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Buchhaltung für Shopify: So läuft deine Buchführung automatisiert

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Über den Autor:

Tim Fabiszewski ist Content-Spezialist bei inara schreibt. Einfallsreiche und einzigartige Texte sind sein Fachgebiet, das er mit seiner SEO-Expertise fließend zu verbinden weiß. Sobald es sonnig wird, geht es auf den Basketball-Court, wo der nächste 3-Punkte Wurf nicht lange auf sich warten lässt.

Stell’ dir vor, du hast es geschafft. Du hast dir - allein oder mit deinem Team zusammen - ein erfolgreiches E-Commerce-Business aufgebaut. Die Kundenzufriedenheit könnte besser nicht sein und natürlich zählt am Ende des Tages daneben auch die Maximierung deiner Umsätze. Die Entwicklung in den letzten Jahren zeigt einen klaren positiven Trend und, kurz gesagt, läuft es gut.

Doch ein Punkt taucht regelmäßig auf, bei dem die Lust auf die Weiterentwicklung deines Unternehmens arg auf der Strecke bleibt. Denn bei genauerem Hinschauen bemerkst du, dass deine Buchhaltung nicht einwandfrei zu sein scheint und dass hier sogar Unordnung herrscht. 

Und es stellt sich logischerweise die Frage: Wie bekomme ich das in den Griff? Wer mag schon Papierkram; egal ob digital oder analog in Bergen auf dem Schreibtisch.

Gibt es eine Lösung für dieses Problem? Ja, es gibt eine! Shopify und viele verschiedene Apps und Integrationsmöglichkeiten erlauben dir, deine Buchhaltung auf das nächste, sprich automatisierte, Level zu bringen. Mit den richtigen Shopify Apps und Anbindungen kannst du die Buchhaltung vereinfachen und so wertvolle Zeit sparen, die du wieder in dein Unternehmen stecken kannst. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du deine Shopify Buchhaltung automatisierst und deinen Shop noch erfolgreicher machen kannst.

Einfache oder doppelte Buchhaltung

Wir gehen an dieser Stelle fest davon aus, dass du weißt, dass die Buchhaltung im Onlinehandel eigentlich der Kern deines Geschäfts ist; oder zumindest ein sehr sehr wichtiger Part des Großen und Ganzen. Hier geht es nicht nur darum, alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens zu erfassen und zu dokumentieren, damit du weißt, wie es um die Finanzen deines Geschäfts steht.

Und wie es so häufig der Fall ist: Es gibt auch hier kleine, aber feine Unterschiede, die du kennen solltest. Möchtest du bspw. von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, dann stellen sich viele der folgenden Herausforderungen erst gar nicht - du musst nur alle Einnahmen und Ausgaben als Brutto-Summen erfassen. Aber wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, kann es schon etwas komplizierter werden. 

Als umsatzsteuerpflichtige:r Einzelunternehmer:in musst du die Netto-Beträge aller Einnahmen und Ausgaben erfassen. Ebenso bist du auch dazu verpflichtet, die eingenommene Umsatzsteuer und die ausgegebene Vorsteuer im Auge zu behalten. Und dann gibt es noch die quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung, die du an das Finanzamt übermitteln musst. Und am Ende des Jahres musst du auch noch deine Einkommenssteuerklärung abgeben, in der alles zusammenläuft.

Hört sich unfassbar trocken und nach einem enormen Aufwand an - wir wissen es selbst nur zu gut. Deshalb lass’ uns darauf schauen, welche Aspekte eine besondere Berücksichtigung vertragen und welche Apps und Buchhaltungssoftware dir effektiv helfen können.

Vorher müssen wir aber eine wichtige Unterscheidung zwischen zwei verschiedenen Buchhaltungssystemen treffen. Zum einen ist das die einfache Buchhaltung und zum anderen die doppelte Buchhaltung. Kurz gesagt, werden bei der einfachen Buchhaltung lediglich Geldein- und -ausgänge inkl. Datum festgehalten. Wohingegen bei der doppelten Buchführung alles gleich zweimal erfasst wird und darüber hinaus auch der Zweck der Verwendung.

Alexa aus unserem Customer Success Team beschreibt die doppelte Buchführung so: “Bei der doppelten Buchhaltung werden nicht nur Ein- und Ausgaben gelistet, sondern auch deren Zweck oder Verwendungsgebiet. Außerdem erlebt man als Unternehmen bessere Kontrolle und zittert nicht vor jeder Rückmeldung des Finanzamts, ob alles glattgegangen ist.”

Im Detail macht sich das unter anderem in den folgenden Bereichen bemerkbar.

Produktkosten und Lagerbestände: wichtig für die Buchhaltung?

Einer der wichtigsten Aspekte der Shopify Buchhaltung ist die Verwaltung von Produktkosten und Lagerkosten und -beständen. Dies hilft dir als Händler:in, den Überblick über deine Gewinn-und-Verlust-Rechnung zu behalten.

Wie zu Beginn erwähnt, werden sämtliche Kostenpunkte deines Unternehmens in der Buchhaltung festgehalten. Auf diese Weise kannst auch du genau berechnen, wie viel Gewinn aus jedem Verkauf generiert wurde und entscheiden, ob es sinnvoll ist, neue Produkte hinzuzufügen oder die Preise ggf. anzupassen.

Rechnungen und Zahlungserinnerungen

Ein weiterer wichtiger Posten sind sämtliche Rechnungen, die du an Kund:innen sendest und die dazugehörigen Zahlungserinnerungen, falls notwendig. Shopify bietet hier über verschiedene Apps und Integrationen mehr als eine Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Außerdem kannst du natürlich Zahlungserinnerungen versenden, um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig eingehen.

Klar, diese Posten dürfen letztendlich niemals fehlen. Wie du Rechnungen auf Shopify erstellst, findest du hier.

Finger mit Ipad

Automatisierte Buchhaltung

Es ist erstaunlich, wie viel man erreichen kann, wenn man die richtigen Tools hat. Mit den zahlreichen Shopify Apps, die es auf dem Markt gibt, kannst du Aufgaben wie den Rechnungsversand, das Erfassen von Buchungen und das Erstellen von Umsatzsteuererklärungen und Gewinn- und Verlustrechnungen automatisieren. 

sevDesk für deinen Shopify Shop

SevDesk ist eines der renommierten allumfassenden Buchhaltungsprogramme, das eine einfache und effiziente Lösung für deine Shopify Buchhaltung bietet. Die cloudbasierte Software ist in der Lage, alle Buchhaltungsprozesse in deinem Shopify Shop automatisch zu erfassen, einschließlich automatischem Versenden von Kundenrechnungen und individueller Rechnungsgestaltung.

Die Automatisierung vieler Arbeitsvorgänge in sevDesk sorgt dafür, dass du Zeit einsparst und mögliche Fehler in der Buchhaltung reduziert werden. Weiterhin ist die Verbindung zwischen deinem sevDesk-Konto und deinem Shopify Shop einfach durch die Installation der App im Shopify App Store herzustellen. Und dank der GoBD-Zertifizierung von sevDesk kannst du deine Shopify Buchhaltung auch GoBD-konform nutzen.

LexOffice und Pathway Solutions

LexOffice und Pathway Solutions sind beide hochwertige Tools für deine Buchhaltung. Während LexOffice GoBD-zertifiziert ist und einfach in Shopify integriert werden kann, ermöglicht es auch, Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchzuführen. Mit LexOffice kannst du nicht nur deine Belege automatisch verbuchen, sondern auch deine Kundenrechnungen automatisch versenden.

[HTML Box: Lies hier mehr über LexOffice: Buchhaltung mit lexOffice]

Pathway Solutions ist ein unverzichtbares Tool für den Datenexport aus deinem Shopify Shop. Es ist besonders hilfreich, wenn du Daten an deine:n Steuerberater:in senden möchtest und DATEV verwendest. Ein weiterer Vorteil von Pathway Solutions ist, dass du mehrere Shopify Shops unter einem gemeinsamen Tarif führen kannst. 

Welche Shopify Buchhaltungs-Apps helfen mir direkt?

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist ein unverzichtbarer Teil des Betriebs eines Shopify Shops, so viel ist klar. Eine Übersicht über Einkommen und Ausgaben und die Verwendung von Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, Finanzen effizient zu verwalten. Die Meinung von Experten zeigt, dass eine Beratung durch einen Steuerberater oder Buchhalter ebenfalls wichtig ist, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Angelegenheiten rechtlich korrekt verwaltet werden. 


Es gibt zusätzlich, neben den sogenannten üblichen Verdächtigen noch eine Reihe von Buchhaltungssoftware-Optionen, die du verwenden kannst, um deine Finanzen zu verwalten. Hier sind einige der Shopify Favoriten, die einen Blick wert sind:

  1. QuickBooks Online: Eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde.
  2. Order Printer Pro: Rechnungen, Packzettel, Rücksendeformulare usw. Hier findest du jede Menge Templates, die dir das Leben deutlich erleichtern.
  3. Sufio: Primär zur Rechnungserstellung verwendet und optimal für die Verwendung von Shops, die eine Vielzahl an täglichen Bestellungen verarbeiten.

Wichtig zu erwähnen: Egal, welche Integration du wählst, um für einen vollständigen Automatismus zu sorgen, ist die korrekte Anwendung, Verbindung und Einrichtung von großer Bedeutung. Alexa meint hierzu: “Genau genommen sind unsere Apps die Integrationen zur Software und erst die ermöglichen einen Automatismus. Die Software an sich ist quasi ein Sammelpunkt. Auch hier wird automatisiert, aber nur für Rechnungen, die bereits existieren. Man braucht im Idealfall also beides”.

Fazit zur digitalen Buchhaltung mit Shopify

Zusammenfassend sagen wir, dass eine Automatisierung deiner Shopify Buchhaltung natürlicherweise viele Vorteile bietet. Die Größe des Shops und die Häufigkeit der Bestellungen sollte bei der Wahl der richtigen Software und der richtigen Unterstützung berücksichtigt werden. Für einen kleinen Shop kann eine einfache App für den automatischen Rechnungsversand ausreichend sein, während für einen größeren Shop eher eine Rundum-Lösung empfohlen wird. 


Letztlich gehört es allerdings immer dazu, bereit zu sein, Arbeitsvorgänge in der Buchhaltung zu optimieren und zu automatisieren, um mehr Zeit für das eigene Unternehmen zu haben und keine böse Überraschung zu erleben, sollte das Thema Buchhaltung mal für längere Zeit keine große Beachtung gefunden haben.


Titelbild von Ibrahim Rafith.

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