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So gelingt dir die Inventur zum 31.12. mit Shopify

So gelingt dir die Inventur zum 31.12. mit Shopify

Zum Jahresende steht für Onlinehändler wieder eine zusätzliche Belastung an - die Inventur. Diese fällt meistens in das ohnehin stressige Weihnachtsgeschäft. Da die Inventur für die meisten Kaufleute eine Pflicht ist, führt kein Weg daran vorbei sie durchzuführen.

Wir erklären dir in 9 Schritten, wie du die allgemeinen Grundsätze der Inventur im e-Commerce einhältst und wie du auch als Shopify Nutzer eine Stichtagsinventur durchführen kannst.

Bevor du startest, solltest du deine Inventur sorgfältig planen und die folgenden Inventurgrundsätze beachten:

  • Vollständigkeit – Du musst sämtliche Produkte einzeln aufnehmen und Doppelerfassungen vermeiden.
  • Richtigkeit - Die Produkte identifizierst du durch Zählung nach Art und Menge. Beschädigungen, Mängel und andere bewertungserhebliche Eigenschaften musst du aufnehmen.
  • Einzelerfassung – Jedes Produkt muss erfasst werden. Gegebenenfalls können Bestände durch Wiegen oder Schätzen ermittelt werden, wenn das Zählen unwirtschaftlich ist.
  • Nachprüfbarkeit - Die Vorgehensweise und die Ergebnisse der Inventur müssen aufbewahrt werden.
  • Wirtschaftlichkeit - In begründeten Ausnahmefällen kannst du gegebenenfalls vom Grundsatz der Einzelerfassung absehen.

Für eine Inventur zum 31.12.2019 benötigst du eine Inventuranweisung, eine Inventarliste, Aufnahmezettel, eine Lagerliste und eine Übersicht der Zähltteams.

Schritt 1: Erstelle eine Inventurrichtlinie

Die Inventurrichtlinie bildet die Grundlage für deine Inventur und dokumentiert, dass diese ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Darin legst du den Umfang der Inventur, den Zeitpunkt, die personelle Planung sowie Regeln zur Durchführung und Beendigung der Inventur und zur Aufbewahrung von Unterlagen fest.

Die Inventur muss alle deine Produkte umfassen. Auch die Produkte, die du in fremden Lägern vorhältst. Solltest du keinen Zugang zu dem fremden Lager haben, musst du dir die Durchführung einer ordnungsgemäßen Inventur bestätigen lassen.

Hinsichtlich des Zeitpunktes der Inventur gilt: Die Inventur muss nicht taggenau auf den 31.12.2019 erfolgen. Meist erstreckt sich die Inventur über zwei bis drei Tage.

Während der Inventur sollte das Lager jedoch ruhen. Vor Beginn der Inventur solltest du daher die eingegangen Bestellungen vollständig abarbeiten. Diesbezüglich ausgehende Ware lagerst du in einem abgetrennten Bereich.

Ein Beispiel für eine Inventurrichtlinie haben wir hier für dich zusammengestellt.

Schritt 2: Stelle passende Zählteams zusammen

Es ist ratsam bereits vor Beginn der Inventur als Inventurleiter seine Zählteams zusammenzustellen. Ein Zählteam besteht aus zwei Personen - einem Ansager und einem Aufschreiber. Die Zählteams sollten unterjährig nicht mit der Aufnahme der Läger betraut sein.

Statte deine Teams mit Kugelschreibern und Aufkleber aus. Hilfreich dabei sind farbige Aufkleber. Diese ermöglichen die Kennzeichnung gezählter Produkte mit einer Farbe und die Kennzeichnung von Produkten mit Mängeln mit einer anderen Farbe.

Schritt 3: Drucke dir deine Inventarliste mit Shopify aus

Als Shopify Nutzer kannst du dir ganz einfach deine Inventarliste aus dem Backend ausdrucken. Dazu gehst du in deine „Produkte“ und wählst den Button „Inventar ausdrucken“.

Als Option solltest du auswählen die Produkte von allen Standorten aus zu exportieren.

Klicke anschließend auf „exportieren“.

Die Liste wird im CSV-Format abgelegt und kann über ein Tabellenprogramm wie Excel geöffnet werden.

Schritt 4: Fertige Zählzettel mit der Inventarliste an

Um mit der Inventur fortzufahren, brauchst du sogenannte Zählzettel. Diese sollten das Produkt und den Lagerort beinhalten, nicht aber die Menge. Am besten erstellst du die Zählzettel über einen Serienbrief in einem Dokument. Verteile die Zählzettel vor Beginn der Inventur an die vorher festgelegten Zählteams. Nachfolgend siehst du ein Beispiel für einen Zählzettel:

 

Schritt 5: Starte mit dem Zählen deiner Produkte

Aufschreiber und Zähler sollten die Bestände voneinander getrennt zählen. Kommen beide zu dem gleichen Ergebnis, ist dieses auf dem Zählzettel aufzunehmen und dieser von beiden Personen zu unterschreiben. Im Anschluss markieren die Zählteams die gezählten Produkt mit dem entsprechendem Aufkleber.

Nach dem Ende der Inventur müssen dir die Zählteams die Zählzettel zurückgeben. Kontrolliere, ob du alle ausgegeben Zähllisten auch zurückerhalten hast. Wenn es zu größeren Differenzen gekommen ist, zähle die Bestände selbst noch einmal nach.

Schritt 6: Nehme Differenzen in deinem Shopify Backend auf

Um dem Prinzip der Vollständigkeit gerecht zu werden, solltest du entstandene Differenzen einzelnen in Shopify aufnehmen. Dazu gehst du ebenfalls in „Produkte“ und anschließend „Inventar“.

Wähle aus dem Drop-Down-Menü den entsprechenden Standort aus und gib über „Menge aktualisieren“ den neuen Bestand ein. Klicke anschließend „Hinzufügen“ oder „Einstellen“.

Nachdem du alle Änderungen eingegeben hast, solltest du eine finale Inventarliste ausdrucken.

Schritt 7: Übergib die gesammelten Informationen an deinen Buchhalter

Die vorläufige und finale Inventarliste solltest du an deinen Buchhalter weitergeben. Die Zählzettel, auf denen deine Zählteams Anmerkungen zu möglichen Beschädigungen gemacht haben, sollte der Buchhalter ebenfalls bekommen.

Schritt 8: Hole dir die Bestätigungen von Dritten ein, bei denen du Ware lagerst

Auch, wenn du Ware bei Dritten, wie z.B. einem Fullfillment-Anbieter, lagerst, bleibt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur bei dir als Onlinehändler. In fremden Lägern musst du ebenfalls sicherstellen, dass eine Inventur durchgeführt wurde, bei der die Inventurgrundsätze eingehalten wurden. Bereits bei Beauftragung des Dritten musst du hierfür Informations- und Kontrollrechte vereinbaren.

Stelle bei Lagerung von Waren bei einem Dritten sicher, dass du ihm richtige Daten übergibst, insbesondere hinsichtlich der Bestellungen und Wareneingänge. Hierzu kannst du die Eingangsrechnungen mit den Zugängen des Fullfillment-Anbieters abgleichen und die Inventarliste des Fullfillment-Anbieters kritisch durchsehen.

Der Fullfillment-Anbieter muss bei seiner Inventur sicherstellen, dass die oben dargestellten Inventurgrundsätze eingehalten werden. Er sollte dir daher zum Jahresende bestätigen, dass die Inventur ordnungsgemäß geplant wurde und dass

  • fachkundiges Personal eingesetzt wurde,
  • das Personal über die Inventuranweisung unterrichtet wurde,
  • das Personal unterjährig nicht für die Bestände verantwortlich war,
  • die Zählteams aus mindestens zwei Personen bestanden haben,
  • die Bestände einzeln erfasst wurden,
  • die Bestände vollständig erfasst wurden,
  • Probezählungen bei wesentlichen Abweichungen vorgenommen wurden,
  • beschädigte Ware gesondert erfasst und mitgeteilt wurde und
  • Differenzen ordnungsgemäß erfasst wurden.

Schritt 9: Dokumentiere die Inventur und bewahre die Dokumentation auf

Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit setzt voraus, dass du die Inventurrichtlinie, die vorläufige und finale Inventurliste und die Zählzettel zu deinen Akten nimmst. Als Nachweis für die Inventurdurchführung musst du diese Dokumente mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Fazit

Wenn du deine anstehende Inventur frühzeitig und sorgfältig planst, kannst du diese trotz des Weihnachtsgeschäfts stressfrei und zügig durchführen. Mit der Inventur verschaffst du dir einen wichtigen Überblick über deine Bestände und kannst problemlos für das nächste Jahr planen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation hilft dir außerdem bei späteren Betriebsprüfungen und Nachfragen des Finanzamtes.

Über den Autor:

Wir - die Wirtschaftsprüfungskanzlei WP Burmeister – hat sich auf Unternehmen mit digitalen Geschäftsmodellen spezialisiert. Wir betreuen e-Commerce Unternehmen in den täglichen Fragen der Finanzbuchhaltung, erstellen Jahresabschlüsse und Steuererklärungen und beraten beim Aufbau des internationalen Handels.