Shopify Buchhaltung in der Praxis: Step-by-Step-Guide für den E-Commerce

Heidewitzka, können falsch geführte Bücher vielleicht teuer werden! Das schönste Beispiel dafür ist wahrscheinlich der britische Supermarktriese Tesco. Dort fiel 2014 nämlich irgendwem auf, dass Erträge verbucht wurden, bevor der Lieferantenbonus abgezogen worden war. Das Unternehmen musste seinen Gewinn für das Jahr um 263 Millionen Pfund nach unten korrigieren und wurde außerdem zu einer Geldstrafe von 300 Millionen Pfund verdonnert.

Der Aktienkurs brach ein; wie hoch der finanzielle Schaden durch den Reputationsverlust war, hat nie jemand ausgerechnet. Tesco hatte dabei nicht einmal böse Absichten. Die Bücher waren einfach schlampig geführt und wurden nicht genau genug kontrolliert. Ein Fehler, der dir besser nicht unterlaufen sollte.

Besser, du liest unseren Guide, in dem wir dir Schritt für Schritt erklären, wie du deine Shopify-Buchhaltung von Anfang an solide aufziehst. Legen wir los.

Schritt #0: Warum du die Shopify Buchhaltung ab dem ersten Tag ernst nehmen solltest

Hören wir da etwa einen skeptischen Einwand von der Seitenlinie? Dein Store ist doch gar nicht deine Haupterwerbsquelle, der läuft nur so nebenbei, und die paar Zahlen buchst du eben zwischen zwei Tassen Kaffee weg? Böser Denkfehler!

Denn dort draußen findest du Hunderte Geschichten von Onlineshops, die gewissermaßen über Nacht erfolgreich geworden sind. Niemand weiß, welcher Trend als Nächstes durchs Web schwappt, Wachstum funktioniert online meist exponentiell und kein Anleger der Welt hat mit dem Erfolg dieser hässlichen Labubus gerechnet.

Sind deine Umsätze dann plötzlich siebenstellig und du hantierst immer noch mit Excel-Sheets herum, ist es zu spät – denn jetzt werden die Dinge komplex: Bestellungen aus dem EU-Ausland, die nicht mit deutscher Umsatzsteuer, sondern nach den OSS-Regeln abgerechnet werden; Warenkörbe, in denen sich Produkte mit unterschiedlichem Mehrwertsteuersatz tummeln; immer mehr Retouren und Gutschriften, die anders verbucht werden wollen; Zahlungen aus unterschiedlichsten Quellen, von Klarna bis Paypal … Wenn der Umsatz sich verdoppelt, vervierfachen sich die buchhalterischen Herausforderungen – und du willst bestimmt nicht alles andere für Monate stehen und liegen lassen, nur um deine Zettelwirtschaft in ein strukturiertes, digitales System zu überführen.

Schritt #0 kann damit nur lauten: Denke die Buchhaltung bei der Gründung deines Onlinebusiness direkt mit und halte sie so skalierbar wie möglich.

Klar? Dann können wir jetzt wirklich anfangen.

Step #1: Die absoluten Basics für eine skalierbare Buchhaltung im Ecommerce

Beginnen wir mit den Grundlagen – Aspekten, die eigentlich vollkommen banal sind, aber an denen es am Anfang trotzdem oft schon scheitert. Wenn du deinen Onlinestore gründest …

… eröffne ein eigenes Geschäftskonto

Der erste Fehler, den Anfänger:innen oft machen, ist, alle Umsätze und Geschäftsausgaben über ihr Privatkonto laufen zu lassen. Nachvollziehbar ist das zwar, schließlich kostet ein Geschäftskonto ein paar Gebühren und es fühlt sich oft einfach besser an, den kompletten Finanzstatus auf einen Blick checken zu können – allerdings ist das Ganze auch maximal problematisch.

Denn spätestens, wenn es an die Steuererklärung geht, fängt das große Ausklamüsern an. War der Einkauf im Drogeriemarkt privater Natur oder wurden Putzmittel fürs Lager besorgt? Welche der beiden Handyrechnungen ist nochmal geschäftlich? Und wird das Finanzamt dir glauben, dass die 200 EUR keine Einnahmen sind, sondern dein Geburtstagsgeld von Oma?

Sobald du eine Steuerberatung engagierst, kann das Geschäftskonto dir außerdem nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld sparen. Denn wenn Steuerberater:innen auf eines keine Lust haben, dann ist es, deine Kontoauszüge mit dem feinen Kamm durchzugehen – und diese eigentlich überflüssige Arbeit lassen sie sich teuer bezahlen.

… sammle alle Belege

Wenn du ein Geschäft gründest, hast du plötzlich auch Geschäftsausgaben. Dabei kann es sich um offensichtliche Positionen handeln wie die Gebühr für deinen Onlinestore oder das Verpackungsmaterial, aber auch um Kosten, die du vielleicht gar nicht auf dem Schirm hast. Miete, Strom, Heizung, Telefon und Internet kannst du etwa anteilig als Ausgaben verbuchen, wenn du dein Business im Homeoffice betreibst. Solltest du deine Lieferantin auf ein Stück Kuchen einladen, ist das ein Geschäftsessen. Dein neues Buch „Onlinehandel für Dummies“ ist eine Fachlektüre.

Wichtig dabei ist, dass du alle Einnahmen und Ausgaben in gesetzeskonformer Schriftform belegen kannst. Sprich: Du verfügst über den richtigen Beleg.

Für sämtliche Einnahmen in deinem Store solltest du daher immer eine Rechnung schreiben – am besten digital und egal, ob deine Kund:innen danach fragen oder nicht. Deine Ausgaben dokumentierst du ebenfalls mit Rechnungen oder mit Kassenbons. Pass dabei auf, dass der Kassierer dir nicht nur den EC-Beleg in die Hand drückt.

Nur belegbare Geldbewegungen akzeptiert das Finanzamt ohne Wimpernzucken – und deine Steuerberatung freut sich ebenfalls. Denn denen wird schnell ganz flau im Magen, wenn sie eine Buchung ohne Beleg finden. Daher: Sammle die Quittungen!

Step #2: Setup beim Shopstart

Weiter geht es mit den Aspekten, die auf jeden Fall geklärt sein sollten, wenn du auf den Launch-Button deines Stores klickst. Für eine saubere E-Commerce-Buchführung sorgen jetzt:

Klärung der Geschäftsgrundlage

Hiermit meinen wir nicht, was du verkaufst und an wen du es verkaufst. Darum musst du dich leider selbst kümmern. Vielmehr geht es um die Rechtsform deines Unternehmens und ganz besonders die Frage, ob du Kleinunternehmer:in bist oder regulär Umsatzsteuer abführen musst.

Ein Unternehmen gilt als Kleinunternehmen, wenn:

1. der Umsatz im Vorjahr
   nicht höher als 22.000 EUR war und

2. der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 EUR nicht übersteigt.

Wenn du Kleinunternehmer:in bist:

• Musst du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen

• Musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen

• Gibt es keinen Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen

• Musst du auf Rechnungen darauf hinweisen, zum Beispiel mit: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Die Idee dahinter ist es, Kleinunternehmer:innen den Start ins Geschäftsleben ein wenig einfacher zu gestalten. Sobald du den Schwellenwert überschreitest, bist du umsatzsteuerpflichtig – und das Finanzamt verlangt von dir nur allzu schnell eine Umsatzsteuervoranmeldung. Haben wir erwähnt, dass du deine Buchhaltung skalierbar halten sollst?

Steuersätze und Länderkonfiguration in Shopify sauber einrichten

Wenn du von Anfang an planst, deine Waren auch ins Ausland zu verkaufen, muss dein Store darauf natürlich vorbereitet sein. Möglichkeiten dazu bietet Shopify viele, von einfach und schnell umsetzbar via Shopify Markets hin zu aufwendig und arbeitsintensiv, indem du für jedes deiner Zielländer je einen eigenen Store eröffnest.

Es würde zu weit führen, das Thema an dieser Stelle breit auszutreten. Wenn du dein Business international aufstellen möchtest, startest du am besten mit der richtigen Architektur und unserem Beitrag dazu. Momentan nur ein wichtiger Hinweis:

Vergiss um allen guten Geistern willen nicht, dein Setup ausgiebig zu testen! Bestelle aus Deutschland, bestelle aus dem Schengenraum, bestelle aus dem Nicht-EU-Ausland und vergiss auch nicht, deinen etwaigen B2B-Store auf Herz und Nieren zu prüfen.

Erst wenn nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis alles läuft und selbst der DAU aus Übersee problemlos bei dir shoppen kann, darfst du ins Horn tuten und die Eröffnung deines Shops publik machen.

GoBD-konforme Belegablage festlegen

Dass du alle Belege sammeln sollst, haben wir ja schon erwähnt. Wichtig ist aber auch, wie und wo du sie aufbewahrst – nämlich am besten digital, denn das ist praktisch, sicher und maximal skalierbar. Aber weil wir in Deutschland immer alles besonders gründlich erledigen, hat sich jemand die GoBD ausgedacht, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD regeln die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Archivierung steuerrechtlich relevanter Daten und sollen deren Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit sicherstellen.

Der komplette Rechtstext ist stolze 11.000 Wörter lang und eignet sich damit nicht unbedingt, ihn hier vollständig wiederzugeben oder auch nur zusammenzufassen. Daher gibt es von uns hier nur einen eindringlichen Hinweis:

Wenn du dich für eine elektronische Ablage für deine Belege entscheidest – insbesondere, wenn es sich um eine Cloud-Lösung handelt –, achte unbedingt darauf, dass der Anbieter GoBD-konform arbeitet. Entscheide dich nicht für die günstige Variante aus China und sei auch bei Angeboten aus dem Silicon Valley vorsichtig. Zumindest, solange die Orange im Weißen Haus sitzt. Besser sind Lösungen aus Deutschland oder wenigstens der EU.

Noch mehr Konten anlegen

Kein Muss und für Anfänger:innen eventuell ein wenig überdimensioniert, aber auf dem Schirm haben solltest du diesen Punkt trotzdem: Mittelfristig rentiert es sich, nicht nur ein Geschäftskonto, sondern zahlreiche spezialisierte Konten zu führen.

Zum Beispiel für die Zahlungseingänge der verschiedenen Zahlungsdienstleister wie PayPal, Wero oder der Anbieter von Kreditkarten. So bist du in der Lage, sämtliche Transaktionen schnell auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, und behältst auch bei intensivem Geldverkehr immer die Übersicht.

Informiere dich bei der Bank deines Vertrauens über deine Möglichkeiten. Eigentlich alle von ihnen bieten für genau solche Fälle Kombipakete an, die Geldströme automatisiert einem Unterkonto zuordnen können und dich nicht dein letztes Hemd kosten.

Regeln festlegen

Mit Regeln meinen wir all die Dinge, die rund um die Finanzen zu Missverständnissen und Problemen führen können. Dabei ist der Begriff relativ weit gefasst.

Denke zum Beispiel an Retouren: Wenn du frühzeitig festlegst, von welchem Konto die Erstattung erfolgen soll, bleiben die Bücher sauber. Wichtig sind aber auch Rechte und Verantwortlichkeiten. Wer darf was buchen und wer muss wo kontrollieren? Sobald du nicht mehr alleine in deinem Store arbeitest, müssen diese und ähnliche Fragen geklärt werden.

Gerade wenn es um Geld geht, kann es schnell unangenehm werden und selbst ein kleiner Fauxpas zieht einen gewaltigen Rattenschwanz nach sich. Wenn du bereits im Vorfeld klare Richtlinien absteckst und bestimmst, wie der Hase bei dir läuft, kannst du unendlich viel Ärger vermeiden.

Eine professionelle Buchhaltungs-App an den Store anbinden

Klingt alles ein wenig einschüchternd, oder? Du musst Geldeingänge und -ausgänge steuern, kontrollieren und dokumentieren, die passenden Umsatzsteuersätze wählen und selbige gegebenenfalls voranmelden, dich an die Vorschriften der GoBD halten und am besten alles noch so aufbereiten, dass die Steuererklärung nicht zum Mammutprojekt wird.

Damit dir das alles nicht über den Kopf wächst, lautet unser wichtigster Tipp zur Buchhaltung im E‑Commerce: Verbinde deinen Store direkt zum Launch mit einer professionellen Buchhaltungs-App, denn diese Tools sind in der Lage, einen Großteil der Arbeit für dich zu automatisieren.

Sie verwalten Zahlungsströme, erstellen rechtskonforme Rechnungen, archivieren deine Belege nach den Vorgaben der GoBD und leiten sämtliche Informationen auf Wunsch sogar an die Tools deiner Steuerberatung weiter.

Wenn du langfristig mit deinem Unternehmen wachsen möchtest und die Buchhaltung maximal skalierbar halten willst, verzichtest du ab Stunde Null auf den ganzen Excel-Kram und setzt direkt auf die Profiwerkzeuge. Und keine Angst vor den Kosten: Alle seriösen Anbieter haben günstige Pakete für Gründer:innen im Angebot, die den Dienst anfangs nur eingeschränkt nutzen.

Schritt #3: Routinen zum Monatsabschluss etablieren

Jetzt läuft dein Store und der erste Monat ist bald rum. Genau jetzt solltest du Routinen einführen, die du jeden Monat durchziehst. Auch, wenn es anfangs vielleicht nicht so viel zu tun gibt – je eher du dich an die Aufgaben gewöhnst, desto leichter fallen sie dir in der Zukunft. Deine Gewohnheit skaliert mit deinem Store. Kümmere dich um diese Punkte auf der Checkliste:

1. Zeitraum schließen

Der erste Punkt ist easy: Du legst einen Zeitpunkt fest, an dem du sagst: „Das war es für diesen Monat.“ Ab jetzt werden keine Änderungen an Bestellungen im Shop oder an deinem Rechnungsprogramm mehr vorgenommen. So ein Stichtag vermeidet Chaos und schafft Klarheit. Alles, was nach deiner Deadline einläuft, kommt in den nächsten Monat.

2. Zahlungsanbieter abstimmen

Als Nächstes kontrollierst du die Geldbewegungen über sämtliche Zahlungsanbieter wie Shopify Payments, PayPal, Klarna und Co. Zieh dir alle relevanten Berichte, gleiche die Zahlungsströme mit deinen Umsatzlisten ab und vergiss auch nicht zu prüfen, ob alle Gebühren korrekt berechnet wurden.

Die Zahlungsanbieter sind deine Haupteinnahmequelle – vermutlich sogar die einzige Einnahmequelle deines Stores. Hier ist also die größte Sorgfalt gefragt und deshalb gehören sie bei der Kontrolle ganz nach vorn.

3. Bankkonten abstimmen

Im dritten Schritt kontrollierst du sämtliche Kontobewegungen und matchst sie mit deinen Belegen und Rechnungen. Im Idealfall besitzt du zu jedem Geldeingang und -ausgang den passenden Beleg. Unbelegte Transaktionen erfordern weitere Handlungsschritte. Du könntest etwa eine Rechnung nachfordern müssen oder dich wundern, warum dir jemand ungefragt Geld überweist.

Auch der umgekehrte Fall erfordert deine Aufmerksamkeit – also, wenn sich auf deinem Belegstapel Dokumente befinden, zu denen noch keine Transaktion vorliegt. Entweder solltest du im nächsten Monat dringend die offene Rechnung begleichen oder alsbald klären, warum dein Kunde seine Bestellung noch nicht bezahlt hat.

4. Steuern kontrollieren

In Schritt vier dreht sich alles um die Steuern. Wurden alle Abgaben mit dem passenden Steuersatz berechnet und ausgewiesen? Besonderes Augenmerk ist hier bei Auslandsgeschäften vonnöten.

Verlasse dich dabei nicht blind auf die Zahlen, die deine Software automatisiert ausspuckt; insbesondere dann nicht, wenn du mit deinem Business gerade erst startest oder erstmals in ein neues Zielland verkaufst. Wir haben es bereits erwähnt und wiederholen uns gerne: Kontrolle ist gerade bei den Steuern immens wichtig, sonst passieren Fehler und das Finanzamt steigt dir aufs Dach.

5. KPIs prüfen

Abschließend solltest du dir unbedingt angewöhnen, dir Monat für Monat Reports zu deinen wichtigsten KPIs zu ziehen. Dazu gehören nicht nur Zahlen, die deine Liquidität betreffen – also Umsatz, Kosten und Gewinn –, sondern auch all die Werte, die sich indirekt auf die Performance deines Business auswirken.

Stellst du am Ende des Monats etwa fest, dass deine Retourenquote ungewöhnlich hoch war, wird es Zeit für eine Ursachenforschung. Vielleicht musst du deinem Hersteller einmal ordentlich auf die Finger klopfen. Geht deine Conversion Rate dagegen plötzlich durch die Decke, ist es vielleicht an der Zeit, dich bei deiner UX-Designerin mit einem Blumengruß zu bedanken. Vergiss nur nicht, die Quittung für den Strauß ordnungsgemäß abzulegen.

Die besten Tools für die Buchhaltung auf Shopify

Moment mal, da fehlt doch was! Wir können schlecht davon tönen, wie wichtig eine automatisierte Buchhaltung mithilfe von Profitools ist, und dich dann einfach ohne konkrete Vorschläge in die Welt hinausschicken.

Also: In Deutschland kommen prinzipiell zwei Werkzeuge infrage. Beide sind Made in Germany und damit nicht nur GoBD-erprobt und DSGVO-konform, sondern auch so zuverlässig wie ein VW Passat Diesel von 1998. Die Rede ist natürlich von Lexware Office und sevdesk. Willst du wirklich auf eine Buchhaltungssoftware verzichten, dann raten wir dir zumindest zum Dritten im Bunde: der direkten Anbindung deines Shopify Stores an DATEV – der Lieblingssoftware aller Steuerberater:innen; auch wenn Normalsterbliche nicht genau wissen, warum sie das ist. Deine drei Optionen in der Übersicht: Bleibt nur noch ein winziges Problemchen: Wenn du die Tabelle aufmerksam studiert hast, wird dir aufgefallen sein, dass dort steht, dass sowohl Lexware Office als auch sevdesk eine App benötigen, um sie mit Shopify zu verbinden.

Aber genau hier haben wir für dich vorgesorgt. Die entsprechenden Apps gibt es von uns. Ebenfalls Made in Germany, mit dem besten Customer Support und Shopify-Erfahrung seit dem Launch in unseren Gefilden.

Alles nochmal im Schnelldurchlauf

Jetzt weißt du, wie du es besser machen kannst als Tesco: Geschäftskonto eröffnen und Belege sammeln, zum Shop-Launch klären, ob du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, immer nach der GoBD arbeiten, klare Regeln festlegen und die Zahlungsströme mithilfe mehrerer Unterkonten überwachen.

Am besten funktioniert das mit einem Profitool wie sevdesk oder Lexware Office. Danach musst du dir nur noch die wichtigsten Routinen zum Monatsabschluss angewöhnen – denn mit Sorgfalt und Routine kann eigentlich nichts mehr schiefgehen.

Das hat man übrigens auch bei Tesco erkannt. Den britischen Lebensmittler gibt es bis heute und tatsächlich ist die Kette inzwischen der größte Einzelhändler im Königreich. Aus Schaden wird man klug. Oder aus unseren Guides.

FAQ: Häufige Fragen zur E-Commerce-Buchhaltung mit Shopify

Ab wann brauche ich eine professionelle Buchhaltung für meinen Shopify-Shop?

Im Grunde ab dem ersten Verkauf. Auch wenn dein Shop zunächst nur nebenbei läuft, entstehen steuerlich relevante Einnahmen und Ausgaben. Je früher du strukturierte Prozesse und Tools einsetzt, desto leichter lässt sich dein Business später skalieren.

Reicht Excel für die Buchhaltung eines Onlineshops aus?

Für sehr kleine Umsätze mag Excel kurzfristig funktionieren, ist aber nicht skalierbar und fehleranfällig. Spätestens bei mehreren Zahlungsanbietern, Retouren oder Auslandsgeschäften stößt du schnell an Grenzen. Professionelle Buchhaltungssoftware spart dir langfristig Zeit, Geld und Nerven.

Muss ich wirklich ein separates Geschäftskonto eröffnen?

Ja, auf jeden Fall. Ein eigenes Geschäftskonto sorgt für klare Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen und erleichtert sowohl die Buchhaltung als auch die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen erheblich.

Was bedeutet GoBD-konforme Buchhaltung konkret?

GoBD-konform heißt, dass deine digitalen Belege vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden. Nicht jede Cloud-Lösung erfüllt diese Anforderungen. Achte deshalb darauf, dass dein Buchhaltungstool ausdrücklich GoBD-konform ist.

Kann Shopify meine Buchhaltung automatisch erledigen?

Nein, Shopify ist ein Shopsystem, kein Buchhaltungstool. Es liefert zwar wichtige Daten (Bestellungen, Steuern, Reports), diese müssen aber über Apps oder Schnittstellen korrekt in eine Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Welche Buchhaltungssoftware ist für Shopify geeignet?

Für Shopify-Shops haben sich sevdesk und Lexware Office bewährt. Beide sind GoBD-konform, zuverlässig und lassen sich über Schnittstellen mit Shopify verbinden. Wer die Buchhaltung nicht selbst erledigen möchte, sondern die Daten einfach direkt an die Steuerberatung übergeben will, kann alternativ auf eine DATEV-Anbindung setzen.

Muss ich meine Zahlen trotz Automatisierung noch kontrollieren?

Unbedingt. Buchhaltungssoftware nimmt dir viel Arbeit ab, ersetzt aber nicht die Kontrolle. Gerade bei Steuern, Auslandsgeschäften oder neuen Zahlungsarten solltest du die Zahlen regelmäßig prüfen.

Wie oft sollte ich meine Buchhaltung prüfen?

Am besten monatlich. Ein strukturierter Monatsabschluss mit Kontenabstimmung, Steuerprüfung und KPI-Analyse hilft dir, Fehler frühzeitig zu erkennen und dein Business aktiv zu steuern.

Brauche ich zwingend eine Steuerberatung?

Rechtlich nicht immer, praktisch ist das aber sehr zu empfehlen – spätestens bei Wachstum, Internationalisierung oder Bilanzierungspflicht. Eine saubere Buchhaltung erleichtert die Zusammenarbeit dabei enorm und senkt Beratungskosten.

Was ist der größte Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung?

Zu spät anzufangen. Wenn du deine Buchhaltung erst dann ernst nimmt, wenn der Umsatz explodiert, zahlst du den Preis in Form von Stress, Nacharbeit und unnötigen Kosten.