Im Klartext: Wenn du etwas verkaufst, musst du eine Rechnung schreiben. Ob du sie auch unaufgefordert an deine Kund:innen verschickst, bleibt dir selbst überlassen, allerdings raten wir dazu. Denn das ist professionell. Das Finanzamt dagegen will für jede Transaktion einen Beleg sehen, denn Ordnung muss sein.

Je nach Geschäftsmodell kommst du Monat für Monat also schnell auf ein paar Tausend Rechnungen – und solltest deine Konten daher an jedem Monatsende mit deinen Belegen abgleichen. Schiebst du diese Arbeit zu lange vor dir her, wird sie nicht weniger, sondern nur komplizierter.

Sowieso verpflichtet das Finanzamt Gründer:innen gerne dazu, ihre Umsatzsteuer in den ersten zwei Jahren monatlich zu erklären. So will sich die Behörde nämlich einen Überblick darüber verschaffen, ob dein Business für eine Umsatzsteuervoranmeldung infrage kommt. Rechne also damit, dass die Kür schnell zur Pflicht wird – und gewöhne dir den monatlichen Kontenabgleich auf jeden Fall an, um deine Bücher sauber zu halten.

E-Commerce und Umsatzsteuer im EU-Ausland: One-Stop-Shop und Reverse Charge

Jetzt erstellst du also rechtskonforme Rechnungen und hast deine Umsatzsteuer in Deutschland sicher im Blick. Aber was ist, wenn Menschen aus dem Rest der EU bei dir einkaufen? Die gute Nachricht: Früher war alles komplizierter, aber inzwischen gibt es das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) sowie Reverse Charge. Wie die funktionieren? So:

OSS für die Umsatzsteuer im B2C

Solange du mit Verkäufen an Endkund:innen ins EU-Ausland weniger als 10.000 € im Jahr umsetzt, passiert nichts Neues. Die Polin und der Italiener finden auf ihren Rechnungen die deutsche Umsatzsteuer und der deutsche Fiskus streicht das Geld ein.

Aber sobald du die 10.000-€-Schwelle knackst – und zwar unabhängig davon, ob du diesen Betrag in einem Land oder aufsummiert in mehreren Ländern erzielst –, bist du dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer an die jeweiligen Verkaufsländer abzuführen. Immer erhoben nach dem Umsatzsteuersatz, den das entsprechende Zielland veranschlagt.

Du könntest dich jetzt mit den Finanzbehörden in Frankreich, Spanien und Irland herumschlagen und in jedem Land eine eigene Umsatzsteuererklärung abgeben. Oder du meldest dich beim Bundeszentralamt für Steuern für das One-Stop-Shop-Verfahren an.

Denn mit OSS werden Umsatzsteuerabgaben innerhalb der EU vereinheitlicht und zentral gesteuert: quartalsweise übermittelst du deine Einnahmen aus dem europäischen Ausland an das Bundeszentralamt für Steuern, aufgeschlüsselt nach Umsatz und Ländern. Diese sind jeweils einen Monat nach Quartalsende, spätestens zum letzten Tag des Folgemonats, elektronisch über das BzSt-Online-Portal (BOP) einzureichen. Den Rest übernimmt die Behörde. Sie verteilt die Steuergelder an die Zielländer und erspart dir so etliche Verwaltungskosten.

Übrigens: Besonders einfach wird OSS für dich, wenn du, wie oben erwähnt, deine Auslandsumsätze sauber trennst, zum Beispiel nach EU-Ausland und Drittland. Die genaue Aufschlüsselung nach einzelnen Ländern bekommst du dann in der Regel über die Statistiken deiner Shop-Plattform. Dort werden die Erlöse meist nach Länderkennzeichen ausgewiesen und du musst nicht mehr ausklamüsern, welcher Verkauf nach Schweden und welcher nach Portugal ging.

„Sobald Verkäufe ins EU-Ausland gehen, wird es ohne Vorbereitung schnell kompliziert. Das One-Stop-Shop-Verfahren ist deshalb kein Bürokratiemonster, sondern eine echte Arbeitserleichterung.“

– Natalie Barysch, Steuerfachfrau, GP Steuerberatung

Reverse Charge für B2B

OSS funktioniert nur für B2C-Verkäufe. Allerdings gibt es mit Reverse Charge auch eine Regelung, die die Umsatzsteuererklärung im B2B-Sektor vereinfacht. Das Ganze läuft so:

• Das verkaufende Unternehmen stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus.

• Das kaufende Unternehmen berechnet die Steuer selbst und meldet sie im Rahmen seiner Umsatzsteuer.

• Wenn das kaufende Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann es die Steuer im selben Schritt wieder als Vorsteuer abziehen.

Im Prinzip sagst du deinen Geschäftspartner:innen also: „Ihr seid in eurem Land eh schon bei der Finanzbehörde registriert, also kümmert ihr euch auch um die Steuern, die ihr zahlen müsst.“ Vergiss nur nicht, die Reverse Charge Regel vorher mit der Gegenseite abzusprechen und den entsprechenden Hinweis auf der Rechnung zu vermerken.

Ganz wichtig dabei: Reverse Charge funktioniert nur, wenn sowohl du als auch dein Partner eine Umsatzsteuer-ID besitzen!

Umsatzsteuer für Shopify-Verkäufe im Rest der Welt

Cool, OSS und Reverse Charge machen die Umsatzsteuer innerhalb der EU also ziemlich einfach. Aber bekanntlich ist die Welt noch ein wenig größer – und leider werden die Dinge außerhalb Europas schnell kompliziert. Es gibt einfach zu viele nationale Regelungen, Handelsabkommen und Zollschranken, um sie hier alle einzeln aufzulisten. Aber zwei Tipps haben wir trotzdem für dich:

#1 Achte auf korrekt ausgestellte Rechnungen

Das A und O für Geschäfte mit dem fernen Ausland sind immer Rechnungen, die allen nationalen Anforderungen entsprechen. Nur wenn die Zahlungsaufforderung korrekt ist, bewegst du dich juristisch auf sicherem Boden und kannst die Umsatzsteuer richtig ausweisen und gegebenenfalls abführen.

Informiere dich daher, wie eine Rechnung im Zielland deiner Wahl auszusehen hat. Gute Anlaufstellen für Mustervorlagen sind die IHK und Wirtschaftskammern, Auslandshandelskammern oder Handelsvertretungen und die offiziellen Steuerbehörden der anderen Länder.

#2 Nutze Shopify Markets

Nicht umsonst gilt Shopify als DAS Shopsystem für die Internationalisierung. Verantwortlich dafür ist insbesondere Shopify Markets. Mithilfe dieses Tools kannst du deinen Store schnell und einfach an internationale Märkte anpassen: Sprache, Währung, Preise, Content – und ab dem Advanced-Plan auch geschätzte Zölle und Einfuhrsteuern.

Klar, das ersetzt weiterhin nicht die Steuerberatung und Umsatzsteuererklärung, macht die Buchhaltung im internationalen Geschäft allerdings spürbar einfacher. Nicht umsonst sind global agierende Brands wie TITUS, Luisa Cerano oder GIESSWEIN schon seit Jahren auf Shopify unterwegs.

Der finale Tipp für die Umsatzsteuer auf Shopify: Rechtzeitig automatisieren

Okay, wahrscheinlich hat dein Business noch nicht die Größe eines TITUS und Japan steht auch noch nicht auf der Liste deiner Zielländer. Aber damit der Weg dorthin möglichst stolperfrei verläuft, haben wir einen allerletzten Tipp für dich:

Lass die Finger von Notizblöcken und Excel-Sheets und setze von Anfang an auf professionelle Buchhaltungstools!

Denn Profisoftware kann dir unendlich viel Arbeit abnehmen. Sie verwaltet deine Zahlungsströme, sortiert deine Konten, erstellt automatisiert deine Rechnungen und funkt alle Belege selbstständig an deine Steuerberatung weiter. Auch die für die Umsatzsteuer und den OSS.

Für Deutschland und die EU empfehlen sich dabei vor allem zwei Systeme: Lexware Office und sevdesk. Beide sind Made in Germany, arbeiten rechtskonform im Sinne von DSGVO und GoBD, beherrschen auch elektronische Rechnungen, sind bereits für kleines Geld zu haben und lassen sich mühelos an Shopify anbinden.

„Umsatzsteuer wird nicht einfacher, wenn man sie aufschiebt oder per Hand verwaltet. Automatisierte Prozesse helfen vor allem dabei, Fehler zu vermeiden und den Überblick zu behalten.“

- Natalie Barysch, Steuerfachfrau, GP Steuerberatung

Wie das im Detail aussieht, verraten wir dir gerne.

Alle Details zu Lexware Office x Shopify haben wir bereits für dich zusammengetragen. Den Konnektor für deinen Store findest du hier.

Steht dir der Sinn eher nach sevdesk x Shopify, dann haben wir ebenfalls vorgesorgt. Zum entsprechenden Konnektor geht es anschließend hier entlang.

Keine Angst vor der Umsatzsteuer im E-Commerce auf Shopify

Was nehmen wir also abschließend mit? Vor allem, dass die Umsatzsteuer gar nicht so kompliziert ist, wie sie auf den ersten Blick scheint. Wenn du dein Shop-Setup richtig durchziehst – inklusive separater Konten und Umsatzsteuer-ID –, hast du schon viel gewonnen. Innerhalb der EU halten OSS und Reverse Charge die Steuererklärung in einem überschaubaren Rahmen – und im schlimmsten Fall gibt es immer noch die professionelle Steuerberatung.

Hast du übrigens gewusst, dass die Umsatzsteuer bei ihrer Einführung 1968 gerade einmal zehn Prozent betrug? Ungefähr alle 4,3 Jahre wurde sie um ein Prozent erhöht; zum letzten Mal 2007. Hoffentlich verrät das niemand dem Kanzler...