International verkaufen zu können ist eine der attraktivsten Möglichkeiten im E-Commerce, aber zugleich auch am schwierigsten, wenn man es richtig machen will.

Warum ist das so? Sobald ein Produkt die Grenze überschreitet - physisch oder digital – unterliegt es den Gesetzen des Landes, in dem der Kunde lebt.

Eine rechtssichere Rechnungsstellung hilft dir, mit deinem Onlineshop auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben. Und obwohl Rechnungen oft nicht so lustig klingen, spielen sie trotzdem eine entscheidende Rolle für den Erfolg deines Unternehmens.

Hier findest du alles, was du über die globale Rechnungsstellung wissen musst.

Warum ist Rechnungsstellung wichtig?

• Wenn das Land, in dem du Handel betreibst, Vorschriften für die Rechnungsstellung hat, musst du diese einhalten.
• Deine Kunden benötigen möglicherweise eine Rechnung für ihre eigene Buchhaltung.
• Falls du auch an andere Unternehmen verkaufst, bist du gesetzlich verpflichtet, ihnen Rechnungen auszustellen.

Du sagst dir jetzt vielleicht: „Ich verschicke doch Quittungen... Warum reicht das nicht?”

Der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung

Eine Rechnung gibt dem Kunden einen detaillierten Überblick darüber, was genau er kauft und wie viel ihm berechnet wird. Eine Quittung ist lediglich eine Zahlungsbestätigung, in der Regel ohne detaillierte Bezeichnung.

Eine Rechnung enthält außerdem Angaben zu Steuern und Versandkosten und weist sowohl Geschäftsdaten des Lieferanten als auch die des Kunden aus. Wohingegen eine Quittung in der Regel nur wenige Angaben enthält.

Wir schauen uns jetzt eine Quittung als Beispiel an. Zwar stehen auf der Quittung einige Details, z.B. die Preise der gekauften Artikel, aber sie enthält keine Aufzeichnung der Steuersätze, die für jedes Produkt berechnet wurden, oder wie der Gesamtbetrag zustande gekommen ist.

In vielen Ländern der Welt gilt für Steuerzwecke die Einzelaufzeichnungspflicht. Du musst einen detaillierten Nachweis vorlegen, auf dem jeder einzelne Artikel aufgezeichnet ist.

Zudem verlangen deine Kunden häufig eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung, insbesondere wenn sie als Unternehmen einkaufen. Du musst nachweisen können, was ihnen berechnet wurde und die Aufschlüsselung der Kosten für deine eigene Buchführung kennen.

Formale Erfordernisse einer Rechnung:

Es gibt keine Universalrechnung. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften darüber, was auf diesem Dokument stehen muss. Erkundige dich, ob das Land, in das du deine Waren verschickst, spezifische Erfordernisse an Rechnungen hat. Als Beispiel haben wir unten eine nützliche Illustration für dich erstellt. Einige Angaben sind erforderlich, während andere nur einen informativen Charakter haben:

Um sicherzustellen, dass du deinen Kunden ordnungsgemäße Rechnungen ausstellst, erkundige dich selbst oder suche professionelle Beratung für das jeweilige Land. Hier ein paar Beispiele für mögliche Forderungen:

• Eine Vorschrift in der EU besagt beispielsweise, dass deine Rechnungen die „Art und den Typ der erbrachten Dienstleistung“ ausweisen müssen.
• In Australien muss jede Rechnung als „Steuerrechnung“ gekennzeichnet werden, wenn der Verkaufswert 82,50 AUD übersteigt und dein Kunde für die Umsatzsteuer (GST) registriert ist.
• In Singapur sollten Rechnungen für GST-registrierte Kunden mit „Steuerrechnung“ betitelt sein.

Unser Ländersteuerleitfaden hilft dir dabei, Rechnungen nach den richtigen Anforderungen der jeweiligen Länder zu erstellen.

Warum du bei deinen Rechnungen genau sein solltest

Kurz gesagt: Weil du dich nicht mit den Steuerbehörden anlegen willst. Der Umgang mit Steuern ist häufig nicht angenehm, aber du kommst nicht drum herum.

Unternehmer aus Nicht-EU-Ländern sind seit 2003 verpflichtet, ihren EU-Kunden Mehrwertsteuer (VAT) zu berechnen.

Die Verschärfung der EU-Mehrwertsteuervorschriften für den E-Commerce, die im Juli 2021 in Kraft getreten ist, bedeutet, dass frühere Mehrwertsteuerbefreiungen für Artikel mit geringem Wert (im Wert von bis zu 22 €) nun aufgehoben wurden. Dies zeigt, wie wichtig es ist, dass du die Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen korrekt ausweist.

In einigen Ländern (z.B. in der EU) können Verbraucher beim Kauf bestimmter Waren Steuerermäßigungen erhalten. Dazu heben sie ihre Quittungen auf und senden sie zusammen mit ihrer Steuererklärung an ihre Steuerbehörden. Wenn du z. B. deine Steuer nicht ordnungsgemäß gesenkt hast und deine Bücher geprüft werden, kannst du als Unternehmen, das sich nicht an die Steuergesetze hält, steuerlich verfolgt und im schlimmsten Fall bestraft werden.

Eine unsachgemäße Rechnungsstellung wirkt sich außerdem negativ auf deinen Ruf als Unternehmen aus.  Wenn du deinen Kunden nicht die Rechnungsstellung gewährleistest, die sie für ihre eigene Buchhaltung benötigen, werden sie sich möglicherweise für einen anderen Anbieter entscheiden.

Rechnungen als Teil des Marketings

Eine gut gestaltete Rechnungsvorlage schützt dich nicht nur vor bösen Nachrichten des Finanzamts, es kann auch dein Markenimage aufwertet. Entweder bist du ein gewöhnliches Unternehmen, das schnell eine Quittung ausdruckt, oder du gehst die Extrameile und wirst zu einer professionellen Marke, die auf Details achtet und weiß, was sie tut. Du hast die Wahl.

Schlichte schwarz-weiße Dokumente zu versenden ist eine verpasste Gelegenheit, deine Marke zu stärken. Eine professionelle Rechnung kann zur Erweiterung des Markenauftritts beitragen, der sich in deinem Verpackungsdesign, in den sozialen Medien, auf deiner Website usw. zeigt.

Also, fragst du dich, wie du gut gestaltete, gebrandete und rechtssichere Rechnungen versenden kannst? Mit der richtigen Hilfe – sei es eine hervorragende App, die Beratung einer Steuerbehörde oder sogar eine sorgfältige Recherche über jedes Land, in dem du handelst – kann auch das Kniffligste am Unternehmen einfach werden.

Mit Sufio, einer App zur automatischen Rechnungsstellung für Shopify, kannst du ganz einfach schöne Rechnungen erstellen und an Tausende von Kunden auf der ganzen Welt senden, ohne dass du dich mit Code, Design oder Recht auskennen musst.