In Personalunion: Goldzeit automatisiert FiBu aus Onlineshop und stationärem Handel über einen Kanal

Ringe sind mehr als nur Schmuck, sie sind eines der ältesten menschengemachten Symbole für Identität, Macht und Spiritualität – und vor allem für eine tiefe Verbundenheit. Denn das kleine Band hat keinen Anfang und kein Ende, es kreist einfach immer weiter, und ist genau deshalb seit Jahrtausenden und in unzähligen Kulturen ein Zeichen für Liebe, Zugehörigkeit und Treue.

Eine Hochzeit ohne Ringtausch ist fast nicht vorstellbar. Ganz egal, wie klein oder groß die Feier auch ausfallen mag. Schließlich geht es um eines der größten Versprechen, das zwei Menschen einander geben können – und erst zwei Ringe machen greifbar, was viele noch gar nicht wirklich fassen können: Das mit uns ist für immer.

Allerdings: Die perfekten Ringe finden sich nie in den Schaufenstern der großen Juwelierketten. Wer auf der Suche nach dem eigenen ewigen Band ist, sucht einen echten Goldschmied auf. So, wie Jessica Maier. Gemeinsam mit ihrem Mann Frank betreibt sie im Herzen von Nürnberg die Ringschmiede Goldzeit. Zwischen Ziehbank und Mikroskop entstehen hier Schmuckstücke, die so fein gearbeitet sind, als kämen sie direkt aus den Erzählungen von Tolkien.

Und damit setzen wir zur Landung an und lassen Romantik, Symbolik und Geschichten hinter uns. Denn so wundervoll der Beruf des Goldschmieds auch sein mag – in letzter Instanz ist es ein Business und zu jedem Business gehört (leider) immer auch die Buchhaltung.

In unserer Case Study erfährst du, warum die Finanzbuchhaltung (kurz: FiBu) für Jessica und Goldzeit trotzdem nur eine Nebenrolle spielt: Wie gelingt automatisierte Buchhaltung zwischen Onlineshop und dem Lädchen in der City? Was hat Lexware damit zu tun und wie kommt die App von Eshop Guide ins Spiel?

Goldzeit automatisiert seine FiBu aus Onlineshop und physischem Store mit der Lexware Office App von Eshop Guide

Am besten, wir beginnen am Anfang:

Von der Innenstadt ins Netz: Das ist Goldzeit

Finanzbuchhaltung bei Goldzeit: Von Anfang an bei Lexware

Bereits vor dem Sprung ins Netz lief die Buchhaltung für Goldzeit digital; das Tool der Wahl hieß von Anfang an Lexware Office. Überzeugt haben Jessica dabei zum einen die intuitive Benutzerführung und zum anderen das günstige Abomodell. In ihren Worten:

„In Lexware finden sich auch Menschen zurecht, die keine gelernten Bürokaufleute sind. Alles funktioniert so, wie man es erwartet; eine lange Einarbeitungsphase ist nicht notwendig. Außerdem geht man mit den monatlichen Abozahlungen kein großes Risiko ein. Zuvor hatte ich mir einige andere Tools angesehen, die auch teure Lebenszeitmodelle angeboten haben. Einer der Hersteller ist dann prompt pleitegegangen, das Geld wäre weg gewesen. Bei Lexware zahlen wir jeden Monat nur ein paar Euro und können jederzeit problemlos wechseln.“

Mit Lexware Office verwalten Jessica und Frank vor allem das Rechnungswesen. Zahlungsaufforderungen werden ausschließlich im Tool erstellt und viele, sonst oft fehleranfällige, Eingaben werden automatisch durch die Software übernommen, etwa die fortlaufende Rechnungsnummer, der Steueranteil oder einfach das aktuelle Datum.

Go digital: Wie Goldzeit auch seinen Shopify Store an Lexware Office angebunden hat

Als dann der Onlinestore dazukam, war für Jessica sofort klar: Auch diesen Kanal müssen wir an Lexware Office anbinden, sonst gibt es Chaos. Deshalb stand dieses To-do auch ganz groß im Pflichtenheft der Agentur, die den Goldzeit-Store aufgebaut hat.

Um wen es sich dabei gehandelt hat, können wir dir nicht verraten. Allerdings sind wir uns ziemlich sicher, dass es sich um echte Profis gehandelt haben muss. Denn zum Thema Shopify-Lexware-Verknüpfung bekam Jessica diese Antwort: „Da gibt’s ne App für. Von Eshop Guide. Alles andere ist Murks.“

Tatsächlich! Unsere App integriert jeden beliebigen Shopify Store ganz einfach in das System von Lexware. Einmal verbunden, können Daten zwischen Onlineshop und Buchhaltungstool problemlos hin und her fließen. Ohne unseren Konnektor wäre eine direkte Kommunikation zwischen den Plattformen nicht möglich, Daten müssten händisch übertragen werden, jeder Automatisierungsvorteil wäre dahin. Mit der App dagegen bekommst du:

• die vollständige Synchronisation aller Belege zwischen Shopify und Lexware Office, zum Beispiel von Rechnungen, Gutschriften oder Stornierungen.

• die Erfassung aller steuerrelevanten Daten in Echtzeit; auch im DATEV-kompatiblen Format.

• die automatische Synchronisation zwischen allen Zahlungskanälen; etwa zwischen Onlineshop und physischem Laden.

• die Speicherung aller Belege nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

• auf Wunsch außerdem den Import älterer Aufträge

Die Lexware-App bei Goldzeit: Einsatz und Funktionen

Seit der Eröffnung des Onlineshops nutzt Goldzeit die App. Im Detail sieht das so aus:

Installation und Ersteinrichtung

Schwierigkeiten scheint die Agentur, die den Shop aufgesetzt hat, bei der Installation unserer App nicht gehabt zu haben. Zumindest tauchen in unseren Protokollen keine verzweifelten Anrufe aus dem Raum Nürnberg im infrage kommenden Zeitraum auf. Aber im Ernst: Die Installation der App wird regelmäßig auch von Laien durchgeführt, ohne dass es dabei zu Schwierigkeiten kommt. Eine Agentur hat also garantiert keine Probleme. Und falls doch, dann suchst du dir am besten schnell eine andere.

Genutzte Funktionen

Automatischer Datentransfer & automatisierte Rechnungserstellung

Sobald Kund:innen über den Shopify Store von Goldzeit eine Bestellung aufgeben, kommen die Dinge ins Rollen. Denn jetzt wird der Vorgang nicht nur Shopify-intern gebucht, sondern auch an Lexware Office weitergegeben.

Aus sämtlichen Informationen der Bestellung – also zum Beispiel, was gekauft wurde, wer gekauft hat und natürlich dem Preis – erstellt Lexware Office nun automatisch die Rechnung. Diese wird anschließend nicht nur buchhaltungskonform abgelegt, sondern auch zurück übergeben an Shopify. Aus dem Store geht sie ganz zum Schluss an die Käuferin oder den Käufer, denn das Übersenden einer Rechnung ist im B2C zwar nicht verpflichtend, dafür aber extrem professionell.

„Die Bedienung der App in Lexware Office ist total intuitiv. Zum Beispiel kann ich ohne großen Aufwand den Text einer Rechnung personalisieren oder zusätzliche Informationen ergänzen.“ - Jessica Maier, Goldschmiedin und Inhaberin von Goldzeit

Also: Zahlungseingang belegt und verbucht, Kaufende informiert. Das alles geschieht entweder in Sekundenschnelle oder – so gewünscht – mit ein paar Stunden Puffer. Etwa, um eine Rechnung noch mit einer persönlichen Botschaft versehen zu können: „Liebe Inge, lieber Kurt, vielen Dank für euer Vertrauen und das nette Gespräch. Wir wünschen euch beiden eine unvergessliche Hochzeit“, oder so ähnlich.

Synchronisation zwischen Onlinestore und stationärem Handel

Rechnungen über Verkäufe vor Ort erstellen Jessica und Frank immer noch händisch über ihr Kassensystem. Kollisionen mit Verkäufen aus dem Onlineshop sind dabei allerdings ausgeschlossen. Denn in Kombination mit unserer App werden Webstore und der physische Laden in Echtzeit miteinander synchronisiert. Selbst, wenn während eines Verkaufsgesprächs im Laden drei Bestellungen über den Onlineshop stattfinden sollten: Wenn Jessi oder Frank ihre eigene Rechnung erstellen, ist die Rechnungsnummer aktuell und fortlaufend.

„Die automatisierte Buchhaltung lässt uns so viel mehr Zeit für unsere eigentliche Arbeit. Kund:innen beraten, neue Designs entwickeln und natürlich das Schmieden selbst.“ - Jessica Maier, Goldschmiedin und Inhaberin von Goldzeit

Trotzdem lassen sich Verkäufe immer ihrer Quelle zuordnen. Falls die beiden also noch Goldzeit II in Herzogenaurach eröffnen oder einen zweiten Store für die Schweiz ins Netz stellen, bleiben die Bücher trotzdem übersichtlich und sauber sortiert.

Der Eshop Guide Support

Um ganz ehrlich zu sein: Unseren Support mussten weder Team Goldzeit noch ihre Agentur bislang in Anspruch nehmen. Allerdings ist auch dieser Umstand eine Erwähnung wert. Denn das bedeutet, dass unsere App seit vier Jahren ihren Dienst verrichtet, ohne auch nur einmal auffällig geworden zu sein. Sie hat jedes Update mitgemacht, egal ob aufseiten von Shopify oder Lexware Office, und funktioniert einfach.

„In den vier Jahren, in denen wir die App nutzen, kam es nicht einmal zu Problemen oder Ausfällen. Es läuft einfach.“ - Jessica Maier, Goldschmiedin und Inhaberin von Goldzeit

Klar, dafür mussten wir hinter den Kulissen öfter tätig werden, aber davon haben Jessica und Frank nichts mitbekommen. Und sollten sie doch einmal Hilfe benötigen, sind wir da. Persönlich, direkt und ganz ohne dumme KI oder nervigen Chatbot.

Problemfelder

Wie bei einem Text gibt es auch bei Software immer noch ein bisschen Luft nach oben. So auch bei unserer App und ihrem Einsatz bei Goldzeit:

Zu viele Varianten für Shopify

Dass Eheringe etwas ganz Individuelles sind, haben wir ja bereits erwähnt. Allerdings gilt dieser Umstand nicht nur für das Design des Schmuckstücks, sondern auch für seine digitale Darstellung in Shopify:

Ein Ring besteht im Goldzeit-Store aus einem von fünf Materialien und besitzt einen von drei unterschiedlichen Edelsteinen. Macht pro Modell 15 Varianten. Allerdings kommen dann noch die Gravur in 13 verschiedenen Schriftarten und vor allem die Ringgröße hinzu. Und da ein Ring nicht nur halbwegs, sondern immer perfekt passen muss, gibt es davon 61 Stück.

Macht also mehrere Hundert Varianten pro Ring. Viel zu viele für Shopify Basic. Um sie trotzdem alle darstellen zu können, nutzen Jessi und Frank eine weitere App: den Product Personalizer. Der allerdings besitzt keine Schnittstelle zu Lexware Office und kann auch nicht mit unserer App kommunizieren.

In der Praxis bedeutet dieser Umstand leider, dass sowohl die Ringgröße als auch die gewünschte Gravur auf jeder Rechnung händisch ergänzt werden müssen. Allerdings ist das kein großer Beinbruch, denn weder der Schriftzug noch die Größe haben Einfluss auf den Preis des Rings. Beide Informationen dienen vielmehr der Referenz, sowohl aufseiten der Kund:innen als auch aufseiten Goldzeits.

Nadelöhr Steuerberatung

Außerdem ist der Steuerberater von Goldzeit bislang nicht so richtig im digitalen Zeitalter angekommen. Soll heißen: Er nutzt kein Lexware Office; Jessica und Frank müssen die Belege am Monatsende selbst herunterladen, zippen und per Mail verschicken.

Das ist ein wenig lästig und ließe sich natürlich auch automatisieren, doch mal Hand aufs Herz: So langsam ist der Generationenwechsel wirklich abgeschlossen und spätestens ab Generation Y wird die Welt vollständig digital. Nur unsere Behörden – und offensichtlich eine Handvoll Steuerberater:innen – haben das noch nicht mitbekommen. Vielleicht sollte sich hier doch mal die andere Seite bewegen? ;)

FiBu digital: Goldene Zeiten für Goldzeit

Die Vorteile gleichen die kleinen Nachteile also mehr als aus. Falls du sie schon wieder vergessen haben solltest, fassen wir sie gerne noch einmal für dich zusammen:

• Bei Goldzeit läuft die Finanzbuchhaltung vollständig auf Lexware.

• Rechnungen werden automatisch erstellt, gebucht und verschickt.

• Dabei spielt es keine Rolle, ob Waren vor Ort oder über den Shopify Shop verkauft werden.

• Denn das perfekte Zusammenspiel zwischen Lexware Office und Shopify sorgt die Eshop Guide App.

Falls du deine FiBu auch automatisieren willst, solltest du damit am besten gleich starten; rät übrigens auch Jessica: „Wer die Buchhaltung vor sich herschiebt, tut sich damit wirklich keinen Gefallen. Spätestens zum Jahresende kommt die Quittung. Deshalb lautet mein Tipp an alle Händler:innen: Automatisiert eure FiBu von Anfang an, denn das spart Zeit, Stress und unzählige Nerven.“

Sollte dir Lexware Office dabei nicht schmecken, gibt es übrigens auch eine andere entsprechende App für sevdesk von uns. Und sollte dir unser Einstieg in den Beitrag viel zu romantisch gewesen sein, dann kannst du trotzdem bei Goldzeit vorbeischauen. Beim Stöbern haben wir dort nämlich etwas echt Krasses entdeckt: Einen Ice Tigers-Kettenanhänger. Natürlich handgefertigt und total metal! Ob Jessi und Frank so was wohl auch für die Eisadler schmieden würden?