Mithilfe von Shopify Flow lassen sich eine Vielzahl der Aufgaben, die Tag für Tag in einem Shopify Shop anfallen, ganz einfach automatisieren. Lange Zeit gehörte die App zu den wichtigsten Verkaufsargumenten des Profitarifs Shopify Plus. In anderen Plänen hatten Nutzer:innen keinen Zugriff.

Doch seit dem 26. Juli 2023 ist das anders. Flow gehört nun bereits ab dem günstigen Basic Plan zum Funktionsumfang von Shopify. Für KMU eröffnet sich damit ein ganzes Feld neuer Möglichkeiten.

Wie Shopify Flow funktioniert und warum bereits kleine Händler:innen viel von der App haben, verraten wir dir in diesem Beitrag.

Wir stellen vor: Das ist Shopify Flow

Bei Shopify Flow handelt es sich um einen sogenannten Workflow-Builder. Einmal installiert, integriert sich die App in dein Shopify Dashboard und erlaubt es dir, zahlreiche Aufgaben, die dir im Tagesgeschäft als Onlinehändler:in immer wieder begegnen, zu automatisieren.

Dazu nutzt Flow eine grafische Benutzeroberfläche, die in ihrem Aufbau stark an ein Ablaufdiagramm (die coolen Kids sagen Flowchart dazu) erinnert. Code musst du für die Arbeit mit Shopify Flow also nicht schreiben.

Jeder erstellte Prozess folgt dabei der Logik einer Wenn-Dann-Bedingung: WENN ein bestimmter Zustand eintritt, DANN führe den folgenden Befehl aus. Möchtest du wie ein Profi klingen, darfst du aber auch gerne if-Anweisung sagen.

Lesetipp: Noch nicht bei Shopify? Hier findest du alle Informationen für eine erfolgreiche Migration.

Small Business: Darum ist Shopify Flow auch für kleine Händler:innen interessant

Dass Flow über lange Zeit nur im Profiplan Shopify Plus zur Verfügung stand, beruhte wahrscheinlich auf der irrigen Annahme, dass nur große Unternehmen einen Mehrwert aus der App ziehen. Die Idee lautete: Wo viele Kund:innen, da lässt sich durch Automatisierung viel Zeit und Geld sparen.

Dass auch User:innen des Basic Tarifs großen Nutzen aus der Software ziehen können, wurde ignoriert oder übersehen. Dabei liegen die Vorteile für KMU eigentlich auf der Hand:

• Zeitersparnis: Wenn du mit deinem Shop gerade die ersten Schritte machst, fehlt es dir nicht an Zeit, weil dein Kundenstamm so groß ist. Vielmehr ist die Zeit meist knapp, weil dein Onlinestore selten dein einziges Standbein ist. Zahlreiche Newbies im Onlinebusiness kommen aus dem stationären Handel oder haben eigentlich einen ganz anderen Job. Jede Aufgabe, die dir die Software abnimmt, ist daher eine enorme Entlastung.
  
  
• Sicherheit: Weiterhin müssen sich etliche Prozesse zunächst einspielen. Es dauert ein wenig, bis du ausreichend Routine im Kundenmanagement oder Bestellwesen besitzt, um wichtige Aufgaben nicht zu vergessen. Wenn dein Shopsystem dich automatisch darauf hinweist, dass dein Bestseller mal wieder ausverkauft ist, hast du viel gewonnen.
  
  
• Wachstum: Unserer Erfahrung nach ist Wachstum im Onlinehandel selten linear. Sobald ein Shop eine bestimmte Schwelle überschreitet, explodieren die Verkaufszahlen. Das kann sehr unverhofft passieren; etwa, weil einer Influencerin ein Produkt gefällt oder ein neuer Trend durch TikTok schwappt. Bist du dann nicht auf den unerwarteten Ansturm vorbereitet, bleiben viele potenzielle Kund:innen enttäuscht zurück. Eine clevere Automatisierung ist jetzt Gold wert.

Use Cases: So kann Shopify Flow in der Praxis aussehen

Das alles mag gerade etwas nebulös klingen. Deshalb geht es jetzt direkt in Richtung Realität. Wir zeigen dir fünf Anwendungsfälle für Shopify Flow. So siehst du nicht nur, wie du die Software für dich selbst nutzen kannst, sondern auch, wie einfach sie zu programmieren ist.

Use Case #1: Benachrichtigung bei ausbleibender Zahlung

Unser erstes Szenario ist für große Unternehmen ärgerlich, für kleine Händler:innen manchmal eine Katastrophe: Ein Kunde zahlt nicht rechtzeitig. Jetzt heißt es reagieren und eine Zahlungserinnerung verschicken. Damit dir keine offene Rechnung mehr entgeht, kann deine Befehlskette in Shopify Flow so aussehen:

Wenn eine Bestellung eingeht (Order created), wartet Flow zunächst einen Tag und prüft dann, ob die Order bezahlt wurde. Ist der Betrag noch offen, schaut es nach, ob eine Bezahloption ausgewählt wurde, bei der der Betrag in der Regel innerhalb von 24 Stunden überwiesen wird. Hier sind es PayPal, Klarna, Visa und Mastercard.

Ist das der Fall, geht eine Mail mit einem entsprechenden Hinweis an einen Mitarbeitenden raus. Wurde dagegen eine andere Bezahlmethode gewählt – etwa der Kauf auf Rechnung – wartet das System weitere fünf Tage und informiert erst dann über den Zahlungsverzug.

Auf diesem Weg übersiehst du nie wieder eine unbezahlte Bestellung und versäumst garantiert keine Fristen.

Use Case #2: Benachrichtigung bei niedrigem Inventarstand

Auch dieser Anwendungsfall ist für kleine Unternehmen von großer Bedeutung: Ein Warenvorrat neigt sich dem Ende entgegen. Um nicht jeden Tag dein Inventar Produkt für Produkt durchgehen zu müssen, kann deine Flow-Anweisung so aussehen:

Diese Anweisung wird immer dann ausgeführt, wenn sich der Inventarstand eines Produktes ändert (inventory quantity changed). Flow prüft jetzt, ob die Anzahl der noch vorhandenen Artikel gleich null ist. Sollte dies der Fall sein, setzt es eine Nachricht über das Kommunikationstool Slack ab.

Zugegeben, ganz praxistauglich ist diese Anweisung nicht. Besser wäre es, wenn Flow sich meldet, bevor ein Warenvorrat erschöpft ist. Sonst wird es mit der rechtzeitigen Nachbestellung mindestens sportlich. Aber aus einer 0 eine 10 zu machen, ist nicht besonders aufwendig.

Use Case #3: Auslaufende Produkte automatisch entfernen

Auch dieses Szenario wird dir bekannt vorkommen: Ein Artikel soll aus deinem Sortiment genommen werden, sobald der Warenvorrat erschöpft ist. Dabei sollte das Löschen der Produktseite aus deinem Shop möglichst in Echtzeit vonstattengehen. Ansonsten bestellt jemand womöglich eine Ware, die du weder anbieten kannst, noch anbieten möchtest. Mit Shopify Flow sieht das so aus:

Wieder geht Flow in die if-Anweisung, wenn sich der Inventarstand eines Artikels ändert, prüft jetzt allerdings nicht nur auf die Bedingung Bestand = 0, sondern auch auf einen Tag.

Gemeint ist hier das englische Wort tag, also Etikett. Diese Tags kannst du in Shopify deinen Artikeln zuordnen. Beispielsweise, um sie einer Kollektion zuzuweisen, aber auch, um sie mit Flow bearbeiten zu können.

Der Tag, auf den hier geprüft wird, trägt den Namen DISCONTIN; also discontinued, nicht fortgesetzt. Findet Shopify Flow diesen Tag bei einer ausverkauften Ware vor, verschickt es nicht nur eine Slack-Nachricht, sondern versteckt auch die betreffende Produktseite. Leerverkäufe kommen so nicht mehr vor.

Use Case #4: Mitarbeiterrabatte automatisieren

Werfen wir nun einen Blick auf eine Anweisung, die sich eher für mittelständische Unternehmen eignet. Wir möchten einen Mitarbeiterrabatt gewähren – und zwar nicht nur, wenn unser lieber Kollege sein Wunschprodukt direkt im Lager abholt, sondern auch, wenn er es online bestellt. Mit Shopify Flow lässt sich das leicht realisieren:

Wir lassen Flow aktiv werden, wenn eine neue Kundin im System angelegt wird (customer created). Jetzt prüft die Software die E-Mail-Adresse des Kontos. Entdeckt sie dabei den Namen unserer Mail-Domain – wie zum Beispiel bei max.musterfrau@meinshop.de – bekommt unsere Neukundin einen speziellen Tag zugewiesen. Shopify gewährt Max nun auch online seinen Mitarbeiterrabatt.

Use Case #5: Bestellungen auf den Export in externe Software vorbereiten

Unser letzter Use Case sieht nicht besonders spektakulär aus, ist aber extrem wichtig, wenn du mit externen Dienstleister:innen zusammenarbeitest. Denn jetzt werden die Daten über eine Schnittstelle in ein fremdes System exportiert.

Um sie dort sinnvoll verarbeiten zu können, müssen ihnen bestimmte Informationen mit auf den Weg gegeben werden. Klingt komplex, ist in der Praxis aber recht einfach:

Hier sortiert Flow Bestellungen für einen Fulfillment-Dienstleister nach B2C und B2B. Wenn eine Order ins System eingeht, wird sie auf den Tag cg-b2b überprüft. Trägt sie dieses Etikett, bekommt sie vor dem Export einen weiteren Tag, der schlicht b2b heißt. Mit dieser Notiz kann die Software des Fulfillers etwas anfangen und den Auftrag entsprechend zuordnen.

All das ist natürlich nur eine kleine Auswahl dessen, was mit Shopify Flow möglich ist. Zum Funktionsumfang gehören zum Beispiel auch:

• Kundenmanagement: Tagge Premiumkunden mit hohen Bestellwerten automatisch für Rabatte.
• Marketing: Informiere Kund:innen automatisch über neu eingetroffene Ware, Restposten oder versende eine E-Mail, wenn ausgewählte Artikel im Angebot sind.
• Risikomanagement: Halte Bestellungen von Käufer:innen, die sich in der Vergangenheit säumig zeigten, automatisiert auf und warte auf manuelle Freigabe der Order.
• Gutscheine: Informiere das Team über Bestellungen, die mit Gutscheinen bezahlt wurden und setze im Auftrag einen entsprechenden Tag.

APIs vorhanden: Shopify Flow und Fremdsoftware

Wenn du unsere Use Cases aufmerksam studiert hast, ist es dir wahrscheinlich schon aufgefallen, aber wir möchten es trotzdem explizit erwähnen: Shopify Flow lässt sich problemlos an zahlreiche andere Programme anbinden:

• Anbindung an Apps: Viele der Apps, die du im Shopify App Store findest, sind in der Lage, mit Flow zu kommunizieren. In unseren Beispielen kam bereits Slack zur Sprache, möglich ist aber noch deutlich mehr. So kannst du Flow etwa aktiv werden lassen, wenn deine Kund:innen eine bestimmte Anzahl Bonuspunkte über deine Treueprogramm-App angehäuft oder ihnen eine Dankeschön-Mail schicken, wenn sie über deine Bewertungs-App einen Kommentar verfasst haben.
• Anbindung an externe Software: Auch an komplexe Dienstleistungssoftware lässt sich Flow anbinden. In unserem Beispiel ging es um die Datenvorbereitung für den Export, aus der Praxis kennen wir allerdings noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten. Um nur eines davon zu nennen: Wir nutzen Flow, um Kommunikationsprobleme zwischen Shopify und einem bestimmten ERP-System zu lösen. Besagtes System ist nicht in der Lage, zwischen Onlineverkäufen und POS-Verkäufen zu unterscheiden, aber mithilfe von Flow haben wir einen zuverlässigen Workaround erstellt.

Kurzum: Shopify Flow erlaubt dir nicht nur die Automatisierung Shopify-interner Prozesse. Durch die Option, zahlreiche weitere Programme in deine Workflows zu integrieren, erweitern sich deine Möglichkeiten erneut um ein Vielfaches.

Shopify Flow: Dein neues Lieblingstool?

Am besten probierst du Shopify Flow einfach mal selbst aus. Fang mit einem einfachen Vorgang an und arbeite dich dann langsam weiter vor bis hin zu den komplexen Themen. Am Ende stehst du vor einem Shop, der komplett autark arbeitet.

Okay, vielleicht nicht ganz autark. Zu tun gibt es immer genug. Aber durch die vielen Möglichkeiten der Automatisierung hast du endlich wieder Zeit, dich um die wirklich wichtigen Dinge zu kümmern.

Wir wünschen viel Erfolg beim Ausprobieren und sollte es nicht so klappen, wie du es dir vorstellst, dann gibt es ja immer noch Eshop Guide.

 

Coverbild: Unsplash, weitere Bilder Shopify Flow

 

 

Shopify Flow FAQ: Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was ist Shopify Flow?

Shopify Flow ist ein visueller Workflow-Builder, der es Shopify-Händler:innen ermöglicht, Automatisierungen in ihrem Geschäftsablauf zu erstellen. Es erleichtert das Erstellen von Automatisierungen, indem es verschiedene Ereignisse, Bedingungen und Aktionen miteinander verbindet.

Welche Arten von Automatisierungen kann ich mit Shopify Flow erstellen?

Mit Shopify Flow kannst du verschiedene Arten von Automatisierungen erstellen, wie etwa das Auslösen von E-Mails basierend auf bestimmten Ereignissen, das Hinzufügen von Tags zu Kund:innen basierend auf ihrem Verhalten oder das Aktivieren von Rabatten basierend auf bestimmten Bedingungen.

Benötige ich Programmierkenntnisse, um Shopify Flow nutzen zu können?

Nein, du brauchst keine Programmierkenntnisse, um Shopify Flow zu nutzen. Mit dem visuellen Workflow-Builder kannst du, Automatisierungen per Drag-and-drop erstellen, ohne Code zu schreiben.

Welche Ereignisse kann ich in Shopify Flow auslösen?

Shopify Flow bietet eine Vielzahl von Ereignissen, die du auslösen kannst, wie zum Beispiel Auftragsstatusänderungen, E-Mail-Anmeldungen, Produktaktualisierungen und vieles mehr. Diese Ereignisse dienen als Ausgangspunkt für deine Automatisierungen.

Welche Bedingungen kann ich in Shopify Flow verwenden?

Es stehen verschiedene Bedingungen zur Verfügung, deine Automatisierungen an spezifische Kriterien anzupassen. Du kannst etwa Bedingungen basierend auf Produktattributen, Kundensegmenten oder Bestellwerten festlegen.

Kann ich Shopify Flow mit anderen Apps und Tools integrieren?

Ja, Shopify Flow kann nahtlos mit anderen Apps und Tools integriert werden, um deine Automatisierungen noch leistungsstärker zu machen. Shopify bietet eine Vielzahl von Integrationen mit beliebten Apps wie Mailchimp, Klaviyo und Zapier.

Gibt es eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung von Shopify Flow?

Nein, Shopify Flow ist in ausgewählten Shopify-Abonnementplänen enthalten, auch schon ab dem Shopify Basis Plan. Es gibt keine zusätzliche Gebühr für die Nutzung der Funktion. 

Ist Shopify Flow auch für mobile Geräte verfügbar?

Ja, Shopify Flow ist für mobile Geräte verfügbar. Du kannst den Shopify Flow-Editor nutzen und deine Automatisierungen von jedem Gerät aus verwalten.

Kann ich meine erstellten Automatisierungen in Shopify Flow überprüfen? 

Ja, Shopify Flow stellt dir eine Übersicht über deine erstellten Automatisierungen zur Verfügung. Du kannst deren Ausführung überwachen, Ergebnisse überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Ist Shopify Flow einfach zu bedienen?

Ja, Shopify Flow ist darauf ausgelegt, auch für Nicht-Techniker:innen einfach zu bedienen zu sein. Mit seinem visuellen Workflow-Builder und der intuitiven Benutzeroberfläche kannst du Automatisierungen schnell und einfach erstellen.