Installier dir freie Zeit: Shopify-Automatisierung mit Apps

Vermutlich hat dir in der Schule auch jemand die Sache mit der industriellen Revolution beigebracht: Dampfmaschine, Eisenbahn, Fabriken, Kapitalismus. Aber wusstest du, dass die Geschichtswissenschaft nicht nur eine Industrielle Revolution kennt, sondern mindestens drei? Nach der Dampfmaschine kam Henry Ford mit seinen Fließbändern und stellte das Prinzip Arbeit gehörig auf den Kopf. Dann passierte lange nichts, bis sich in den 1970ern die IT in Unternehmen und Haushalte schlich und immer mehr Tätigkeiten automatisierte. Inzwischen haben wir uns daran gewöhnt, dass PCs uns den Großteil unserer Arbeit abnehmen. Gleichzeitig allerdings bleibt viel Automatisierungspotenzial aus Unwissenheit oder reiner Gewohnheit allerorten ungenutzt liegen. Damit du und dein Shopify-Shop dieses Schicksal nicht teilt, werfen wir in diesem Beitrag einen Blick auf Shopify-Apps für die Automatisierung. Welche gibt es, welche sind sinnvoll und wo existieren Alternativen? Let’s get cracking!

Für Technophobe: Warum den Shopify-Shop überhaupt automatisieren?

Wette, dass irgendjemand gerade in nölendem Tonfall denkt: „Pah, Automatisierung! Wer braucht das schon? Ging doch bislang auch ohne.“ Solltest du so einer Person begegnen, dann kannst du ihr wie folgt antworten:

1. Automatisierung spart Zeit

Zeit ist so ziemlich die wertvollste Ressource, die ein Unternehmen hat. Denn mit ausreichend viel Zeit lässt sich jedes Problem lösen. Jede Minute, die du nicht in Routineaufgaben investieren musst, kannst du produktiv nutzen, um dein Business weiter nach vorn zu bringen.

2. Automatisierung vermeidet Fehler

Immer wiederkehrende Aufgaben erweisen sich vor allem deshalb als tückisch, da sie so fehleranfällig sind. Das mag daran liegen, dass sie furchtbar langweilig sind oder wir bei ihrer Ausführung einfach ein wenig zu selbstsicher werden. Einer Maschine sind Langeweile und Überheblichkeit fremd.

3. Automatisierung spart Geld

Unternehmen im Wachstum sehen sich nicht nur mit immer mehr, sondern auch mit immer neuen Aufgaben konfrontiert. Neue Mitarbeitende sprengen allerdings meist den Finanzrahmen eines aufstrebenden Unternehmens. Eine clevere Automatisierung kann dieses Dilemma oft kompensieren. Also: Automatisierung ist extrem sinnvoll, denn sie kann einem kleinen Store dabei helfen, ein großer Store zu werden. Da stellt sich doch direkt die Frage: Was genau lässt sich auf Shopify automatisieren?  

Was, wer und wie: Automatisierungs-Apps für Shopify

Die Antwort lautet: Eigentlich alles. Wenn du es wirklich auf die Spitze treiben willst, könntest du einen Shop auf die Beine stellen, in dem du wirklich gar nichts mehr tun musst. Die Ware wird automatisch nachbestellt, der E-Mail-Verkehr erledigt sich von selbst, die Kund:innen berät eine KI. Allerdings wäre das furchtbar unpersönlich, ziemlich realitätsfern und ohnehin nur etwas für seelenlose Shops. Werfen wir daher lieber einen Blick auf die vier wichtigsten Kernaufgaben, die jeder menschengeführte Store automatisieren kann und sollte.

#1: Bestell- und Lagerverwaltung

Shopify bietet von Haus aus bereits eine eigene Inventarverwaltung an, die deine Lagerbestände überwacht und dich informiert, wenn ein Artikel auszugehen droht. Besser wäre es allerdings, wenn die Mail mit der Nachbestellung automatisch verschickt würde. Denn solltest du trotz Warnung vergessen, neue Ware zu ordern, wird es schnell unangenehm. Für den B2C-Bereich realisiert das zum Beispiel Tightly Smart Inventory. Im B2B-Sektor ist dagegen das Qoblex Inventory Management einen Blick wert. Zahlreiche externe Fulfillment-Tools und ERPs, die sich über einen Connector aus dem Shopify App Store an deinen Shop anbinden lassen, bieten die automatische Nachbestellung ebenfalls an.

#2: Kundenkommunikation & Marketing

Klar, auf die E-Mail mit der bitterbösen Beschwerde antwortest du am besten selbst. Deiner gesamten Kundschaft einen persönlichen Newsletter zu schreiben, sprengt allerdings schnell die Grenzen des Machbaren. Hier ist eine Automatisierung sinnvoll. Zwei bewährte Shopify Apps dafür sind Mailchimp und Klaviyo. Beide Tools erlauben dir automatisierte, zielgruppengesteuerte Marketingkampagnen: Dein Kundenstamm lässt sich segmentieren, deine Werbebotschaft genau anpassen – Herren sehen Herrenschuhe, Damen sehen Damenschuhe.  Auch individuelle Botschaften lassen sich automatisch absetzen, zum Beispiel zeitgesteuert: Sechs Wochen nach einem Kauf erhält eine Kundin ein Angebot mit nützlichem Zubehör für sein Produkt.

#3: Rechnungsstellung & Buchhaltung

Rechnungen sind nicht immer Pflicht, aber für eine aufgeräumte Buchhaltung oft sinnvoll. Sowieso werden Belegesammeln, Bücherführen und die Vorbereitung der Steuererklärung schnell zum Fulltime-Job, für den du besser einen Profi engagierst oder ihn der Maschine überlässt. Da Buchhaltung ein äußerst komplexes Thema ist, lautet unsere Empfehlung dabei ganz klar: Setze auf eine externe Profisoftware, die auch Auslandsrechnungen beherrscht, mit der DATEV kommunizieren kann und mit deinem Store skaliert.  Die großen Drei in diesem Bereich sind sevdesk, Lexware Office und Billbee. Unser Link führt dich jeweils zu einem Connector im Shopify App Store, der die Buchhaltungssoftware nahtlos in deinen Store integriert. 

#4 Retouren & Kundenservice

Retouren sind für viele Verbraucher:innen der größte Pain Point im Onlinehandel. Wenn sie etwas umtauschen wollen, sollte das daher möglichst einfach und umstandslos klappen. Guter Kundenservice funktioniert wiederum am besten persönlich. Bei Standardfragen kann ein Chatbot dich allerdings ordentlich entlasten. Um eine Retoure so perfekt wie möglich abzuwickeln, möchten wir dir ein dediziertes Retourenportal ans Herz legen, das du in deinen Store integrierst. So wird der Vorgang nicht nur maximal automatisiert, vor allem ist er auch im Self Service möglich, denn niemand möchte für einen Umtausch bei einer Hotline anrufen. Ein guter Kandidat für einen solchen Dienst ist Returnista. Zum Thema Chatbots Folgendes: KI ist momentan die neue Golden Goose und etliche halbseidene Tech-Bros versuchen, mit unausgegorenen Apps an das hart verdiente Geld ehrlicher Händler:innen zu kommen. Achte daher gut darauf, was du dir installierst.  Unser Tipp: Willdesk von Channelwill.

Noch mehr Auswahl: So findest du die besten Automatisierungs-Apps bei Shopify

Natürlich kratzt unsere Auswahl an Shopify Apps nur an der Oberfläche deiner Möglichkeiten. Im Shopify App Store findest du oft dutzende, wenn nicht hunderte Alternativen. Für welche du dich entscheiden solltest? Beachte folgende Kriterien:

• Viele authentische Bewertungen: Zahlreiche Bewertungen sind meist ein gutes Zeichen. Aber aufgepasst: Bewertungen kann man auch kaufen. Achte deshalb darauf, über welchen Zeitraum die Reviews eingegangen sind – eine App, die erst seit einer Woche am Markt ist, hat keine 500 Bewertungen.
• Ein kostenloser Test: Wer von seinem Produkt überzeugt ist, lässt es dich kostenlos ausprobieren. Apps, für die du zahlen musst, ohne sie auch nur testen zu können, sind raus.

• Nicht das einzige Projekt des Herstellers: Ebenfalls ein guter Indikator für eine hochwertige App ist, ob es noch mehr Produkte vom selben Anbieter gibt. One-Trick-Ponies sind oft ein wenig dubios.

Dennoch Obacht: All unsere Tipps sind keine in Stein gemeißelten Gesetze. Natürlich hat ein Unternehmen wie Billbee nur eine App im Store, nämlich seinen eigenen Connector. Und jede Softwareschmiede fängt mal klein an. Manchmal ist die App mit drei Bewertungen von einem unbekannten Hersteller einfach ein kleiner Geheimtipp, der sich erst noch etablieren muss.

Shopify Flow: Es geht auch ohne Shopify App

Falls du lieber kein Geld in Drittanbietersoftware investieren möchtest, existiert eine weitere Möglichkeit, mit der sich zahlreiche Anwendungsfälle auf Shopify automatisieren lassen: Shopify Flow. Das Tool steht dir in allen Shopify-Plänen zur Verfügung und erlaubt dir, über ein grafisches Interface Bedingungen zu definieren, die wiederum Reaktionen deines Shops auslösen. Als Beispiel: Ein Kunde kauft deinen megamäßig coolen Staubsauger mit Wischfunktion. Das ist unsere Bedingung. Als Reaktion verpasst Flow ihm nun zunächst den Tag: Hat megamäßig coolen Staubsauger mit Wischfunktion gekauft. Außerdem definierst du noch eine zweite, zeitbasierte Reaktion: Alle Kund:innen, die oben genannten Tag besitzen, und ihren Einkauf nicht zurückgegeben haben, erhalten sechs Wochen nach Kauf eine E-Mail mit einem Inhalt à la: „Wusstest du, dass du mit unserem megamäßig coolen Staubsauger auch Polster reinigen kannst? Du brauchst nur den richtigen Aufsatz. Jetzt für dich günstig im Shop!“ Das ist Cross-Selling in automatisch, außerdem guter Kundenservice und nur eine von vielen Möglichkeiten mit Shopify Flow. Solch einfachen Anwendungsfälle kannst du ganz ohne Programmierung selbst zusammenbauen. Vollständig unerwähnt möchten wir allerdings nicht lassen, dass Shopify Flow im letzten Jahr ordentlich aufgebohrt wurde und jetzt auch wirklich komplexe Use Cases abdecken kann. Ohne IT-Kenntnisse geht es dann aber nicht mehr.

Ein Hinweis: Was bei der Automatisierung oft schiefgeht

Bevor du jetzt losziehst und deinen gesamten Shopify Shop mithilfe von Apps automatisierst, möchten wir dir eine goldene IT-Regel mit auf den Weg geben: Vergiss niemals, deine Automatisierungsfunktionen vor dem Livegang ausgiebig zu testen. Große Softwareunternehmen haben nicht umsonst ganze Abteilungen, die sich mit nichts anderem als Bugfixing beschäftigen. Und während Microsoft groß genug ist, um ein paar hundert neue Linux-User mit einem Achselzucken abzutun, kannst du dir so viel Chuzpe wahrscheinlich nicht erlauben. Setze deshalb immer eine Testinstanz deines Stores auf und lass die Apps dort probelaufen. Versuche bei deinen Tests auch außergewöhnliche Use Cases zu berücksichtigen und lass ruhig mal jemanden an den Rechner, der von Tuten und Blasen keine Ahnung hat. Oft ist die unbedarfte Seniorin mit null IT-Erfahrung die beste Betatesterin.

Automatisierung in Shopify: Und jetzt kommst du

TL;DR: Shopify Apps erlauben dir, viele Aufgaben in deinem Shopify Store zu automatisieren. Das spart neben Zeit oft Geld und vermeidet Fehler. Als Alternative steht dir der Weg über Shopify Flow offen. Bleibt die Frage, ob sich eine Automatisierung immer lohnt. Darauf allerdings kennt niemand eine Antwort. Es gibt ITler, die einen ganzen Arbeitstag in die Automatisierung eines Fünfminutenvorgangs investieren. Denn wenn er sich nur 96-mal wiederholen sollte, haben sie Zeit gespart. Und es gibt Menschen, die immer noch Landkarten aus Papier benutzen, weil sie dem Navi nicht trauen. Das alles ist in etwa so müßig wie die Diskussion, ob es bereits eine vierte industrielle Revolution gegeben hat. Aber das ist eine ganz andere Geschichte.