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Automatisiere deine Buchhaltung mit Shopify

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Tipp: Automatisiere deine Buchhaltung mit dem Tool Lexoffice und der dazu passenden Integration zu Shopify.

Schöner Shop, tolle Produkte - die Bestellungen rollen rein. Damit das auch wirklich Spaß macht, muss der Aufwand pro Bestellung minimiert werden. Dazu kommt, dass man sich als erfolgreiches Business fast immer ein wenig mit der korrekten Buchhaltung verhaspelt und entsprechend viel für den findigen Steuerberater zahlen muss.

Statt dich mit der Rechnungserstellung rumzuschlagen und deinem Steuerberater den dritten Porsche zu finanzieren, optimiere doch lieber deinen Buchhaltungsprozess direkt in Shopify. Im Video zeigen wir dir:

  • Die automatisierte (und kostenlose) Erstellung und den Versand von Rechnungen in Shopify 
  • Die verschiedenen Status von Bestellungen in Shopify und deren Bedeutung
BONUS: Lade dir hier dein Deutsches Rechnungstemplate und übersetzte Kundenbenachrichtigungen herunter.

In deinem Shopify Shop darf unter keinen Umständen eine professionelle Rechnungserstellung fehlen. Dazu gehört nicht nur die Erstellung, sondern auch der Versand und die Buchung der Rechnung. Im folgenden Abschnitt findest du zu allen drei Optionen die entsprechenden Apps und To Dos.   

Option 1: So erstellst du automatische Rechnungen mit Shopify

Für die Erstellung deiner Rechnungen empfehlen wir die App Order Printer. Mit dieser App druckst du alle wichtigen Dokumente wie Rechnungen, Labels und Paketinformationen aus. Die App ist kostenlos und bietet Rechnungstemplates an, für die du dich entscheiden kannst. Zu Beginn des Aufbaus eines Onlineshops ist Order Printer völlig ausreichend.

Um Order Printer in deinen Shop zu integrieren, besuche den Shopify App Store und suche nach Order Printer, klicke auf “Add App” und verbinde dein Shopify Konto. Sobald die App installiert ist, passt du das Template an. Order Printer hat zugleich die Option, direkt über einen externen Drucker deine Rechnungen zu drucken.

Diese Punkte gehören nach deutschem Recht in eine Rechnung:

  • Rechnungssteller
  • Rechnungsempfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer  
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungspositionen: Menge und Artikelbezeichnung
  • Leistungs-/Lieferung-Datum
  • Nettobetrag
  • Steuersatz
  • Steuerbetrag
  • Grund einer eventuellen Steuerbefreiung

Für weitere Informationen bezüglich rechtlicher Anforderungen eines Onlineshops empfehlen wir unseren Artikel: Voraussetzungen für die Eröffnung eines Onlineshops: Recht, Steuern und Finanzierung.

Rechnungen erstellen mit order printer im Onlineshop - eshop guide

Hier nochmal in Kürze:

  1. Ein Kunde schließt seine Bestellung ab und Shopify legt einen neuen Auftrag an
  2. Der Auftrag wird verknüpft mit den relevanten Daten des entsprechenden Kunden
  3. Mit Hilfe der von Shopify kostenlos bereitgestellten Erweiterung wird die vorher definierte Rechnungsvorlage mit den entsprechenden Daten des Auftrags befüllt
  4. Man speichert/druckt die Rechnung und legt sie für seine Buchhaltung ab bzw. versendet sie an den Kunden

Diesen Prozess haben wir eigentlich für all unsere Kunden eingerichtet und es erleichtert den Aufwand i.d.R. enorm.

Statt die Informationen einer Bestellung manuell in eine Word/Excel Vorlage zu übertragen, muss man seinen Shopify Admin gar nicht mehr verlassen.

Fertige Rechnungsvorlagen erleichtern den Prozess

Es gibt die Möglichkeit in Shopify verschiedene Rechnungsvorlagen anzulegen. Das kann zum Beispiel nützlich sein, um verschiedene Sprachen vorzubereiten, unterschiedliche Vorlagen für B2C/B2B Kunden oder auch für unterschiedliche Zahlungsarten zu erhalten.

In der Rechnungsvorlage kann man alle relevanten Datenpunkte zu einer bestimmten Bestellung anzeigen, unter Anderem:

  • Name und Rechnungsadresse des Kunden
  • Anzahl und Art bestellter Produkte
  • Informationen über Versandkosten und Steuern
  • Auf die Bestellung gegebene Rabatte
  • Informationen zur Zahlungsmethode

Alles in Allem ist dies vielleicht eine der wichtigsten und zeitsparendsten Funktionen, die kostenlos von Shopify angeboten werden.

Dies ist allerdings nur eine von vielen Möglichkeiten, mit denen Shopify den Aufwand für spezifische Prozesse dramatisch reduziert. Hier findest du weitere Tipps wie du deinen Ecommerce mit Shopify automatisieren kannst. 

Du findest jede Menge fertige Rechnungsvorlagen im App Store.

Option 2: Rechnungen erstellen und verschicken

Mit der zweiten Option erstellst und verschickst du Rechnungen zugleich. Nutze dafür eine Kombination aus der App Order Printer und Order Printer Emailer. Die Einrichtung erfolgt durch die Installation der beiden Apps aus dem App Store von Shopify.

Die kostenlose App Order Printer Emailer ist ein Add-on der Order Printer App, diese richtest du einmal ein und generierst automatisch für deine Kunden einen “PDF Download” Link, sodass sie sich die individuelle Rechnung herunterladen können.

Der Vorteil dieser Methode, ist der zeitsparende Faktor: der ganze Prozess ist automatisiert, sobald er eingerichtet ist. Die Apps übernehmen zukünftig die Arbeit der Rechnungserstellung und des Versands der Rechnung an deine Kunden.

Rechnungen erstellen und verschicken mit order printer emailer - eshop guide

Option 3: Rechnungen erstellen, verschicken und buchen

Im App Store von Shopify findest du einige Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, die Rechnungen nicht nur automatisch erstellen und an den Kunden verschicken, sondern sie zugleich auch in deine Buchhaltung einpflegen.

Nutze dafür zum Beispiel die kostenpflichtige App Lexoffice. Dafür benötigst du keine Vorkenntnisse in der Buchhaltung, denn die App führt dich durch die einzelnen Schritte durch. Zugleich bietet Lexoffice Vorlagen für Rechnungen und erlaubt persönliche Anpassungen. Mit einem Klick sendet die App die Rechnungen per E-Mail an den Kunden.

Der Vorteil dieser Option ist die große Kosteneinsparung durch eine automatisierte Buchhaltung. Rechnungen und Dokumente können leicht mit dem Handy gescannt werden und automatisch an das Programm weitergeleitet werden. Du verlierst nicht den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und wichtige Dokumente.

Mehr Informationen zu Lexoffice und der Anbindung zu Shopify findest du im Shopify App Store.

automatische rechnungserstellung und buchhaltung mit sevdesk für onlineshops - eshop guide

Vorteile der automatisierten Rechnungserstellung und Online Buchhaltung

Die Vorteile einer automatisierten Rechnungserstellung und Online Buchhaltung liegen vor allem in den zeitlichen Einsparungen sowie ihren finanziellen Vorzügen. Durch die Automatisierung ersparst du dir, eine Rechnung pro Kunde aufzusetzen, diese zu verschicken und schließlich mit einer Buchhaltungssoftware einzupflegen. Das nimmt dir eine Menge Arbeit ab, die du stattdessen in andere wichtige Projekte deines investierst.

Deine Rechnungen fügst du durch Programme wie Lexoffice in deine Buchhaltung ein und sammelst sie beispielsweise für die jährliche Steuererklärung. Damit minderst du das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren. Durch die übersichtliche Bedienung scannst du eingehende Rechnungen einfach mit deinem Handy ein.

Es vereinfacht für dich die Ermittlung deiner Gewinne durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, da du alle Einnahmen und Ausgaben in einem Programm absicherst.

Mit weniger Aufwand zum maximalen Erfolg

Zahlungsmittel einrichten und Rechnungen erstellen im Onlineshop - eshop guide

Quelle: Unsplash

Frei nach dem Motto des MVP Konzeptes mit möglichst wenig zeitlichen und finanziellen Input, den maximalen Erfolg zu erzielen, hast du die Möglichkeit durch die Automatisierung deiner Rechnungsprozesse und der Online-Buchhaltung, viel Zeit zu sparen und sie stattdessen in den Aufbau deines Onlineshops zu stecken.

Neue Tools wie Lexoffice vereinfachen komplizierte Themen wie die Buchhaltung und das Erstellen von Rechnungen und ist Anfängern des E-Commerce zugänglich. Damit sammelst du wichtige Dokumente für den Steuerberater am Ende des Jahres und führst eine optimale Gewinnermittlung durch.

Richte heute noch deine Rechnungen ein mithilfe aller wichtigen To Dos aus diesem Beitrag in einer Übersicht:

  1. Verwende die App Order Printer, um deine erste Rechnung nach deutschem Recht zu erstellen. 

  2. Lade die App Order Printer Emailer herunter und versende automatisch Rechnungen an deine Kunden. 

  3. Probiere Lexoffice aus um dich mit dem Tool vertraut zu machen und scanne deine ersten Rechnungen ein.

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