E-Rechnung mit Shopify: Was B2B-Händler:innen ab 2027 umsetzen müssen

Falls du zur Generation Prä-Spotify gehörst, kennst du sicher die Tauschbörse LimeWire. Die gibt es tatsächlich noch – spannend ist allerdings nicht die Frage, ob du dir dort weiterhin so leicht einen Virus einhandelst wie Anfang der 2000er, sondern die Tatsache, dass LimeWire die vielleicht dickste Rechnung bekommen hat, die je gestellt wurde: 72 Billionen US-Dollar. Denn große Plattenfirmen wollten für jeden einzelnen Song, der jemals über die Plattform heruntergeladen wurde, abkassieren.

Ob dein eigenes Unternehmen auch mit solchen Summen hantiert, sei einmal dahingestellt. Fakt ist aber, dass sich für dich in Sachen Rechnungen in naher Zukunft einiges ändern wird. Denn laut § 27 Abs. 38 UStG laufen die Übergangsfristen für die E-Rechnung bald ab:

Während inländische Unternehmen bereits seit 2025 in der Lage sein mussten, E-Rechnungen zu empfangen und auszulesen, gilt ab dem 1. Januar 2027, dass jedes Business mit einem Vorjahresgesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro grundsätzlich auch E-Rechnungen ausstellen muss. Ab dem 1. Januar 2028 ist dann endgültig Schluss mit lustig: Dann greift die Ausstellungspflicht auch für alle übrigen Unternehmen, die inländische B2B-Rechnungen stellen.
In diesem Beitrag schauen wir uns die E-Rechnung auf Shopify deshalb genau an: Wie funktioniert das Ganze? Was solltest du bei der Umsetzung beachten? Und wo lauern typische Stolpersteine? Wie immer gilt: Wir informieren nach bestem Wissen, können eine professionelle Rechtsberatung aber nicht ersetzen.

Zunächst ganz kurz für alle, die sich in den letzten zwei Jahren jeglichem Nachrichtenkonsum verweigert haben:

Die E-Rechnung im B2B: Was ist das und für wen gilt sie?

Eine E-Rechnung ist mehr als ein digitaler Beleg mit ein paar Zahlen und einem Firmenlogo. Sie folgt einem festgelegten, strukturierten Format, in dem Rechnungsdaten maschinenlesbar hinterlegt sind. So können Buchhaltungsprogramme sie automatisch verarbeiten. Welche Anforderungen das Format erfüllen muss, regelt die europäische Norm EN 16931.

Dabei betrifft die E-Rechnungspflicht den inländischen B2B-Handel. Sie greift, wenn sowohl der leistende als auch der empfangende Unternehmer in Deutschland ansässig sind und der Umsatz steuerbar ist. Rechnungen an Privatkund:innen (B2C) fallen nicht darunter.

Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen über höchstens 250 Euro brutto sowie Rechnungen von Kleinunternehmern (Vorjahresumsatz höchstens 25.000 Euro, laufender Jahresumsatz höchstens 100.000 Euro), die zwar E-Rechnungen empfangen können müssen, aber keine auszustellen brauchen.

In logischer Konsequenz stellt sich nun die Frage:

Welche Angaben gehören in eine E-Rechnung?

Wie bei jeder Rechnung müssen auch bei der E-Rechnung bestimmte Angaben enthalten sein. Welche das sind, regelt § 14 UStG.

Dort finden sich insbesondere:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens

• Rechnungsdatum

• Eine fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und Art der gelieferten Waren beziehungsweise Umfang und Art der Leistung

• Liefer- oder Leistungsdatum

• Entgelt und Umsatzsteuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen

• Hinweise auf Steuerbefreiungen, falls zutreffend

Je nach Geschäftsvorfall können außerdem weitere Angaben erforderlich sein – zum Beispiel ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge), der Hinweis „Gutschrift“ bei einer entsprechenden Abrechnung oder Angaben zu einer bereits erhaltenen Vorauszahlung.

Außerdem unglaublich wichtig: Sämtliche Pflichtangaben müssen im strukturierten Datenteil – also dem Teil der E-Rechnung, der von Maschinen lesbar ist – enthalten sein. Klingt selbstverständlich, war dem Bundesministerium der Finanzen am 15. Oktober 2025 aber ein Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder wert. Digitalisiertes Deutschland – wir kommen!

Aber apropos digital:

Welche Dateiformate kommen für die E-Rechnung infrage?

Zwei Formate haben sich für die E-Rechnung inzwischen etabliert: die XRechnung und das ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen an eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, unterscheiden sich aber darin, wie sie die Rechnungsdaten bereitstellen:

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Alle Rechnungsdaten liegen also in einer Datei vor, die Buchhaltungsprogramme zwar automatisch auslesen und verarbeiten können, die von Menschen allerdings nicht ohne Weiteres lesbar ist. Das Format spielt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Organisationen eine wichtige Rolle, etwa im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen und Aufträge.

Das ZUGFeRD dagegen kombiniert die strukturierten Rechnungsdaten mit einer PDF-Datei. Die Rechnung lässt sich dadurch wie ein gewöhnlicher Beleg öffnen und lesen, während die eingebetteten XML-Daten die automatische Verarbeitung ermöglichen. Damit eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie mindestens der Version 2.0.1 entsprechen und ein geeignetes Profil verwenden. Die Profile EN 16931 (früher COMFORT), BASIC und EXTENDED erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind dagegen nicht ausreichend.

Für viele Unternehmen dürfte ZUGFeRD im B2B-Alltag also die praktischere Lösung sein: Die Software kann die Rechnungsdaten automatisch verarbeiten, während Menschen den Beleg wie gewohnt als PDF sichten können. Niemand möchte laufend XML-Dateien in ein lesbares Format konvertieren und auch automatisierte Prozesse sollten nicht dazu führen, dass keiner mehr einen Blick auf die Rechnung wirft. Denke an LimeWire! Hätten die damals einfach bezahlt …

Aber wo wir gerade über PDFs sprechen:

Ist ein PDF auch eine E-Rechnung?

Irgendwo sitzt gerade jemand und denkt: „ZUGfeRD-Schmugpferd. Ich schicke meine B2B-Rechnungen einfach weiter als PDF. Die KI kann doch…“ Nein! Zumindest nicht im Sinne der gesetzlichen E-Rechnungspflicht. Denn eine gewöhnliche PDF-Datei ist zwar digital, enthält in der Regel aber keine strukturierten Rechnungsdaten, die sich normgerecht maschinell verarbeiten lassen.

Bei E-Rechnungen geht es darum, ein Format zu erzeugen, das für Maschinen so logisch und strukturiert daherkommt wie eine Postanschrift. PDF-Rechnungen, bei denen zwar der Inhalt genormt ist, aber nicht seine Position auf der Seite, können das nicht leisten. Und spätestens, wenn ein Schlaumeier auf seinen Rechnungen eine Rg.-Nr. (für Rechnungsnummer) und eine Reg.-Nr. (für Registrierungsnummer) aufführt, kommt auch eine schlaue KI ins Taumeln.

Was du zur E-Rechnung sonst noch wissen musst

Du weißt nun, was eine E-Rechnung ist, welche Informationen sie enthalten muss und in welchem Format du sie verschicken solltest. Aber bevor wir zur Umsetzung auf Shopify kommen, wären da noch zwei letzte Kleinigkeiten:

Rechnungskorrekturen und Gutschriften als E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht endet nicht mit der ersten Rechnung. Muss die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden, gilt das grundsätzlich auch für eine spätere Rechnungskorrektur. Aus der Korrektur muss außerdem hervorgehen, auf welche Rechnung sie sich bezieht.

Auch Gutschriften müssen die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Die Pflicht betrifft also mehr als nur die klassische Rechnung nach einer Bestellung.

E-Rechnungen aufbewahren: Fristen und Pflichten

Rechnungen musst du acht Jahre lang aufbewahren. Bei einer E-Rechnung reicht es allerdings nicht, einfach einen Ausdruck abzuheften oder die Datei als PDF zu speichern. Der strukturierte Datenteil muss im Original erhalten bleiben – also abgespeichert beispielsweise im XML-Format. Weiterhin muss er während der gesamten Frist verfügbar und maschinell auswertbar sein.

Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung reicht es grundsätzlich aus, den strukturierten Datenteil aufzubewahren. Enthält der PDF-Teil allerdings zusätzliche steuerlich relevante Informationen, müssen auch diese unverändert erhalten bleiben.

Aber jetzt geht es wirklich an die Umsetzung:

E-Rechnungen auf Shopify mit sevdesk und Lexware Office: Wie es funktioniert

Wie du vermutlich weißt, erstellt Shopify von Haus aus keine normgerechten Rechnungen – auch keine E-Rechnungen. Wo sich B2B-Bestellungen auf eine Handvoll Aufträge im Monat beschränken, werden Zahlungsaufforderungen also oft noch von Hand geschrieben. Hier reicht ein kostenloses Werkzeug wie PDF24, um aus einer PDF-Rechnung eine E-Rechnung zu erzeugen.

Allerdings ist mit diesem Vorgehen in der Realität schnell Schluss. Unternehmen, die ernsthaft im B2B unterwegs sind, nutzen längst professionelle Buchhaltungstools wie sevdesk oder Lexware Office – und beide sind in der Lage, aus Shopify-Daten eine E-Rechnung zu erstellen.

Wichtig: Medienbrüche vermeiden. Wer seine Daten manuell hin- und herschiebt, produziert nicht nur überflüssige Arbeit, sondern auch Fehler. Deutlich besser ist es, wenn du sevdesk bzw. Lexware, über einen Connector in deinen Shopify Store integrierst.

sevdesk

Mit unserer sevdesk-Integration für Shopify überträgst du Bestellungen, Kundendaten und Zahlungsinformationen automatisch an sevdesk. Die App erstellt daraus Rechnungen und Gutschriften und unterstützt dich auch bei der Erstellung von E-Rechnungen nach EU-Norm. Wie du die App einrichtest und damit E-Rechnungen erstellst, zeigen wir dir in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Lexware Office

Du nutzt Lexware Office? Dafür haben wir ebenfalls eine Shopify-Integration entwickelt. Sie überträgt Bestellungen und Zahlungsdaten, erstellt Rechnungen und Gutschriften und unterstützt E-Rechnungen. So landen die Belege ohne manuelle Zwischenschritte in deiner Buchhaltung. Wie die Einrichtung der App funktioniert und was du bei E-Rechnungen beachten solltest, erklären wir dir in unserem How-to für Lexware Office.

Aufgepasst: B2B und B2C in Shopify sauber trennen

Auch mit einer sauberen Integration von sevdesk oder Lexware sind E-Rechnungen auf Shopify noch kein Selbstläufer. Der größte Stolperstein entsteht überall dort, wo nicht nur an Geschäftskundschaft, sondern auch an Privatpersonen verkauft wird.

Hier musst du genau hinschauen, denn nicht jede Bestellung löst dieselben Pflichten aus: B2B benötigt zwingend die E-Rechnung (zumindest in den meisten Fällen und spätestens ab 2028), B2C nicht. Daher gilt:

• B2B-Bestellungen eindeutig kennzeichnen: Nutze dafür geeignete Firmenfelder im Checkout oder – sofern du Shopify B2B einsetzt – die entsprechenden Unternehmensprofile. So lassen sich Geschäftskund:innen samt Firmendaten erfassen, statt sie erst nachträglich anhand einzelner Angaben zu erraten.

• Pflichtangaben strukturiert aufnehmen: Firmenname und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID gehören in dafür vorgesehene Datenfelder. Stehen sie nur im Kommentarfeld, kann die Buchhaltungsintegration sie unter Umständen nicht zuverlässig auslesen.

• Korrekturen und Gutschriften berücksichtigen: Rückerstattungen und Rechnungskorrekturen müssen im Prozess mitgedacht werden. Achte darauf, dass die Integration die entsprechenden Belege korrekt erstellt und überträgt.

Und übrigens: Natürlich darfst du auch Privatkund:innen eine E-Rechnung verschicken. Schlimmstenfalls wundern sie sich, was diese komische XML-Datei im Anhang der E-Mail soll. Verpflichtend ist das im B2C-Geschäft aber in der Regel nicht – und grundsätzlich reicht in diesem Fall das PDF-Format.

E-Rechnungen für Geschäftskund:innen in Europa

Eine Sache fehlt noch, denn B2B ist selten national. Daher:

Verkaufst du über Shopify auch an Geschäftskund:innen im EU-Ausland oder in Drittländern, gelten nicht automatisch dieselben Regeln wie bei B2B-Umsätzen innerhalb Deutschlands. Die deutsche E-Rechnungspflicht bezieht sich grundsätzlich auf inländische B2B-Umsätze.

Für grenzüberschreitende Geschäfte musst du deshalb prüfen, welche Rechnungsanforderungen im jeweiligen Fall gelten. Einige EU-Staaten haben bereits eigene Vorgaben für elektronische Rechnungen eingeführt oder planen entsprechende Systeme.

Mit der Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) will die EU außerdem die Umsatzsteuerregeln modernisieren und die digitale Meldung grenzüberschreitender B2B-Umsätze auf Basis elektronischer Rechnungen voranbringen. Die entsprechenden EU-weiten Meldepflichten sollen ab Juli 2030 greifen.

Wenn du international verkaufst, solltest du deine Buchhaltung deshalb nicht nur auf die deutschen Vorgaben ausrichten. Unsere B2B-Europe-App für Shopify hilft dir, Geschäftskund:innen mit einem eigenen Bestellformular, geprüften Umsatzsteuer-IDs und passenden Nettopreisen in deinem Shop abzubilden. Mehr zum Thema erfährst du außerdem in unserem Beitrag zur internationalen Buchhaltung.

Checkliste: In sechs Schritten zur E-Rechnung mit Shopify

Damit final auch wirklich nichts schiefgeht, bleibt eigentlich nur noch, die Umsetzung Schritt für Schritt und strukturiert anzugehen. Unsere Checkliste hilft dir dabei:

1. Umsatz prüfen: Ermittle deinen Gesamtumsatz im Vorjahr. Davon hängt ab, welche Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen für dich gelten.

2. B2B und B2C unterscheiden: Lege fest, wie Geschäftskund:innen bei der Bestellung erkannt werden und welche Angaben du dafür benötigst.

3. Bestelldaten vervollständigen: Sorge dafür, dass Firmenname, Rechnungsadresse und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID erfasst und an die Buchhaltungssoftware übergeben werden.

4. Buchhaltungslösung auswählen: Prüfe, falls noch nicht vorhanden, ob sevdesk oder Lexware Office zu deinen Anforderungen passt und welche Rechnungsformate du benötigst.

5. Connector einrichten und testen: Verbinde Shopify mit deiner Buchhaltungssoftware und prüfe anhand von Beispielbestellungen, ob Rechnungen, Gutschriften und Korrekturen korrekt erstellt und übertragen werden.

6. Aufbewahrung sicherstellen: Kläre, wo die strukturierten Rechnungsdaten archiviert werden und wie du während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist darauf zugreifen kannst.

Du bist dir noch unsicher, wie du die E-Rechnungspflicht am besten in deinen Shopify-Shop integrierst? Wir unterstützen dich dabei, die passende Lösung für deine Abläufe zu finden und unnötige manuelle Arbeit zu vermeiden. Nicht verzagen, einfach fragen.

E-Rechnungen mit Shopify: Das Wichtigste auf einen Blick

Was nehmen wir also mit? Zunächst, dass die E-Rechnungspflicht auch für Shopify-Händler:innen neue Anforderungen mit sich bringt. Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der zusätzliche Aufwand aber überschaubar halten. Die wichtigsten Punkte dabei sind:

• Fristen beachten: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Ab 2027 sind grundsätzlich Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz betroffen, ab 2028 greift die Pflicht auch für alle anderen Unternehmen, die im Inland B2B-Rechnungen erstellen.

• PDF ist nicht gleich E-Rechnung: Eine gewöhnliche PDF-Datei erfüllt die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nicht automatisch.

• B2B und B2C unterscheiden: Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich inländische B2B-Umsätze. Im B2C-Geschäft besteht diese Pflicht nicht.

• Prozesse automatisieren: Shopify selbst erstellt keine normgerechten E-Rechnungen. Mit einer passenden Buchhaltungslösung wie sevdesk oder Lexware Office und einem Connector kannst du die Rechnungserstellung automatisieren und manuelle Arbeit vermeiden.

• International gesondert prüfen: Bei grenzüberschreitenden Geschäften können andere Vorgaben gelten. Richte deine Prozesse deshalb nicht allein an den deutschen Regeln aus.

Wenn du deine Daten sauber erfasst und Shop, Connector und Buchhaltung sinnvoll miteinander verbindest, wird die E-Rechnung vom Pflichtprojekt also zu einem weitgehend automatisierten Prozess. Ach, und wegen dieser 72 Billionen US-Dollar: Die hat LimeWire bis heute nicht bezahlt. Man einigte sich damals auf einen Vergleich über 105 Millionen US-Dollar. Trotzdem würde uns interessieren, wo eine Plattform, auf der Nerds geklaute Songs, Filme und Software getauscht haben, so viel Geld herbekommen hat …

FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnung mit Shopify