Wie skaliere ich erfolgreich meinen Onlineshop? Wahrscheinlich denkst du bei dieser Frage als Erstes an Marketing, Shop-Optimierung oder Produktmanagement. Mindestens genauso wichtig ist es allerdings, die Herausforderungen in der Logistik zu bedenken – ein Thema mit welchem sich nur die wenigsten E-Commerce Gründer ausführlich beschäftigen. 

Ohne die Logistik funktioniert kein Geschäft, bei welchem physische Produkte zum Kunden gebracht werden müssen. Gleichzeitig darf das Fulfillment nicht zu viel kosten.

Wir haben viele Gründer getroffen, die mit ihrer aktuellen Logistiklösung unzufrieden sind. Sowohl der Betrieb eines eigenen Lagers als auch die Zusammenarbeit mit externen Fulfillment-Dienstleistern bringen häufig Probleme mit sich.

In diesem Artikel beleuchtet der Fulfillment-Dienstleister Alaiko die Vor- und Nachteile der beiden Optionen und zeigt, auf welche Stolpersteine du gefasst sein solltest.

Eigenes Lager: Mehr Kontrolle, mehr Risiko

Wahrscheinlich hat es auch bei dir einmal klein angefangen: Du hast selbst Pakete im heimischen Wohnzimmer oder der Garage gepackt und verschickt.

Mit Einsatz der eigenen Arbeitskraft können solche kleineren Sendungsvolumen anfänglich kostengünstig abgewickelt werden. 

Mit zunehmendem Wachstum gestaltet sich dies jedoch immer schwieriger: Die steigende Anzahl der Bestellungen pro Tag können kaum noch im Alleingang bewältigt werden und die Fehleranzahl beim Abarbeiten der Bestellungen erhöht sich. Die eigenen vier Wände oder die angemietete Garage reichen kaum noch aus, um alle Produkte zu lagern und zusätzlich verliert man nach und nach den Überblick über den Lagerbestand. 

Gleichzeitig müssen die Abholzeiten eingehalten werden oder die Pakete müssen selbst noch zum Versanddienstleister gebracht werden. Logistikthemen nehmen einen immer größer werdenden Teil des Tagesgeschäfts ein und drängen andere, wichtige Geschäftsbereiche in den Hintergrund. Kurzum – es muss eine professionelle Lösung her. 

Ein eigenes Lager ist nicht immer die sinnvollste Lösung 

Ein eigenes Lager zu eröffnen scheint eine attraktive Option zu sein, denn hier hast du die volle Kontrolle und bist unabhängig von einer externen Partei.

Jedoch sind viele Fragen ohne Erfahrung in der Logistik nur schwer zu beantworten:

Wie finde ich eine passende Lagerfläche? Wie groß soll diese sein? Wo finde ich fähige Mitarbeiter? Wie gehe ich mit Versandspitzen um? Wie organisiere ich das Lager effizient? Welche Software nutze ich im Lager?

Der Wunsch nach Kontrolle ist sehr verständlich, doch ein eigenes Lager braucht nicht nur viel Aufmerksamkeit beim Aufbau, es ist außerdem mit Unsicherheiten und Risiken verbunden, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind.

Ein Mythos: Externes Fulfillment ist immer teurer

Oft erscheinen auch die Kosten für ein eigenes Lager auf den ersten Blick geringer als bei einem Dienstleister.

Viele unerfahrene Gründer lassen jedoch bei der Evaluierung der Kosten für den eigenen Lagerbetrieb große Kostenblöcke außer Acht oder berücksichtigen die Risiken beim Lagerbetrieb nicht ausreichend. 

Wenn du das Lager zum Beispiel mit einem Lagerverwaltungssystem betreiben möchtest, entstehen hier zusätzliche Kosten. Im Krankheitsfall müssen Mitarbeiter weiterhin bezahlt und ihre Arbeitskraft kompensiert werden. So steigen die Kosten auf unerwartete Weise an.

Die Erfahrung zeigt, dass das Fulfillment-Outsourcing in der Vollkostenrechnung für viele Shops zu einer Kosteneinsparung führt. Denn für die Gesamtkosten in der Logistik sind in erster Linie effiziente Prozesse und Skaleneffekte entscheidend, die als kleinerer Shop auf eigene Faust schwer zu erreichen sind.

Es ist auf alle Fälle empfehlenswert, die Gesamtkosten mit einem erfahrenen Logistik-Experten umfänglich durch zu kalkulieren, um einen realistischen Vergleich zu der Alternative des Fulfillment-Outsourcings zu bekommen.

Die Tücken externer Dienstleister

Eine Vielzahl von Logistik-Dienstleistern bietet E-Commerce Fulfillment Leistungen in Deutschland an. Dennoch erleben gerade kleinere Unternehmen häufig, dass sich viele Anbieter auf ihre Anfragen gar nicht erst zurückmelden. Liegt doch einmal ein Angebot vor, dann ist es gar nicht so leicht, die Angaben der Anbieter zu entschlüsseln.

Viele Anbieter, die historisch auf Großkunden in der Logistik spezialisiert sind, unterschätzen die Herausforderungen beim E-Commerce-Fulfillment, besonders für kleinere und schnell wachsende Shops. Sie schaffen es nicht eine qualitativ hochwertige Fulfillment-Leistung in der Praxis umzusetzen. Bei der Beurteilung von externen Dienstleistern und ihren Versprechungen ist somit Vorsicht geboten.

Besonders vor den folgenden Problemen solltest du auf der Hut sein:

Problem 1: Intransparente Kosten

Im besten Fall erkennst du ineffiziente Prozesse bereits an einem zu teuren Angebot. Doch bereits der Vergleich der Angebote ist eine echte Herausforderung,  denn die Preisstrukturen der Anbieter unterscheiden sich erheblich.

Vorsicht ist besonders bei scheinbar günstigen Preisen einzelner Komponenten, wie zum Beispiel dem Versand oder dem Pick- oder Pack-Preis, geboten. Anbieter nutzen einzelne, günstige Preiskomponenten gerne als Lockmittel.

Der Teufel liegt im Detail: Wird auf Basis von Artikeln oder SKUs abgerechnet? Gibt es unterschiedliche Staffelungen je nach Sendungsvolumen? Mit welchem Versanddienstleister wird versendet (beachte hier Qualität vs. Preis)? Wie staffeln sich die Versandpreise nach Sendungsgewicht?

Dabei zeigt sich allein in der Vollkostenrechnung, wie viel die Logistik für eine durchschnittliche Bestellung letztlich kosten wird.

Volumina für die Warenannahme und Lagerung sind oft schwieriger zu prognostizieren, sollten aber in der Vollkostenrechnung stets berücksichtigt werden.

Hinzu kommen bei einigen Anbietern, neben etwaigen Gebühren für das Set-up, laufende Grundgebühren oder Kosten für individuelle Services. Diese können beispielsweise bei produktspezifischen Anforderungen im Lebensmittel- oder Fashionbereich, bei individuellen Verpackungswünschen oder bei Zugabe von Marketingmaterial entstehen.

So vergleichst du die Angebote richtig

Lass dich nicht von günstigen Preisen, die im direkten Zusammenhang mit der Abwicklung einer Bestellung stehen, in die Irre führen. Versuche stattdessen, möglichst alle Kosten, die bei der Einlagerung, Verarbeitung und Versendung von Produkten anfallen, zu erfassen und in einer Vollkostenrechnung aufzuführen. 

So schaffst du es, deine Kosten pro Bestellung aufzuschlüsseln und Angebote verschiedener Logistikdienstleister miteinander vergleichbar zu machen.

Folgende Leitfragen helfen dir dabei: 

Warenannahme und -einlagerung

• Wie viel kostet die Bearbeitung einer Warenanlieferung, z.B. pro Palette? 
• Wird nach Stück oder Zeit abgerechnet? Wenn nach Zeit, welche Stückzahl wird im Durchschnitt pro Stunde bearbeitet? 
• Wie viel kostet die Lagerung? 
• Ist es für mich günstiger, seltener neue Ware anzuliefern und mehr zu lagern oder sollte ich meinen Lagerbestand gering halten und die Frequenz der Warenanlieferungen erhöhen?

„Pick, Pack & Ship“

• Gibt es eine Grundpauschale pro Bestellung? Welche Leistungen sind darin enthalten? 
• Wie viel kosten mich weitere „Picks“ pro Bestellung? 
• Gibt es unterschiedliche Staffelungen je nach Sendungsvolumen?
• Mit welchem Versanddienstleister wird versendet (beachte hier Qualität vs. Preis)?
• Wie staffeln sich die Versandpreise nach Sendungsgewicht?

Retouren

• Welche Kosten fallen bei der Retourenverarbeitung an? Welche Leistungen sind darin enthalten?
• Fallen zusätzliche Kosten bei der Aufbereitung bestimmter Produktkategorien an?
• Wie schnell werden retournierte Produkte verarbeitet und ggf. für den Versand wieder eingelagert? 

Problem 2: Mangelnde Digitalisierung

Häufig scheinen sich gerade unerfahrene E-Commerce Gründer auf die direkten Fulfillment Kosten zu fokussieren und vernachlässigen die eigenen Opportunitätskosten.

Möchtest du so wenig wie möglich für das Fulfillment bezahlen oder spart dir ein etwas teurerer Anbieter womöglich Arbeitszeit, die du an anderer Stelle besser in das Wachstum deines Unternehmens investieren kannst? 

Mangelnde Digitalisierung führt zu noch mehr Arbeit

Mangelnde Digitalisierung eines Dienstleisters bedeuten in der Praxis, dass viele Arbeitsschritte bei dir und deinen Mitarbeitern hängen bleiben. Wie beispielsweise in folgendem Fall: 

Dein Kunde beschwert sich, dass er immer noch keine Tracking-ID für sein Paket erhalten hat. Das Resultat: Du versuchst herauszufinden, wo das Problem liegt. Es folgen Mails, zahlreiche Telefonate und es vergeht wertvolle Zeit, die die Unzufriedenheit deines Kunden erhöht. 

Oder noch schlimmer: der Lagerbestand deiner Produkte wird nicht richtig oder zu spät an dich übermittelt. Es wurden Produkte in deinem Shop verkauft und die Zustellung in Kürze versprochen, während diese Produkte gar nicht auf Lager waren. 

Achte darauf, dass der Dienstleister deiner Wahl richtig digitalisiert ist

Eine kostenlose direkte Anbindung des Lagerverwaltungssystems an den Shop sollte heute zum Standard gehören, doch in der Praxis kommt es immer noch vor, dass bei einigen Anbietern Bestellungen und Lagerbestände per CSV Dateien manuell übermittelt werden müssen. In anderen Fällen muss die technische Anbindung zusätzlich teuer bezahlt werden.

Viele Dienstleister arbeiten außerdem in ihren Kernprozessen nicht vollständig digitalisiert mit Barcode-Scans entlang der gesamten Prozesskette. Dies führt zu erhöhten Fehlerquoten und mangelnder Transparenz über den Fulfillment-Status und die Einhaltung von Qualitätsvereinbarungen.

Denke langfristig und vermeide somit unnötige Kosten

Überlege genau, ob sich kurzfristig günstige Preise auch langfristig auszahlen. Kosten für einen Service, der dir erlaubt, deine gesamte Logistik aus einer Hand zu überwachen, und im Notfall schnell eingreifen zu können, mögen auf den ersten Blick abschreckend wirken. Jedoch kann dadurch eine Vielzahl an Fehlern früh erkannt, korrigiert und deren kostenintensive Konsequenzen vermieden werden.

Problem 3: Kontrolle von Qualitätsvereinbarungen

Die meisten E-Commerce Gründer achten vorrangig auf die Kosten. Qualitätsvereinbarungen über Metriken, wie die Fehlerquoten oder die Bearbeitungszeiten im Wareneingang, stehen selten im Mittelpunkt der Verhandlung. 

Besonders die Effizienz im Wareneingang ist ein unterschätzter Faktor. Typische Probleme sind hierbei, dass Warenanlieferungen nicht angekündigt, falsch oder nicht ausreichend gekennzeichnet und somit schlecht identifiziert und zugeordnet werden können. 

Bei steigendem Sendungsvolumen und größeren Anlieferungen entstehen hier nicht nur schnell direkte Kosten, die vorab schwer zu prognostizieren sind, sondern es dauert unnötig lange, bis nachgelieferte Produkte versandbereit sind.

Ein weiteres Beispiel ist die Definition und Einhaltung klarer Verpackungsrichtlinien. Logistikdienstleister sind in der Regel darauf fixiert, ihre eigenen Kosten zu minimieren. Daher wird gerne bei der Sorgfalt an der Packstation gespart.

Dies sind nur einige Fälle, wie in der Praxis die Qualität unter einem vermeintlich günstigen Preis leiden kann.

Qualitätsvereinbarungen: offensichtlich vs. unscheinbar

Überprüfe genau, welche Kriterien einen reibungslosen Prozess beeinträchtigen können. Lass dir genau erklären, wie die einzelnen Prozesse ablaufen. Welche Hilfestellungen werden dir geboten? Werden dir Anleitungen / Richtlinien / Guidelines zum Start an die Hand gegeben? Welche besonderen Punkte sollten bei der Warenanlieferung beachtet werden?

Problem 4: Kosteneffizienz oder Flexibilität?

Fulfillment-Dienstleister können nur günstige Preise anbieten, wenn sie ihre Prozesse und Kosten im Griff haben. Ansonsten geht der Preis zulasten der Qualität.

Größere Anbieter mit hoher Prozesseffizienz und niedriger Fehlerquote werben meist mit standardisierten Prozessen und günstigen Preisen. Gleichzeitig haben sie oft hohe Volumenerwartungen und harte Qualitätsvereinbarungen. Häufig können sie weniger flexibel auf individuelle Anforderungen eingehen oder kurzfristige Projekte umsetzen, wie zum Beispiel eine spontane Marketingaktion im Weihnachtsgeschäft. 

Kleinere Anbieter haben sich häufig auf bestimmte Segmente spezialisiert und bieten einen höheren Grad an Individualisierungsmöglichkeiten. Dafür sind die Preise meist höher und ggf. sind die Prozesse nicht so standardisiert und effizient wie bei größeren Anbietern.

Standardisierte Prozesse und günstige Preise vs. Individualisierungsmöglichkeiten und höhere Kosten

Überlege dir genau, in welcher Situation du gerade bist und wie sich diese entwickeln wird. Wie hoch ist dein Versandvolumen? Wie stark wird es sich mittelfristig verändern? Gibt es tendenziell starke und unvorhergesehene Schwankungen? Bietest du deinen Kunden einen hohen Individualisierungsgrad deiner Produkte? Wie wichtig ist es dir, dass individuelle Anforderungen flexibel umgesetzt werden können?

Was sind deine Erfahrungen im Fulfillment?

Es ist nicht leicht, eine passende Lösung für das Fulfillment zu finden. Nach wie vor sind in der Logistik große Shops durch ihre Verhandlungsmacht und ihr Kapital klar im Vorteil. Kleine Shops haben das Nachsehen.

Mit Alaiko schaffen wir ein Fulfillment-Angebot für kleine und schnell wachsende E-Commerce Shops, das mit Hilfe von neuen Software-Lösungen eine hohe Prozesseffizienz ermöglicht, während gleichzeitig auf individuelle Anforderungen flexibel reagiert werden kann.

Welche Erfahrung hast du beim E-Commerce Fulfillment gemacht und was sind aktuell deine größten Herausforderungen? 

Wir würden uns sehr freuen, wenn du deine Meinung mit uns teilst. Als Teilnehmer der Umfrage erhältst du außerdem exklusiv Informationen zu unseren aktuellen Early Access Angeboten.