Die Devisen im Griff: Internationale Buchhaltung im E-Commerce

Eine Nerdfrage zum Einstieg: Wovon gibt es wohl mehr? Elemente im Periodensystem oder Währungen auf unserem Planeten? Die kurze und schmerzlose Antwort lautet: Das Periodensystem besteht aus 118 Elementen, anerkannt und gehandelt werden weltweit rund 180 verschiedene Währungen.

Findest du das nicht auch zum Kopfschütteln? Der Kosmos braucht weniger unterschiedliche Bausteine für alles, was existiert, als wir Menschen Zahlungsmittel benutzen, um den internationalen Geldverkehr auf unserer kleinen blauen Kugel zu regeln. Warum machen wir uns die Dinge eigentlich ständig selbst so kompliziert

Apropos: Dieses kleine Zahlenspiel gibt dir bereits einen Vorgeschmack darauf, wie kompliziert internationale Buchhaltung im E-Commerce werden kann. Dieser Beitrag verrät dir die Details. Wir schauen uns an, vor welchen Herausforderungen ein Store steht, sobald die ersten Auslandsverkäufe reinkommen, werfen einen Blick auf die gröbsten Fehler rund um internationale Buchhaltung und zeigen dir vor allem, wie du deine Buchführung bei einer Expansion ins Ausland weiterhin korrekt und effizient hältst.

Disclaimer: Dieser Beitrag ersetzt nicht eine rechtliche Beratung, sondern hat lediglich einen informativen Charakter.

Los geht es aber wie immer mit den Basics und der Frage:

Internationale Buchhaltung im E-Commerce: Was bedeutet das überhaupt?

„Internationale Buchhaltung im E-Commerce bezeichnet die systematische Erfassung, Bewertung und Auswertung aller finanziellen Geschäftsvorfälle eines Onlinehandelsunternehmens über Ländergrenzen hinweg“, sagen die Managementschriften der Hochschule für Wirtschaft in Ludwigshafen.

Also einfach so wie deutsche Buchhaltung? Nur internationaler? Nicht ganz, denn die Bücher eines Unternehmens kannst du dir vorstellen wie eine Art Bauanleitung, anhand derer Finanzexpert:innen ein komplettes Bild des Business erstellen können. Deshalb muss internationale Buchhaltung nicht nur korrekt und gesetzeskonform sein, sondern vor allem vergleichbar.

Aber wieso ist das so problematisch?

Die größten Herausforderungen in der internationalen Buchhaltung – und warum sie ganz schnell verdammt kompliziert wird

Vergleichbar bedeutet, dass alle, die Interesse an deinen Büchern haben, sie lesen und verstehen können. Dazu gehören natürlich du selbst, eventuell deine Steuerberatung, aber auch die Finanzbehörden – womöglich in vielen verschiedenen Ländern.

Und jetzt stell dir vor, die oben erwähnte Bauanleitung ist nicht nur auf Deutsch, sondern auch auf Englisch, Portugiesisch und Swahili. Kommt damit irgendjemand zurecht? Vermutlich nicht. Zu den wichtigsten Bereichen der internationalen Buchhaltung gehören daher:

Währungen

Aktuelle Umrechnungskurse und Abgaben beim Währungstausch müssen immer berücksichtigt werden, sonst lässt sich gar nichts vergleichen oder auslesen. Du hast 100 Billionen Simbabwe-Dollar eingenommen – kannst du dich jetzt zur Ruhe setzen oder dir davon nur die kleine gemischte Tüte am Kiosk leisten? Du willst gar nicht bis Simbabwe? Dann weisen wir dich darauf hin, dass bereits viele unserer direkten Nachbarn, wie Polen, Dänemark oder die Schweiz, eine eigene Währung haben.

Steuersysteme

Besonders wichtig ist hier die länderspezifische Value Added Tax (VAT), bei uns besser bekannt als Mehrwertsteuer. Welche Sätze werden fällig? An wen musst du sie abführen? Und bist du im Zielland überhaupt umsatzsteuerpflichtig?

Rechnungslegung

Wie eine Rechnung auszusehen hat, ist von Land zu Land unterschiedlich. Eine deutsche Rechnung verlangt rund zehn verschiedene Pflichtangaben – vom Rechnungsdatum über die Steuernummer bis hin zum Lieferzeitraum. In den USA schütteln sie über so viel Regulierung nur den Kopf. Wie soll man denn da libertären Heuschreckenkapitalismus betreiben? In der Schweiz geht es nicht ohne QR-Code, in Japan musst du dich für das Qualified Invoice System registrieren.

Rechtsfragen

Die Buchhaltung ist per se keine Rechtsabteilung, aber eng mit ihr verbunden. Denn natürlich geht es hier auch um Steuer- und Zollgesetze, aber auch um sehr spezifische, landesbezogene Regeln. Zum Beispiel, ob der König von Absurdistan eine Sonderabgabe auf den Verkauf von Sonnenbrillen erlassen hat.



Zu internationaler Buchhaltung gehört also deutlich mehr, als einfach unsere heimischen Regeln aufs Ausland anzuwenden. Nicht umsonst gibt es an der IHK qualifizierte Weiterbildungen für den Bereich und große Unternehmen lagern das Thema gerne an externe Dienstleister aus.

Aber keine Panik. Ganz so dramatisch wird es bei dir nicht. Ein durchschnittliches E-Com-Unternehmen beginnt meist moderat und expandiert zunächst in den Schengenraum. Dann folgen weitere europäische Länder und erst zum Schluss das exotische Ausland.

Trotzdem kannst du dir bereits auf den ersten Metern schwere Fehltritte leisten, zum Beispiel …

Bitte unbedingt vermeiden: Internationale Buchhaltung und ihre typischen Fehler

Wenn die ersten Verkäufe aus dem Ausland bei dir eintrudeln oder du damit beginnst, deinen Store auf das internationale Business vorzubereiten, gibt es Fehler, die immer wieder begangen werden. Diese sind:

Konten nicht nach Märkten trennen

Wenn du jeden ausländischen Verkauf auf demselben Konto verbuchst wie deine Inlandsverkäufe, ist das Chaos schnell da. Denn jetzt geht das Gefummel los: Kommt der Verkauf aus Deutschland und wird mit 19 % besteuert, oder stammt er doch aus Österreich und wird mit 20 % fällig? Im Kontext deines Onlineshops werden die Käufe zwar getrennt gelistet, aber eben nicht auf deinem Konto. Und die Steuererklärung nimmt Shopify dir nicht ab.

Konten nicht nach Zahlungsdienstleistern trennen

Wenn du ins Ausland expandierst, nimmt die Anzahl deiner Zahlungsdienstleister schnell massiv zu. Benelux zahlt nun mal am liebsten mit Bancontact und die Schweiz mit Twint. Läuft bei dir alles auf einem Konto zusammen, droht der Verlust der Übersicht: Welcher Umsatz stammt aus welcher Quelle? Wurden die Gebühren korrekt berechnet? Und wie groß sind überhaupt deine Margen?

Nicht für OSS anmelden

OSS – der One-Stop-Shop – ist das Verfahren, mit dem die Umsatzsteuer innerhalb der EU zwar nicht zum Selbstläufer, aber zumindest erheblich einfacher wird. Denn: Sobald du im EU-Ausland mehr als 10.000 € im Jahr umsetzt, wirst du in den Verkaufsländern umsatzsteuerpflichtig.



Du könntest dich jetzt separat beim Fiskus jedes einzelnen Ziellandes melden – oder du überlässt die Sache einfach dem Bundeszentralamt für Steuern. Denn wenn du dich für das OSS-Verfahren angemeldet hast, übernehmen die den Job für dich. Du musst der Behörde nur noch mitteilen, welchen Umsatz du in welchem Land gemacht hast, der Rest erfolgt automatisch. Und wo das Wort schon fällt …

Die Buchhaltung nicht automatisieren

Buchhaltung, insbesondere die internationale Variante, frisst viel Zeit. Rechnungen schreiben, Zahlungen ihren Ein- und Ausgangsbelegen zuordnen, die Umsatzsteuer voranmelden und zum Jahresabschluss alles mit der Einkommensteuererklärung krönen – das wird schnell zum Fulltime-Job. Selbst dann, wenn du dir eine professionelle Steuerberatung leistest. Denn auch dort erwartet man saubere Daten, oder lässt sich die Bereinigung derselben fürstlich bezahlen.

Kurzum: Wenn du deine Buchhaltung manuell erledigst, bleibt kein Platz mehr für die Dinge, die deinen Store nach vorn bringen. Marketing, Kundenpflege, Produktentwicklung, Shop-Optimierung, all das und noch mehr kommt zu kurz, wenn du ständig über deinen Büchern brütest.

Der wichtigste Tipp, um deine Buchführung (auch international) korrekt, gesetzeskonform, vergleichbar und vor allem skalierbar zu halten, lautet also: Automatisiere den Prozess. Und zwar so:

Schritt #1: Nutze eine professionelle Buchhaltungssoftware

Vergiss Excel-Sheets oder gar Zettel und Stift. Wenn du deine internationale Buchhaltung ordentlich aufziehen willst, führt an professioneller Software kein Weg vorbei. Wir empfehlen ein Tool wie Lexware Office – made in Germany, optimiert für den E-Commerce und in der Lage, auch Auslandsgeschäfte vollständig abzubilden. Im Detail hilft Lexware dir bei …

… der Abbildung von Umsatzsteuer-Logiken: Lexware erfasst strukturiert unterschiedliche Umsatzsteuerfälle und trennt sie nach Ländern und Steuersätzen. Dabei ist auch das OSS-System vollständig implementiert.

… der Erfassung von Einnahmen und Zahlungsströmen: Weiterhin kann Lexware Zahlungsströme ihrer Quelle zuordnen – sprich: unterschiedlichen Ländern, Stores oder Zahlungsanbietern. So bleiben die Bücher übersichtlich und aufgeräumt.

… der Integration unterschiedlicher Zahlungsanbieter: Außerdem lässt sich die Software an gängige Payment-Systeme anbinden. Umsätze und Gebühren werden so automatisch synchronisiert, Auszahlungen transparent dargestellt.

… Fremdwährungen und internationale Zahlungen: Bei jeder Transaktion wird zudem die Währung berücksichtigt und zum aktuellen Wechselkurs in die Währung der Buchhaltung umgerechnet. Zahlungsströme lassen sich damit einfacher miteinander vergleichen.

… Rechnungsstellung und -zuordnung: Zusätzlich kann Lexware für jeden Verkauf eine passende Ausgangsrechnung erstellen. Eingangsrechnungen werden erfasst und einer Kontobewegung zugeordnet.

… Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: Zuletzt lässt Lexware sich auch an die Server der DATEV anbinden – der Lieblingssoftware aller Steuerberater:innen. Alternativ können die Steuerprofis aber auch direkt in das Tool eingeladen werden, um sich ihre Daten dort zu ziehen.



Insgesamt erleichtert Lexware die internationale Buchhaltung also, und macht sie übersichtlicher und skalierbar. Zumindest dann, wenn du auch den nächsten Schritt vollziehst:

Schritt #2: Die Buchhaltungssoftware an Shopify anbinden

Auch die beste Buchhaltungssoftware ist nutzlos, wenn du ihr sämtliche Informationen händisch zuschieben musst. Denn das ist nicht nur ineffizient, sondern auch extrem fehleranfällig.

Eine Schnittstelle zwischen Lexware und Shopify ist deshalb unerlässlich, denn nur so werden Verkäufe aus deinem Store automatisiert an deine Buchhaltung weitergegeben und dort verarbeitet.

Das funktioniert zum Beispiel mit einer Software wie dem Lexware Office Connector aus dem Shopify App Store. Konkret bietet dir das Tool:

• die Synchronisierung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen, auch international.
• die sofortige Erfassung von Belegen für alle Steuererklärungen, inklusive Steuern aus dem OSS-System.
• die Synchronisierung von Zahlungen & Gebühren internationaler Zahlungsdienstleister.
• automatische GoBD-Konformität, von der Rechnungsstellung bis zur Aufbewahrungspflicht.
• den Import von älteren Aufträgen für eine optimierte und rechtskonforme Buchhaltung.

In der E-Commerce-Praxis funktioniert das Ganze dann so: Du erstellst einen Account bei Lexware Office und installierst dir den Connector aus dem App Store. Danach verbindest du über dein Shopify Dashboard deinen Shop mit dem Buchhaltungs-Tool. Dafür musst du nur einmalig deine Zugangsdaten eingeben.

Und von da an laufen die Dinge fast von selbst: Lexware erfasst sämtliche Transaktionen auf Shopify – egal, ob sie in Deutschland oder im Ausland stattgefunden haben – erstellt automatisch den passenden Beleg, ordnet ihn einer Kontobewegung zu und verbucht ihn GoBD-konform zum richtigen Steuersatz. Auf Wunsch schickt es die Rechnung außerdem zurück an Shopify, damit dein Store sie per E-Mail an Kundin oder Kunden weiterleiten kann.

Einen Großteil deiner Buchführung hast du damit automatisiert und damit wieder Zeit für alles, was dein Business wachsen lässt.

Internationale Buchhaltung: Das Wichtigste zusammengefasst

Alles noch einmal in drei Sätzen:

1. Internationale Buchhaltung wird schnell komplex, denn verschiedene Steuersätze und Rechnungsformate, unterschiedliche Währungen und zahlreiche Zahlungsanbieter machen die Bücher unübersichtlich und fehleranfällig.
2. Um es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, setzt du am besten auf eine professionelle Buchhaltungssoftware wie Lexware Office, denn die automatisiert einen Großteil der Prozesse und sorgt für eine ordnungsgemäße Buchführung.
3. Um den maximalen Nutzen aus dem Tool zu ziehen, musst du es nur noch mit deinem Shopify Store synchronisieren. Der einfachste Weg dorthin ist der Connector aus dem Shopify App Store.

Alternativ könntest du deinen Shop natürlich auch auf eine Währung umstellen, die seit über 150 Jahren international anerkannt wird: Zigaretten. Die Glimmstängel funktionieren zu Weltwirtschaftskrisen, bei Hyperinflation und sogar in Justizvollzugsanstalten. Blöd nur, dass sie so ungesund sind. Vielleicht ist das doch keine so gute Idee …

FAQ: Internationale Buchhaltung im E-Commerce