Kennst du Kevin Mitnick? Der Mann war einer der berühmtesten Hacker der Welt, drang mehrmals in die Server der NSA ein, saß knapp fünf Jahre hinter Gittern und schrieb nach seiner Entlassung DAS Buch zum Thema Social Engineering. Bei einem Auftritt hat er einmal erzählt, dass er zu seinen besten Zeiten über 40 verschiedene Telefonnummern und E-Mail-Adressen verwendet habe.
Entschieden zu viele, um sie alle auf eine Visitenkarte zu drucken – und wahrscheinlich wäre das für einen Hacker auch keine gute Idee gewesen. Aber selbst ein Durchschnittsmensch besitzt zwei Telefonnummern und drei E-Mail-Adressen; umtriebige Personen mit wichtigen Jobs und vielen Rollen noch deutlich mehr. Visitenkarten sind einfach nicht mehr so sexy wie damals in den Yuppie-Jahren.
Genau das dachten sich 2022 auch drei Männer aus Münster und gründeten kurzerhand das Unternehmen AddMee, um den ganzen Zinnober des Kontaktinformationsaustausches (geiles Wort) vom Papierkopf auf die digitalen Füße zu stellen.
Allerdings merkte das Team bald, dass ihre Idee zu viel mehr taugte als nur für den Visitenkartenersatz. Schon entstand mit HelpMee ein zweiter Business-Case mit einem ähnlichen Produkt, einem anderen Anwendungsfall, aber vor allem noch einem Store im Web.
Eine eigene Abteilung für die Buchhaltung hat die AddMee GmbH trotzdem nicht eröffnen müssen. Dank Lexware und Eshop Guide geht die gesamte FiBu des Unternehmens nämlich fast vollständig automatisch über die Bühne.
Wie das funktioniert, verrät dir diese Case Study. Von AddMee ist für uns mit dabei der Gründer und Geschaftsführer Yilmaz Ezikoglu. Den Einstieg allerdings macht:
Außerdem wirkt so ein Stück Papier einfach nicht mehr zeitgemäß. Macht sich wirklich jemand die Mühe, alle Daten händisch von der Visitenkarte ins Smartphone zu übertragen? Wahrscheinlich nicht. Eher dient die Pappe als Kaffeeuntersetzer oder zur Stabilisation des Wickeltisches. Digital wäre das alles viel besser.
Genau dieser Gedanke kam 2022 auch Yilmaz und seinen zwei Kollegen. Die Technik für eine digitale Visitenkarte war doch eigentlich schon da – nur umgesetzt hatte das Ganze noch niemand wirklich clever. Bald stand der erste Prototyp:
Eine Visitenkarte aus stabilem Hartplastik, auf der sämtliche Kontaktinformationen digital gespeichert und editiert werden können. Alle Daten lassen sich via QR-Code oder NFC auf jedes Smartphone übertragen – ohne App oder sonstigen Firlefanz. Auf die Karte folgten bald ein Schlüsselanhänger und ein Aufkleber, der sich cool auf den Laptop pappen lässt.
Aber warum sollten sich die gespeicherten Informationen nur auf die Business-Crowd beschränken?, fragte sich Team AddMee nach ein paar Monaten. Da gibt es doch so viel mehr Use Cases.
Medizinische Informationen zum Beispiel. Denn wenn jemand verunfallt auf der Straße liegt, ist es für First Responder extrem nützlich, über Medikamenteneinnahme und Vorerkrankungen Bescheid zu wissen. Entlaufene Haustiere, Kinder oder Gepäckstücke lassen sich mit ihrer Heimatadresse versehen. Und Senior:innen schenkt ein solches Armband mit wichtigen Infos ein großes Stück Sicherheit.
Die Idee war nicht nur gut, sie war mega erfolgreich. Unter der Marke HelpMee eröffnete bald ein zweiter Shop. Die Telekom konnte als Partner gewonnen werden; auf Social Media folgen über 500 000 Menschen HelpMee, die Videos haben Klickzahlen im Millionenbereich.
Aber wir wissen, welche Frage du dir jetzt stellst: Wenn AddMee so erfolgreich ist und noch dazu zwei Onlineshops parallel betreibt, haben die doch bestimmt Mitarbeitende für die Buchhaltung einstellen müssen? Und damit sind wir mitten im Thema.
Erstens: Der Shop wird auf Shopify eröffnet. Denn das ist preiswert, einfach und sieht trotzdem sehr professionell aus. Stabilität, Skalierbarkeit und der gute Support der Kanadier waren nur noch weitere Pro-Argumente.
Zweitens: Die FiBu läuft von Anfang an digital. Darauf bestand nämlich Mitgründer und AddMee-Gesellschafter Mathias. Denn zum einen hatte er in der Vergangenheit bereits sehr gute Erfahrungen mit Buchhaltungssoftware gemacht und zum anderen ist Automatisierung für den studierten Elektroingenieur einfach eine Frage des Prinzips: Zettelwirtschaft und Excel-Sheets sind dem Ingenieur zwar nicht zu schwer, aber viel zu ineffizient.
Blieb eigentlich nur noch die Frage, welche Buchhaltungssoftware es werden sollte – und für deutsche Startups gibt es da eigentlich nur zwei Möglichkeiten: sevdesk oder Lexware. Die Wahl fiel auf Lexware, ohne große Angabe von Gründen und mit den Worten von Team AddMee: „Wenn du zwischen Mercedes und BMW wählen musst, kannst du auch nicht erklären, wieso du eine Marke bevorzugst.“
Da war nur noch ein winziges Problem: Von Haus aus lässt sich Lexware nicht einfach mit Shopify verbinden. Aber genau deshalb gibt es ja:
Das bedeutet, die App ist eigentlich eine API (oder auch Schnittstelle), die sich zwischen Shopify und Lexware setzt und für einen reibungslosen Informationsaustausch sorgt. Daten werden so umgeschrieben, dass Lexware eine Shopify-Bestellung versteht und anschließend eine Rechnung ausspuckt, mit der das Backend des Shopsystems etwas anzufangen weiß.
Ist dir das zu digital, dann denke dir einfach den schnellsten Synchrondolmetscher, den du kennst, und multipliziere seine Geschwindigkeit mit 9.000. Zu den Funktionen der App gehören unter anderem:
Wenn ein Verkauf über Shopify stattfindet, geht diese Information an Lexware. Dort wird sie verbucht und eine entsprechende Rechnung geschrieben. Die Rechnung geht nicht nur in die Akten, sondern auch zurück an Shopify, um sie abschließend an die Kaufenden zu versenden.
Niemand muss Rechnungen schreiben, Belege sortieren und umbenennen oder Zahlungseingänge einem Verkauf zuordnen. All das geschieht vollkommen automatisch und in Echtzeit.
Auch hier ist keine Handarbeit notwendig, Fehler sind nahezu ausgeschlossen, fehlende Belege gibt es nicht mehr. Da freut sich auch der Steuerberater. So sehr sogar, dass er nur wegen des Setups von AddMee angefangen hat, sein Büro von klassischem Papierwust auf digitale Performanz umzustellen, wie Yilmaz uns im Interview verraten hat.
So bleiben die Bücher sauber, die Kundschaft unverwirrt, der Steuerberater glücklich – ja, selbst das Finanzamt stellt bisher keine unangenehmen Fragen. Und falls AddMee noch einen dritten und vierten Store eröffnet (vielleicht HideMee und LoveMee?), dann ist das auch kein Thema: Die Lexware App kommt mit beliebig vielen Datenquellen zurecht.
„Der Customer Support von Eshop Guide ist genau so, wie ich mir das wünsche: schnell, hilfsbereit und vor allem total kompetent. Ich muss mich nicht an einem Chatbot vorbeiquälen, sondern bin sofort mit jemandem in Kontakt, der sich wirklich auskennt. Und von den Verbesserungsvorschlägen, die wir in den letzten Jahren gemacht haben, wurde tatsächlich einiges umgesetzt. Schön, wenn ein Unternehmen auf seine Kundschaft hört.“
Apropos Aussuchen: Hätte AddMee sich damals für sevdesk entschieden, stünde das Team vermutlich trotzdem genau dort, wo es heute steht: Auch für den Marktbegleiter gibt es einen Konnektor von Eshop Guide. Deshalb lautet Yilmaz finaler Rat auch: „Wenn ihr mit dem Onlinehandel loslegt, dann empfehle ich euch, so schnell wie möglich auf eine Buchhaltungssoftware zu setzen. Arbeitet maximal zwei Monate mit Excel-Sheets, sonst seid ihr spätestens zum ersten Jahresabschluss nur noch mit der FiBu beschäftigt. Die freie Zeit, die ihr euch durch eine Automatisierung erkauft, ist dagegen Gold wert, denn ihr könnt sie für Dinge nutzen, die euer Business wirklich voranbringen.“
Entschieden zu viele, um sie alle auf eine Visitenkarte zu drucken – und wahrscheinlich wäre das für einen Hacker auch keine gute Idee gewesen. Aber selbst ein Durchschnittsmensch besitzt zwei Telefonnummern und drei E-Mail-Adressen; umtriebige Personen mit wichtigen Jobs und vielen Rollen noch deutlich mehr. Visitenkarten sind einfach nicht mehr so sexy wie damals in den Yuppie-Jahren.
Genau das dachten sich 2022 auch drei Männer aus Münster und gründeten kurzerhand das Unternehmen AddMee, um den ganzen Zinnober des Kontaktinformationsaustausches (geiles Wort) vom Papierkopf auf die digitalen Füße zu stellen.
Allerdings merkte das Team bald, dass ihre Idee zu viel mehr taugte als nur für den Visitenkartenersatz. Schon entstand mit HelpMee ein zweiter Business-Case mit einem ähnlichen Produkt, einem anderen Anwendungsfall, aber vor allem noch einem Store im Web.
Eine eigene Abteilung für die Buchhaltung hat die AddMee GmbH trotzdem nicht eröffnen müssen. Dank Lexware und Eshop Guide geht die gesamte FiBu des Unternehmens nämlich fast vollständig automatisch über die Bühne.
AddMee managt die Buchhaltung zweier Shops ganz ohne zusätzliches Personal mit der Lexware Office App von Eshop Guide
Wie das funktioniert, verrät dir diese Case Study. Von AddMee ist für uns mit dabei der Gründer und Geschaftsführer Yilmaz Ezikoglu. Den Einstieg allerdings macht:
Die AddMee-Story: Von einer guten Idee zum Multistore-Business
Nochmal auf Anfang: Visitenkarten besitzen einfach nicht mehr das gleiche Prestige wie einst bei Patrick Bateman in den 80ern. Schuld daran ist zunächst, dass wir immer mehr Informationen auf die kleinen Kärtchen quetschen müssen: Waren es früher noch der Name, die Anschrift, ein Jobtitel und die Telefonnummer, kommen heute außerdem Handy, E-Mail, privat und geschäftlich, Homepage, LinkedIn und Instagram dazu – mindestens.Außerdem wirkt so ein Stück Papier einfach nicht mehr zeitgemäß. Macht sich wirklich jemand die Mühe, alle Daten händisch von der Visitenkarte ins Smartphone zu übertragen? Wahrscheinlich nicht. Eher dient die Pappe als Kaffeeuntersetzer oder zur Stabilisation des Wickeltisches. Digital wäre das alles viel besser.
Genau dieser Gedanke kam 2022 auch Yilmaz und seinen zwei Kollegen. Die Technik für eine digitale Visitenkarte war doch eigentlich schon da – nur umgesetzt hatte das Ganze noch niemand wirklich clever. Bald stand der erste Prototyp:
Eine Visitenkarte aus stabilem Hartplastik, auf der sämtliche Kontaktinformationen digital gespeichert und editiert werden können. Alle Daten lassen sich via QR-Code oder NFC auf jedes Smartphone übertragen – ohne App oder sonstigen Firlefanz. Auf die Karte folgten bald ein Schlüsselanhänger und ein Aufkleber, der sich cool auf den Laptop pappen lässt.
Aber warum sollten sich die gespeicherten Informationen nur auf die Business-Crowd beschränken?, fragte sich Team AddMee nach ein paar Monaten. Da gibt es doch so viel mehr Use Cases.
Medizinische Informationen zum Beispiel. Denn wenn jemand verunfallt auf der Straße liegt, ist es für First Responder extrem nützlich, über Medikamenteneinnahme und Vorerkrankungen Bescheid zu wissen. Entlaufene Haustiere, Kinder oder Gepäckstücke lassen sich mit ihrer Heimatadresse versehen. Und Senior:innen schenkt ein solches Armband mit wichtigen Infos ein großes Stück Sicherheit.
Die Idee war nicht nur gut, sie war mega erfolgreich. Unter der Marke HelpMee eröffnete bald ein zweiter Shop. Die Telekom konnte als Partner gewonnen werden; auf Social Media folgen über 500 000 Menschen HelpMee, die Videos haben Klickzahlen im Millionenbereich.
Aber wir wissen, welche Frage du dir jetzt stellst: Wenn AddMee so erfolgreich ist und noch dazu zwei Onlineshops parallel betreibt, haben die doch bestimmt Mitarbeitende für die Buchhaltung einstellen müssen? Und damit sind wir mitten im Thema.
Zero Overhead: Finanzbuchhaltung digital ab Stunde Null
Bereits bei der Gründung von AddMee standen zwei Dinge fest:Erstens: Der Shop wird auf Shopify eröffnet. Denn das ist preiswert, einfach und sieht trotzdem sehr professionell aus. Stabilität, Skalierbarkeit und der gute Support der Kanadier waren nur noch weitere Pro-Argumente.
Zweitens: Die FiBu läuft von Anfang an digital. Darauf bestand nämlich Mitgründer und AddMee-Gesellschafter Mathias. Denn zum einen hatte er in der Vergangenheit bereits sehr gute Erfahrungen mit Buchhaltungssoftware gemacht und zum anderen ist Automatisierung für den studierten Elektroingenieur einfach eine Frage des Prinzips: Zettelwirtschaft und Excel-Sheets sind dem Ingenieur zwar nicht zu schwer, aber viel zu ineffizient.
Blieb eigentlich nur noch die Frage, welche Buchhaltungssoftware es werden sollte – und für deutsche Startups gibt es da eigentlich nur zwei Möglichkeiten: sevdesk oder Lexware. Die Wahl fiel auf Lexware, ohne große Angabe von Gründen und mit den Worten von Team AddMee: „Wenn du zwischen Mercedes und BMW wählen musst, kannst du auch nicht erklären, wieso du eine Marke bevorzugst.“
Da war nur noch ein winziges Problem: Von Haus aus lässt sich Lexware nicht einfach mit Shopify verbinden. Aber genau deshalb gibt es ja:
Die Lexware Office App von Eshop Guide – für Kommunikation ohne Reibung
Wie alle klugen Shopbetreiber (*wink wink*) schaute sich auch Team AddMee im Shopify App Store um und fand dort die Lexware Office App made by Eshop Guide. Allerdings ist der Ausdruck „App“ an dieser Stelle vielleicht ein wenig missverständlich. Denn zwar installierst du die Software wie eine Shopify-App und findest sie im Admin-Bereich auch unter Apps, allerdings verhält sie sich nicht wie eine App, sondern wie ein Konnektor.Das bedeutet, die App ist eigentlich eine API (oder auch Schnittstelle), die sich zwischen Shopify und Lexware setzt und für einen reibungslosen Informationsaustausch sorgt. Daten werden so umgeschrieben, dass Lexware eine Shopify-Bestellung versteht und anschließend eine Rechnung ausspuckt, mit der das Backend des Shopsystems etwas anzufangen weiß.
Ist dir das zu digital, dann denke dir einfach den schnellsten Synchrondolmetscher, den du kennst, und multipliziere seine Geschwindigkeit mit 9.000. Zu den Funktionen der App gehören unter anderem:
- die Synchronisation von Rechnungen, Gutschriften & Zahlungen zwischen Shopify und Lexware.
- die Echtzeiterfassung steuerrelevanter Belege für alle Steuererklärungen; auch für DATEV und OSS.
- die automatische Verknüpfung sämtlicher Zahlungen mit ihren entsprechenden Rechnungen
- die Ablage aller Belege in einem GoBD-konformen Format
- der Import älterer Aufträge für eine rechtskonforme Buchhaltung
Lexware und Eshop Guide-App im Einsatz: So nutzt AddMee die Kombination
Bei AddMee sind inzwischen zehn Mitarbeitende beschäftigt. Explizit um die Buchhaltung muss sich allerdings niemand kümmern. Diesen Job übernehmen Lexware und unser Konnektor.So liefen Installation und Einrichtung
Team AddMees Erinnerung an die Installation ist ein wenig verblasst. Das liegt zum einen daran, dass der Klick auf den Install-Button schon fast drei Jahre zurückliegt. Zum anderen verlief die Ersteinrichtung so unproblematisch, dass sich dabei einfach keine traumatischen Erlebnisse ins Gedächtnis gebrannt haben.„Shopify und Lexware miteinander zu verbinden, war mit der Eshop Guide App total einfach. Ein Nachmittag Arbeit und unsere Buchhaltung lief automatisch.“Im Gegenteil. Yilmaz gibt zu Protokoll: „Für die Installation von damals würde ich eine Zwei Plus vergeben. Vielleicht sogar eine Eins Minus. Alles hat ganz einfach so geklappt, wie es sollte. Heute würde es wahrscheinlich sogar für eine glatte Eins reichen, denn Eshop Guide hat die App in den vergangenen Jahren nochmal ordentlich verbessert.“
– Yilmaz Ezikoglu, Geschäftsführer AddMee
Diese Funktionen nutzt AddMee
Automatischer Transfer aller Transaktionsdaten und automatisierte Rechnungserstellung
Alle Transaktionen aus den Shopify Stores werden ohne weiteres Zutun an Lexware transferiert und dort weiterverarbeitet. In der Praxis sieht das so aus:Wenn ein Verkauf über Shopify stattfindet, geht diese Information an Lexware. Dort wird sie verbucht und eine entsprechende Rechnung geschrieben. Die Rechnung geht nicht nur in die Akten, sondern auch zurück an Shopify, um sie abschließend an die Kaufenden zu versenden.
Niemand muss Rechnungen schreiben, Belege sortieren und umbenennen oder Zahlungseingänge einem Verkauf zuordnen. All das geschieht vollkommen automatisch und in Echtzeit.
Steuervorbereitung via DATEV
Monatlich schickt Lexware außerdem alle Umsätze und Belege auf die Server der DATEV, damit der Steuerberater sich anschließend um die Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss kümmern kann.Auch hier ist keine Handarbeit notwendig, Fehler sind nahezu ausgeschlossen, fehlende Belege gibt es nicht mehr. Da freut sich auch der Steuerberater. So sehr sogar, dass er nur wegen des Setups von AddMee angefangen hat, sein Büro von klassischem Papierwust auf digitale Performanz umzustellen, wie Yilmaz uns im Interview verraten hat.
Multi-Store-Verwaltung
Nochmal zur Erinnerung: AddMee ist stolzer Besitzer von zwei Shopify Stores, die zwar zur selben Firma gehören, aber als vollkommen unterschiedliche Marken auftreten. Es gibt AddMee und HelpMee, doch buchhalterisch ist das für Lexware und unsere App gar kein Problem.„Auch, nachdem wir den zweiten Store eröffneten, mussten wir keine neuen Mitarbeiter für die FiBu einstellen. Über die App konnten wir help-mee.com einfach in unsere bestehende Buchhaltung einbinden.“Die Transaktionsdaten aus beiden Stores laufen in ein und demselben Lexware-Account ein. Dabei sorgt unser Konnektor dafür, dass nichts durcheinandergerät. Jeder Verkauf wird seiner jeweiligen Quelle zugeordnet, die Rechnung immer im Branding des jeweiligen Shops erstellt.
-Yilmaz Ezikoglu, Geschäftsführer AddMee
So bleiben die Bücher sauber, die Kundschaft unverwirrt, der Steuerberater glücklich – ja, selbst das Finanzamt stellt bisher keine unangenehmen Fragen. Und falls AddMee noch einen dritten und vierten Store eröffnet (vielleicht HideMee und LoveMee?), dann ist das auch kein Thema: Die Lexware App kommt mit beliebig vielen Datenquellen zurecht.
Der Support
Wir melden: Keine besonderen Vorkommnisse im Dienst! Oder auch: AddMee musste unseren Support nie wegen größerer Zwischenfälle kontaktieren – nur für kleinere Probleme wie abweichende USt-Einstellungen in Shopify und Lexware Office und vor allem für Feedback. Dazu sagt Yilmaz:„Der Customer Support von Eshop Guide ist genau so, wie ich mir das wünsche: schnell, hilfsbereit und vor allem total kompetent. Ich muss mich nicht an einem Chatbot vorbeiquälen, sondern bin sofort mit jemandem in Kontakt, der sich wirklich auskennt. Und von den Verbesserungsvorschlägen, die wir in den letzten Jahren gemacht haben, wurde tatsächlich einiges umgesetzt. Schön, wenn ein Unternehmen auf seine Kundschaft hört.“
Die wichtigsten Zahlen zur FiBu von AddMee
AddMee und Lexware – die Zukunft kann kommen
Bei AddMee laufen die Dinge also absolut rund. Selbst wenn sich eine weitere halbe Million Follower:innen auf Social Media einstellen sollte und in den Stores zuschlägt, rauscht die FiBu im Hintergrund einfach durch. Denn ob zehn Transaktionen pro Stunde oder zehntausend – das ist den Servern von Shopify und Lexware ebenso einerlei wie unserer App. Nur der arme Steuerberater bekommt ein wenig mehr Arbeit, aber seinen Beruf hat er sich schließlich selbst ausgesucht.Apropos Aussuchen: Hätte AddMee sich damals für sevdesk entschieden, stünde das Team vermutlich trotzdem genau dort, wo es heute steht: Auch für den Marktbegleiter gibt es einen Konnektor von Eshop Guide. Deshalb lautet Yilmaz finaler Rat auch: „Wenn ihr mit dem Onlinehandel loslegt, dann empfehle ich euch, so schnell wie möglich auf eine Buchhaltungssoftware zu setzen. Arbeitet maximal zwei Monate mit Excel-Sheets, sonst seid ihr spätestens zum ersten Jahresabschluss nur noch mit der FiBu beschäftigt. Die freie Zeit, die ihr euch durch eine Automatisierung erkauft, ist dagegen Gold wert, denn ihr könnt sie für Dinge nutzen, die euer Business wirklich voranbringen.“
„Auch kleine Unternehmen sollten ihre Buchhaltung möglichst schnell automatisieren. So gewinnen sie unendlich viel Zeit, um sich um ihr Wachstum zu kümmern, und müssen sich nicht wochenlang mit Finanzkram herumplagen.“Also: Nicht lang fackeln, sondern auf digitale Lösungen setzen! Nicht nur bei der Buchhaltung, sondern auch bei den Notfallprodukten von HelpMee. Es sei denn, es geht euch wie unserem Mr. Mitnick aus dem Intro. Der bekam nach seiner Haftentlassung nämlich ein dreijähriges Nutzungsverbot von EDV-Systemen aufgebrummt. Die Begründung des Gerichts: „Mitnick könnte einen Nuklearkrieg starten, indem er ins Telefon pfeift.“ Hat sich eigentlich schon jemand die Rechte an NukeMee gesichert?
-Yilmaz Ezikoglu, Geschäftsführer AddMee
