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Voraussetzungen für die Eröffnung eines Onlineshops: Recht, Steuern und Finanzierung

Voraussetzungen für die Eröffnung eines Onlineshops: Recht, Steuern und Finanzierung

Ein erfolgreicher Einstieg in den Onlinehandel bedarf einer guten Vorbereitung. Neben rechtlichen Fragen und den Finanzierungshilfen stehen Steuern und die entsprechende Rechtsform im Vordergrund. Dieser Artikel ersetzt nicht eine rechtliche Beratung, sondern beschreibt Empfehlungen auf Erfahrungsbasis.

In diesem Artikel lernst du:

Die Auswahl der Rechtsform:

  • Gewerbeanmeldung
  • Anmeldung eines Einzelunternehmens
  • Anmeldung einer GbR

Relevante Steuern:

  • Kleinunternehmerregelung
  • USt-Voranmeldung
  • Gewerbesteuer abführen
  • Buchhaltung und Steuerberater

Nützliche Fördermittel:

  • Beratungsförderung
  • Zuschüsse
  • Gründerkredit
  • Crowdfunding

Die Erstellung von Rechtstexten:

  • AGB
  • Impressum
  • Datenschutzbestimmungen
  • Widerrufsbelehrung
  • Rechtliche Hinweise in Bezug auf Produkte

Dieser Artikel bereitet dich mit klaren Handlungsanweisungen auf die Eröffnung des Onlineshops vor so schnell und einfach wie möglich.

Die richtige Rechtsform für den Onlineshop

Die richtige Rechtsform für den Onlineshop - Eshop Guide

Bei der Auswahl der passenden Rechtsform für die Eröffnung deines Onlineshops gibt es folgende Möglichkeiten:

Einzelunternehmen, Eingetragener Kaufmann, GbR, OHG, KG, GmbH, UG, GmbH & Co. KG, Ltd., AG. Doch die beliebtesten für den einfachen und schnellen Start im Ecommerce sind Einzelunternehmen und GbR. Bevor du dich für eine Rechtsform entscheidest, benötigst du einen Gewerbeschein.

Gewerbeanmeldung für den Onlineshop

Da du zunächst klein anfangen willst, um die Risiken so gering wie möglich zu halten und freier testen zu können, brauchst du ein Gewerbe (es sei denn, du bist Freiberufler und verkaufst zum Beispiel deine eigene Fotografie). Dafür schickst du das Formular zur Gewerbeanmeldung an das zuständige Gewerbeamt und bantragst den sogenannten Gewerbeschein. Die Kosten dafür belaufen sich auf ca. 25 Euro, je nach Stadt.

Den Gewerbeschein brauchst du bereits vor der Eröffnung des Onlineshops, zögere es daher nicht hinaus. Zur Anmeldung benötigst du meist lediglich deinen Personalausweis, falls du doch zusätzlich andere Unterlagen brauchen solltest, findest du die Informationen online beim örtlichen Gewerbeamt.

Das Gewerbeamt informiert in der Regel auch das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft so wie die Kammer, dass du mit dem Onlineshop nun gewerblich aktiv bist.

To Do: Fülle das Gewerbeformular aus, übermittle es an das lokale Gewerbeamt und erhalte den Gewerbeschein.

Gewerbeanmeldung ausfüllen für den Onlineshop - Eshop Guide

Einzelunternehmen als Rechtsform für Onlineshops

Das Einzelunternehmen ist die wohl einfachste Rechtsform eines Unternehmens und bei Onlineshopbetreibern äußerst beliebt, da die bürokratischen Hürden vergleichsweise niedrig sind.

Auch ist diese Unternehmensform sehr flexibel, sodass Unternehmensentscheidungen schnell und frei fallen können. Dafür haftest du eben auch mit deinem Privatvermögen für alles, was in deinem Unternehmen geschieht.

Du kannst dein Business anmelden, indem du lediglich das Formular zur Anmeldung eines Unternehmens ausfüllst und samt des Gewerbescheins beim Finanzamt einreichst. Kein Eintrag in irgendeinem Register - nada.

Für deine Buchhaltung und die Steuererklärung reicht in der Regel zunächst eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung, vorausgesetzt der Gewinn bleibt unter 50.000 Euro.

To Do: Formular zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und samt Gewerbeschein an das Finanzamt schicken.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung - Eshop Guide

GbR als Rechtsform für Onlineshops

Hast du mindestens einen Gründungspartner, dann ist das entsprechende Pendant zum Einzelunternehmen die GbR - die Gesellschaft bürgerlichen Rechts.

Beim Finanzamt nimmst du die Anmeldung einer Personengesellschaft vor. Eine Gewerbeanmeldung braucht ebenfalls jeder, der an der GbR beteiligt ist.

Du und deine Partner als Gesellschafter solltet einen Gesellschaftervertrag miteinander abschließen, der festhält, welchen Geschäftszweck ihr verfolgt, wer für was zuständig ist, wie die Austrittsklauseln lauten und wie die Gewinnanteile und Kapitalanlagen verteilt sind.

Zusätzlich braucht ihr für eure GbR eine eigene Steuernummer, die ihr beim örtlichen Finanzamt beantragen könnt.

To Do: Jeder Gesellschafter füllt ein Gewerbeformular aus, anschließend meldet ihr eure GbR beim Finanzamt an, beantragt dort eine Steuernummer und schließt einen Gesellschaftervertrag miteinander ab.

Welche steuerlichen Vorgaben muss ich für die Eröffnung des Onlineshops beachten?

Steuerliche Vorgaben für die Eröffnung eines Onlineshops - Eshop Guide

Hast du dich für die passende Rechtsform deines Unternehmens entschieden, so wird es an der Zeit, dich mit den steuerlichen Vorgaben auseinanderzusetzen.

Kleinunternehmerregelung - ideal für den Ecommerce-Start

Als Selbstständiger kannst du zunächst von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Diese besagt, dass du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst, insofern dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 17.500 Euro beträgt und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht übersteigt.

Verweise in deinen Rechnungen lediglich auf den § 19 Abs.1 UStG: Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du einfach ankreuzen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst. Wenn du merkst, dass du mehr als die genannten Beträge erwirtschaftest, kannst du jederzeit mit einem formlosen Schreiben an das Finanzamt wechseln.

To Do: Kreuze im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst.

USt-Voranmeldung - jetzt schon?

Wenn du als Kleinunternehmer startest, dann bist du zunächst von der USt-Voranmeldung befreit. Alle anderen sind verpflichtet am Ende des Monats oder Quartals eine Voranmeldung zur Umsatzsteuer abzugeben. Diese umfasst die von dir gezahlten Mehrwertsteuerbeiträge, wenn du etwas für dein Unternehmen einkaufst.

Diese Steuer wird auch Vorsteuer genannt, da du sie im Nachhinein vom Finanzamt wiederbekommst. Die Mehrwertsteuerbeträge, die deine Kunden an dich zahlen, musst du an das Finanzamt abführen.

To Do: Behalte die Umsatzsteuer im Kopf, bis du größere Umsätze verbuchst.

Gewerbesteuer - später ein Muss

Die Gewerbesteuer wird auf den Gewerbeertrag deines Unternehmens erhoben. Beachte, dass du als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft (GbR) einen Freibetrag von 24.500 Euro hast. Alle Einkünfte, die unterhalb von diesem Betrag generiert werden, sind gewerbesteuerfrei.

To Do: Merke dir die 24.500 Euro-Freibetragsgrenze für die Gewerbesteuer.

Buchhaltung - Sammeln ist alles

Die wichtigste aller Regeln für die Buchhaltung deine Onlineshops ist: “Keine Buchung ohne Beleg”. Sammle also ganz akribisch alle Belege, die du als Betriebsausgaben geltend machen willst. Das bedeutet:

  • Ausgangsrechnungen: alle Rechnungen, die du deinen Kunden schickst und Geld erhältst
  • Eingangsrechnungen: alle Rechnungen, die du erhältst und zahlst
  • Bankbelege: Kontoauszüge, PayPal-Auszüge, die den Buchungsverlauf zeigen

Sammle diese Belege am besten digital in einer Cloud wie Google Drive. Mit Scan-Apps wie den CamScanner kannst du deine Bankbelege schnell digitalisieren, indem du sie kurz abfotografierst.

To Do: Lege dir bei Google Drive drei Ordner an, in der du alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Bankbelege sammelst. Digitalisiere deine Bankbelege mithilfe von CamScanner.

Die Notwendigkeit eines Steuerberaters

Solange du keine Gewinne über 60.000 Euro (seit 2016 hat sich der Betrag erhöht) verbuchst oder einen Umsatz von über 600.000 Euro erwirtschaftest, dann ist das Finanzamt mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung, in der du einfach deine Einnahmen und Ausgaben schilderst, zufrieden.

Übersteigen deine Einnahmen die oben genannten Beträge, dann wird das Finanzamt eine doppelte Buchführung fordern, für die du einen Steuerberater brauchen wirst. Doch solange es noch nicht der Fall ist, besteht die Notwendigkeit eines Steuerberaters nicht unbedingt.

To Do: Reiche am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Finanzamt ein.

Welche Fördermittel kommen als Starthilfe für die Eröffnung des Onlineshops infrage?

Fördermittel als Starthilfe für die Eröffnung eines Onlineshops - Eshop Guide


Viele Gründer, die ins Ecommerce einsteigen, benötigen eine Starthilfe, weshalb Formate wie
Die Höhle der Löwen auch so beliebt sind unter den Startuppern. Doch nicht jeder will gleich ins Fernsehen, um zu gründen und das muss man auch nicht, denn es gibt für die Anfangsphase durchaus finanzielle und beratende Spritzen.

Beratungsförderung

Bei einer Beratungsförderung handelt es sich um Unternehmens- bzw. Existenzgründungsberater, die angehenden Unternehmern mit Rat und Tat zur Seite stehen. In einem individuellen Gespräch hast du die Chance alle Fragen zur Gründung, dem Businessplan und weiteren Zuschüssen klären zu können.

In vielen Bundesländern sind solche Beratungen von der Industriehandelskammer, kurz IHK, organisiert und können von (angehenden) Gründern kostenfrei oder mit Zuschüssen in Anspruch genommen werden.

To Do: Nutze diesen IHK-Finder, um dein Beratungsgespräch zu vereinbaren.

Fördermittel und Zuschüsse

Wenn du arbeitslos bist, dann kannst du für die ersten 15 Monate deiner Existenzgründung einen Gründungszuschuss beim Arbeitsamt beantragen. Der Zuschuss eignet sich am besten für diejenigen, die mit sehr wenig Kapital starten.

Das Gute ist, du musst den Zuschuss nicht zurückzahlen, doch musst du deinen Sachbearbeiter beim Arbeitsamt von deinem Vorhaben überzeugen, denn es gibt keinen Rechtsanspruch auf den Gründungszuschuss.

Auch hier kannst du dich in einem Termin vorab zur Existenzgründung beraten lassen. Wenn du diese Lösung erwägst, bereite deinen Businessplan und weitere Unterlagen zusammen mit deinem IHK-Berater vor - das verschafft dir einen sicheren Standpunkt vor dem Sachbearbeiter.

To Do: Vereinbare einen Termin für eine Beratung zur Existenzgründung.

Gründerkredit

Bankkredite sind natürlich immer eine Option, wenn du deine Hausbank von deiner Businessidee überzeugen kannst. Die KfW, Kreditanstalt für Wiederaufbau, bietet sogenannte Förderprodukte an, die sowohl über Voll- als auch über Teilfinanzierungen verfügen.

To Do: Wenn du dir nicht sicher bist, welche Förderung für dein Unternehmen am sinnvollsten ist, dann hilft dir dieser Konfigurator zur Findung der passenden Förderung.

Crowdfunding

Eine weitere Förderungsmöglichkeit ist Crowdfunding. Dafür veröffentlichst du deine Businessidee auf einer entsprechenden Plattform mit potenziellen Geldgebern. In Form von Mini-Darlehen kannst du darauf hoffen, dass sich genug Geld für dein Vorhaben sammeln lässt. Deine Mini-Investoren werden in Form einer Gewinnbeteiligung entlohnt.

Die beliebtesten Crowdfunding Plattformen sind Kickstarter, Startnext, VisionBakery, KissKissBankBank, Indiegogo und wemakeit.

To Do: Finanzierungsbedarf feststellen und Förderer sowie die entsprechende Beratung kontaktieren.

Welche rechtlichen Voraussetzungen muss ich beim Eröffnen des Onlineshops beachten?

Rechtliche Voraussetzungen für die Eröffnung eines Onlineshops - Eshop Guide


Bevor du mit der Eröffnung deines Onlineshops loslegst, gibt es einige rechtliche Maßnahmen, die du treffen solltest - wir sind schließlich in Deutschland.

Rechtliche Hinweise in Bezug auf Produkte im Onlineshop

Bestimmte Produkte haben ihre eigenen Regularien, die du beachten solltest, wenn du sie vertreibst. So benötigst du für den Handel mit Lebensmitteln eine Bescheinigung über die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) für Beschäftigte im Lebensmittelbereich, verkaufst du Elektronik, brauchst du einen Batterieentsorgungshinweis für deine Produkte, verkaufst du Antiquitäten, wird ein polizeiliches Führungszeugnis verlangt und bist du im Modegeschäft tätig, musst du die Zusammensetzung deiner Kreationen angeben.

Je nach Produkt unterscheiden sich die gesetzlichen Vorgaben. Informiere dich, ob auch ein dein Produkt bestimmten Regelungen unterliegt, um die du dich kümmern müsstest.

Die IHK Offenbach fasst Informationen über die Produktzulassung und Kennzeichnung zusammen.

To Do: Rechtliche Hinweise für das eigene Produkt prüfen.

Rechtstexte für deinen Onlineshop erstellen

Im Grunde hast du zwei Möglichkeiten mit rechtlichen Fragen umzugehen:

  1. Du kannst dich eigenständig in alles einlesen, nach einiger Zeit merken, dass alle etwas anderes erzählen und ständig neue Paragrafen dazukommen, verwirrt und frustriert sein und an der Lösung verzweifeln.

  2. Mit einem spezialisierten Dienstleister zusammenarbeiten und innerhalb kurzer Zeit alle notwendigen Dokumente korrekt erstellt bekommen.

Natürlich ist die zweite Möglichkeit deutlich reizvoller und deswegen empfehlenswert. Folgende Dienstleister haben sich auf die rechtliche Unterstützung für Onlinehändler spezialisiert:

Einige dieser Dienstleister bieten auch kostenlose Services an, zum Beispiel für die Erstellung von Rechtstexten. Spar dir also Zeit und Nerven und lass dir die relevanten Rechtstexte erstellen.

To Do: Relevante Rechtstexte mit Generatoren anfertigen.

Folgende Rechtstexte muss dein Onlineshop enthalten:

AGB für den Onlineshop erstellen

Allgemeine Geschäftsbedingungen oder kurz AGB beschreiben die Standardregularien für alle Verträge, die über deinen Onlineshop abgewickelt werden. In diesen kannst du alle Bedingungen zur Haftung, Lieferung, Rückgabe, Widerruf etc. bestimmen.

Die Erstellung der AGB für Webseiten ist nicht verpflichtend, ist aber dennoch ratsam. Denn hast du die AGB für dein Unternehmen bereits erstellt, zeigst sie jedoch nicht im Onlineshop, dann gelten sie für diesen auch nicht. Dadurch benachteiligst du dich nur selbst, denn in diesem Fall finden die gesetzlichen Regelungen Geltung, die den Verbraucher deutlich begünstigen.

Vorsicht ist auch bei Muster-Vorlagen geboten, die im Netz zu finden sind, denn nicht jede Vorlage passt auf jedes Geschäftsmodell. Wenn du mit deinem Onlinehandel auf der sicheren Seite sein willst, dann lasse deine AGB mithilfe von Profis erstellen. So zum Beispiel mit dem untenstehenden Generator.

To Do: Erstelle deine AGB mit diesem Generator.

Impressum für den Onlineshop

Wenn Besucher einer Webseite nicht wissen, wer hinter dem Onlineshop steht, dann schauen sie ins Impressum. Und es ist ihr gutes Recht, denn dafür herrscht die Impressumspflicht gemäß § 5 TMG (Telemediengesetz) für alle Online Akteure, die eine Webseite betreiben und diese geschäftlich nutzen. Abgesehen von dieser Pflicht sind persönliche Webseiten wie private Blogs.

To Do: Nutze diesen kostenlosen Generator für die Erstellung deines Impressums.

Datenschutzbestimmungen für den Onlineshop

Was geschieht mit den Daten der Kunden, die bei einem Kaufgeschäft anfallen? Insbesondere mit der neuen DSGVO, die seit Ende Mai ihr Unwesen im Netz treibt, müssen diese Prozesse für den Kunden so transparent wie möglich präsentiert werden.

Informiere deine Kunden, welche Daten du beim Bestellvorgang speicherst, nutzt und an welche Dritten Parteien die Daten weitergegeben werden. Das können zum Beispiel Lieferdienste sein. Auch Tracking Tools wie Google Analytics oder der Facebook Pixel ebenso Bewertungsportale für den Shop und die Produkte sammeln stets Daten, über die du deine Kunden informieren solltest. Im Zweifel informierst du ein mal mehr als weniger.

To Do: Erstelle mit diesem praktischen Generator deine individuelle Datenschutzerklärung.

Widerrufsbelehrung für den Onlineshop

Die Widerrufsbelehrung hat seit Juni 2014 Zuwachs bekommen. Die neuen Bestimmungen besagen, dass wenn du deine Kunden über ihr gesetzliches Widerrufsrecht von 14 Tagen nicht informierst, sich die Frist um ein weiteres Jahr plus zusätzliche zwei Wochen verlängert. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist vom Vertrag ohne die Angabe von Gründen einfach zurücktreten.

Das Musterformular stellt lediglich das Angebot dar, das der Kunde von dir erhält. Der Widerruf gilt ebenfalls als gültig, wenn dieser telefonisch oder per Email eingeht.

To Do: Erstelle deine Widerrufsbelehrung schnell mit diesem Generator.

Fazit

Selbständig werden und ein eigenes Unternehmen in Form eines Onlineshops aufzubauen, ist eine große Aufgabe. Doch ist es nicht so kompliziert wie manch einer denken mag. Folge den To Dos aus dem Artikel und triff Schritt für Schritt die nötigen Vorbereitungen für die Eröffnung deines Webshops.


Hier ist nochmal eine Zusammenfassung deiner To Dos:

  1. Fülle das Gewerbeformular aus, übermittle es an das lokale Gewerbeamt und erhalte den Gewerbeschein.
  2. Fülle das Formular zur steuerlichen Erfassung aus und sende es samt Gewerbeschein an das Finanzamt.
  3. Jeder Gesellschafter füllt ein Gewerbeformular aus, anschließend meldet ihr eure GbR beim Finanzamt an, schließt einen Gesellschaftervertrag miteinander ab und beantragt eine Steuernummer beim örtlichen Finanzamt.
  4. Kreuze im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst. Behalte die Umsatzsteuer im Kopf bis du größere Umsätze verbuchst.
  5. Merke dir die 24.500 Euro-Freibetragsgrenze für die Gewerbesteuer. 
  6. Lege dir bei Google Drive drei Dateien an, in der du alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen und Bankbelege sammelst. Digitalisiere deine Bankbelege mithilfe von CamScanner. 
  7. Reiche am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Finanzamt ein. 
  8. Stelle deinen Finanzierungsbedarf fest und kontaktiere die entsprechenden Berater und Förderer. 
  9. Prüfe rechtliche Hinweisbestimmungen für dein Produkt.
  10. Erstelle deine AGB.
  11. Erstelle dein Impressum.
  12. Erstelle deine Datenschutzerklärung.
  13. Erstelle deine Widerrufsbelehrung.

        Versuche dich von all den Steuern und Bestimmungen, mit denen du dich im Moment noch nicht beschäftigen musst, nicht verrückt machen zu lassen. Starte so einfach wie möglich, dann wird es auch ein erfolgreicher Start.  

        Über die Autorin

        Inara Muradowa ist Shopify SEO Expertin und Corporate Blogger. Neben technischer Suchmaschinenoptimierung ist die Konzeption und das Verfassen von Unternehmensblogs ihre Lieblingsaufgabe.