Shopify GoBD & Steuerkonformität: So bändigst du das Bürokratiemonster

Ist dir schon mal aufgefallen, dass sich in unseren vielen, vielen Beiträgen und Guides kein einziger Satz über mehr als vier Zeilen einer Standardseite erstreckt? Das machen wir nicht, weil uns die Worte fehlen, sondern weil das menschliche Gehirn Informationen deutlich besser verarbeiten kann, wenn sie ihm portionsweise serviert werden. Würden wir dir ständig meterlange Schachtelsätze um die Ohren hauen, die du dreimal lesen musst, um sie komplett zu verstehen – du hättest nach zwei Minuten den Spaß am Text verloren.

Von dieser goldenen Regel weichen nur zwei Gruppen regelmäßig ab: Prätentiöse Angeber, die meist selbst nicht verstehen, wovon sie eigentlich gerade reden, und deutsche Behörden. Denn in unseren Landen soll ein Gesetz möglichst jede noch so abstruse Ausnahme abdecken. Einzelne Sätze in Gesetzestexten erstrecken sich daher oft über zehn Zeilen oder mehr. Schaffen sie es dann immer noch nicht, alle Eventualitäten zu berücksichtigen, werden sie durch Zusatztexte ergänzt.

Ein wundervolles Beispiel für so einen Zusatztext sind die GoBD. Als Inhaber:in eines Onlineshops wirst du nicht selten mit ihnen konfrontiert. Nämlich immer dann, wenn es um Buchhaltung und Steuererklärung geht. Natürlich auch auf Shopify.

Sehen wir uns die GoBD also mal näher an.

Die Basics: Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Der Text regelt, wie du als Händler:in sämtliche steuerrelevante Unterlagen aufzubewahren hast. Dazu gehören deine gesamte Finanzbuchhaltung (also etwa Debitoren- und Kreditorenkonten), Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Kassenbons, Gutschriften und Stornos oder auch die Abrechnungen von PayPal, Klarna und Konsorten.

Um dir einmal die komplette Übersicht zu geben. Die GoBD behandelt:

• Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
  Die Buchführung muss klar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  Sachverständige Dritte (etwa Betriebsprüfer:innen) müssen Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit verstehen und prüfen können.

• Vollständigkeit der Aufzeichnungen
  Alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.

• Richtigkeit und Wahrheit
  Alle Buchungen müssen sachlich korrekt und wahrheitsgemäß sein.

• Zeitgerechte Erfassung

• Bareinnahmen und Barausgaben: täglich

• Unbare Geschäftsvorfälle: zeitnah

• Ordnung und Systematik
  Belege, Buchungen und Konten müssen logisch zugeordnet und auffindbar sein.

• Unveränderbarkeit von Daten
  Nachträgliche Änderungen dürfen nur nachvollziehbar erfolgen (Änderungshistorie, keine Überschreibung).

• Aufbewahrungspflichten

• 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Rechnungen

• 6 Jahre: sonstige steuerrelevante Unterlagen (etwa Geschäftsbriefe)

• Aufbewahrung in elektronischer Form
  Digitale Unterlagen müssen elektronisch aufbewahrt werden (nicht ausdrucken und wegheften).

• Maschinelle Auswertbarkeit
  Daten müssen in einem Format vorliegen, das elektronisch ausgewertet werden kann.

• Zugriffsrechte der Finanzverwaltung
  Ermöglichung von

• Z1: unmittelbarer Zugriff

• Z2: mittelbarer Zugriff

• Z3: Datenträgerüberlassung

• Sicherung gegen Verlust und Manipulation
  Das bedeutet: Schutz durch Zugriffsrechte, Backups und Protokollierung.

• Verfahrensdokumentation
  Dazu gehört die schriftliche Beschreibung aller Prozesse zur Entstehung, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung von Daten.

• Umgang mit Vorsystemen
  Auch vorgelagerte Systeme (zum Beispiel Shop-, Kassen-, Zeiterfassungssysteme) unterliegen den GoBD.

• Datenmigration und Systemwechsel
  Nachvollziehbare Dokumentation bei Systemänderungen oder Datenübernahmen.

Ganz schön viel Holz also. Oder auch nur der normale deutsche Amtsschimmel. Um es einmal zusammenzufassen:

Die GoBD sollen sicherstellen, dass steuerrelevante Belege so abgespeichert werden, dass sie alle Geschäftsvorgänge vollständig und richtig wiedergeben, nicht manipuliert werden und von Dritten ohne große Mühe gesichtet und überprüft werden können.

Die GoBD: Rechtlich bindend, aber kein Gesetz

Ganz wichtig dabei: Die GoBD selbst sind kein Gesetz, sondern ein Verwaltungsschreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Was bedeutet das?

Im Grunde genau das, was wir eingangs schon erwähnt haben: In den eigentlichen Gesetzestexten ist nicht genug Platz, um alle Ausnahmen, Spezialfälle und Eventualitäten zu regeln. Insbesondere deshalb nicht, weil sie aus einer Zeit stammen, als sich nur die drei reichsten Könige Europas einen PC leisten konnten.

Also ist das BMF 2014 hingegangen, hat sich die wichtigsten Gesetze zur Belegablage angesehen (§ 146 AO, § 147 AO und § 238 HGB) und gesagt: „So verstehen wir die Rechtstexte in der Praxis“, und hat dann sein Verwaltungsschreiben formuliert.

Nun ist ein Verwaltungsschreiben bindend für alle nachgeordneten Behörden – und weil es vom BUNDESministerium für Finanzen stammt, heißt das, dass sämtliche Finanzämter unter diese nachgeordneten Behörden fallen. Vom riesigen Glasklotz in Berlin bis hin zur kleinen Stube irgendwo im bayerischen Wald.

Ergo gilt für sämtliche Finanzbeamte unserer Republik eine strenge Vorgabe, wie sie eine Belegablage zu erwarten haben. Rein rechtlich bist du selbst zwar nicht an diese Vorgabe gebunden, solltest du aber ausscheren, wird der für dich zuständige Beamte vermutlich sagen: „Ihre Buchführung stimmt nicht mit der allgemein anerkannten Norm überein“, und ist damit berechtigt, Konsequenzen zu ziehen.

Rechtsfolgen: Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?

Nochmal: Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Verwaltungsschreiben. Aus ihnen allein entstehen keine rechtlichen Konsequenzen. Solltest du aber gegen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung verstoßen, können echte Gesetze ihre Anwendung finden.

Dabei müssen wir zwischen zwei Fällen unterscheiden:

#1: Du hast bei der Buchhaltung geschlampt

Wenn du deine Belege nicht GoBD-konform ablegst, vereinzelt ein paar Rechnungen fehlen, andere nur in kaffeebefleckter Papierform vorliegen oder als TXT-Datei vorliegen, kann das Finanzamt sagen: „Wir sehen Ihre Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß an.“

Damit verliert deine Buchführung ihre Beweiskraft und gilt nicht mehr als anerkennungswürdig für deine Steuererklärung.

Im besten Fall erlaubt dir das Finanzamt, deine Bücher nachzubessern. Dabei solltest du dich allerdings auf eine Steuernachzahlung nebst Nachzahlungszinsen, respektive Verzugszinsen einstellen.

Im schlimmsten Fall hält das Finanzamt deine Buchführung für so chaotisch, dass es nichts mehr zu retten gibt. Jetzt werden Umsatz, Gewinn und Ausgaben und damit deine Steuern geschätzt. Dass du dabei in der Regel draufzahlst, kannst du dir sicher denken. Als ob Vater Staat freiwillig auf sein Geld verzichtet.

Insgesamt darfst du außerdem damit rechnen, dass die Finanzbehörden dir in Zukunft sehr genau auf die Finger schauen werden. Besser, du führst deine Bücher ab sofort ordentlich, denn für Nachsicht und Humor ist der deutsche Fiskus nicht bekannt.

#2 Du hast grob fahrlässig gehandelt oder manipuliert

Hier kommen wir in gefährliches Fahrwasser, und anstatt weiterzulesen, suchst du dir besser einen Anwalt.

Eine Rechtsberatung können wir dir nämlich nicht bieten, aber der Vollständigkeit halber:

• Ordnungswidrigkeiten (Verletzung von Aufbewahrungspflichten, Nichtvorlage von Unterlagen…) können nach § 379 AO mit einem Bußgeld belegt werden.

• Steuerhinterziehung (§ 370 AO) und leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) fallen unter das Strafrecht. Hier drohen hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsentzug. Siehe Boris Becker oder Uli Hoeneß.

Bis es so weit kommt, muss allerdings schon einiges passieren. Millionen Menschen zahlen jedes Jahr ihre Steuern, und natürlich ist den Behörden bewusst, dass nicht alle kleinen Unternehmer:innen Profis in Sachen Buchhaltung sein können.

Der Staat klopft dir also lieber warnend auf die Finger (und holt sich ein wenig mehr Geld von dir), als ein Strafverfahren einzuleiten. Trotzdem sollten wir uns anschauen, wie du die GoBD richtig umsetzt.

In die Praxis: GoBD und Shopify

Fassen wir kurz zusammen: Die GoBD sollen vor allem sicherstellen, dass du bei der Steuer nicht schummelst und Buchprüfer:innen deine Unterlagen schnell durchgehen können. Typische GoBD-Verstöße in einem Onlineshop sind damit:

• Unvollständige Aufbewahrung digitaler Belege

• Fehlende Unveränderbarkeit von Daten

• Daten sind nicht auswertbar

Was bedeutet das konkret für Shopify?

Dein Shopify-Store: Nur ein Glied in der GoBD-Kette

Grundsätzlich speichert dein Shopify-Store alle Bestellungen, Nutzer:innen, Zahlungsdaten, Produkte, Transaktionen etc. in seiner Datenbank. Diese Informationen bleiben dort digital erhalten und unverändert, solange du sie nicht aktiv löschst oder umschreibst – und damit beginnen die Probleme, denn:

Die Daten sind nicht vollständig

Zwar legt Shopify einen Beleg für jede Transaktion innerhalb des Stores ab, aber natürlich weiß das System nichts von dem, was jenseits seiner Grenzen passiert. Wenn du in die Stadt gehst, um einen neuen PC für dein Büro zu kaufen, ist das eine Geschäftsausgabe, die du gesondert dokumentieren musst. Bedenke also immer, dass zu deinem Business deutlich mehr gehört als nur dein Auftritt im Web.

Die Daten sind nicht unveränderbar

Okay, unveränderbar sind Daten nie. Auch ein PDF kannst du editieren und selbst die Blockchain lässt sich theoretisch manipulieren. Aber die Shopify-Datenbank lässt sich genauso einfach verändern wie ein x-beliebiges Excel-Sheet. Das lassen die Finanzbehörden so nicht durchgehen.

Die Daten sind nicht einsehbar

Zumindest nicht für das Finanzamt. Klar, du könntest der für dich zuständigen Beamtin deinen Login geben und sie sich durch deinen Store klicken lassen. Aber das wollen weder du noch die Dame. Kurzum: Eine Shopify-Datenbank ist nicht GoBD-konform.

Für eine GoBD-sichere Buchführung muss es also dein erklärtes Ziel sein, sämtliche Belege aus Shopify zu exportieren und gleichzeitig in ein Format zu konvertieren, das den Behörden genehm ist. Wie geht das?

Quick & Dirty: Die Data Exporter – Tax Compliance App von Shopify

Die einfachste Lösung zum GoBD-konformen Export der Daten kommt von Shopify selbst – und zwar in Form der Data Exporter – Tax Compliance App. In der Beschreibung heißt es:

„In einigen Ländern sind Unternehmen gesetzlich zur Bereitstellung von Transaktionsaufzeichnungen verpflichtet, um mögliche Steuerhinterziehung zu verhindern. Mit dieser App kannst du vollständige, unveränderte Shopify-Shopdaten exportieren, um sie an das Finanzamt weiterzugeben oder für deine Unterlagen aufzubewahren. Die exportierten Daten entsprechen den für deinen Standort geltenden Vorschriften. Kompatibel für: Deutschland (GoBD).“

In der Praxis schnappt sich das Tool sämtliche Shopify-Daten aus einem bestimmten Zeitraum, konvertiert sie in CSV-Dateien wie orders.csv oder products.csv und schickt sie dir per E-Mail zu.

Damit liegen dir alle Informationen aus deinem Store in einem GoBD-konformen Format vor, aber unveränderbar sind sie immer noch nicht. Auch eine CSV-Datei kannst du beliebig editieren. Noch dazu bemängelt ein User, dass sich nicht auslesen lässt, ob auf eine Order der reguläre oder der reduzierte Mehrwertsteuersatz angerechnet wurde (Kommentar von 2024). Kein Wunder also, dass es die App auf keine zwei Sterne schafft. Das geht besser.

Safe & Secure: Externe Buchhaltungstools anbinden

Der deutlich bessere Weg zu einer GoBD-konformen Buchführung ist die Anbindung professioneller Buchhaltungssoftware an deinen Store. Für Deutschland haben sich dabei vor allem zwei Tools etabliert: sevdesk und Lexware Office.

Die Vorteile dieser Lösung sind schnell offensichtlich:

Unveränderbarkeit und GoBD-konforme Archivierung

Lexware und sevdesk speichern Daten unveränderbar ab - etwa durch automatisierte Belegerfassung, Zeitstempel und Änderungsprotokolle. So wird verhindert, dass Buchungen oder Belege später ohne nachvollziehbare Historie geändert werden können. Genau, wie es die GoBD verlangt.

Außerdem wählen die beiden Tools ein Datenformat, mit dem auch das Finanzamt konform geht: Alle Belege werden menschenlesbar (etwa als PDF) abgelegt und gleichzeitig durch maschinenlesbare Metainformationen (Datum, Betrag, Lieferant, Kunde…) ergänzt.

Automatisierte Rechnungsstellung

Weiterhin sind Lexware und sevdesk in der Lage, aus Shopify-Bestellungen automatisch rechtlich korrekte Rechnungen zu erzeugen, inklusive Informationen wie Umsatzsteuersatz, Leistungszeitraum und Zahlstatus.

Auch das ist für eine GoBD-konforme Buchführung extrem hilfreich: Zwar reichen dem Finanzamt die Buchungsbelege der Zahlungsdienstleister, aber du selbst oder deine Steuerberatung kannst den Geldverkehr deutlich sicherer nachhalten, wenn zu jeder Transaktion auch eine Rechnung vorliegt.

Alle Belege in einer Ablage

Noch ein Vorteil: Mit sevdesk und Lexware verwaltest du nicht nur die Transaktionen aus deinem Shopify-Store, sondern deinen gesamten Zahlungsverkehr. Belege für Barkäufe, Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder sonstige Rechnungen werden einfach in die Tools importiert.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Quittungen digital oder in Papierform vorliegen. Letztere scannst du einfach ein – per Foto-App oder mit dem Scanner. Die wichtigsten Informationen auf dem Bon erkennt die Software automatisch.

DATEV-Schnittstelle für Steuerberatung

Zuletzt bieten sowohl Lexware als auch sevdesk eine Schnittstelle für den DATEV-Export an. Falls dir der Name kein Begriff ist: DATEV ist ein deutsches Software- und IT-Dienstleistungsunternehmen, das quasi den Standard für Steuerberatung, Buchhaltung und Lohnabrechnung in Deutschland setzt.

Wenn du mit einer Steuerberatung zusammenarbeitest, nutzt man dort garantiert die Software der DATEV – für deinen Jahresabschluss, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und für Steuerprüfungen. Du schlägst also gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Deine Buchführung ist GoBD-konform und direkt so aufbereitet, dass du sie mit einem Klick Richtung Steuerberaterin schicken kannst.

GoBD x Shopify: Nochmal auf den Punkt gebracht

Fassen wir nochmal alles zusammen:

• Als Verwaltungsschreiben regelt die GoBD, wie du steuerrelevante Unterlagen abzulegen hast; nämlich insbesondere vollständig, unveränderbar und leicht zu sichten.

• Verstößt du gegen die GoBD, droht dir schlimmstenfalls eine Steuerschätzung – und die kann schmerzhaft ausfallen.

• Von Haus aus bereitet Shopify deine Transaktionen NICHT GoBD-konform auf. Hier musst du selbst nachbessern.

• Eine einfache Lösung ist die Data Exporter-App, allerdings eignet sie sich nur bedingt. Deutlich besser sind Tools wie sevdesk und Lexware Office, mit denen du nicht nur auf der GoBD-sicheren Seite bist, sondern deine gesamte Buchführung vollständig abbildest und auch noch deine Steuerberatung glücklich machst.

Bleibt nur noch eine Kleinigkeit: Lexware und sevdesk bieten nativ keine Möglichkeit, sich in deinen Shopify Store einzuklinken. Allerdings ist das nicht mehr als eine Fußnote, denn dafür gibt es die Eshop Guides.

Wir erklären dir detailliert, wie die Verbindung zwischen Lexware Office und Shopify funktioniert und warum du dafür nicht mehr brauchst als unsere clevere App.

Selbiges gilt für sevdesk: Auch hier zeigen wir dir gerne ausführlich, was du von der Kombination aus Shopsystem und Buchhaltungstool hast und wieso eine intelligente API dich schnell und sicher ins Ziel bringt.

Und obwohl wir im Verlauf dieses Beitrags stets bemüht waren, die Klarheit und Lesbarkeit unserer Ausführungen durch das bewusste Vermeiden unnötig verschachtelter und meterlanger Satzkonstruktionen zu gewährleisten, indem wir jeden Gedanken in überschaubaren, verständlichen Einheiten transportiert und uns dabei in zahlreichen Passagen, Beispielen und Erläuterungen dem Leitprinzip der Prägnanz verschrieben haben, um damit nicht nur deinem ästhetischen Empfinden, sondern auch deiner kognitiven Verarbeitungskapazitäten Rechnung zu tragen, sehen wir uns nun, paradoxerweise und fast schon trotzig, dazu veranlasst, am Ende dieses Beitrags, in diesem letzten Atemzug der Schreibdisziplin, genau das zu tun, was wir zuvor so stilvoll zu vermeiden suchten, nämlich einen einzigen, ellenlangen, verschachtelten Satz zu formulieren, an dem Aufnahmebereitschaft und Interesse einen langsamen Tod sterben und dem der ein oder andere Punkt sicher gut getan hätte.

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit.