Shopify Rechnungen erstellen – 4 Optionen für einfache Buchhaltung

Schöner Shop, tolle Produkte - die Bestellungen rollen rein. So macht das Leben als Onlinehändler besonders viel Spaß. Dennoch bringt jede Bestellung auch einen gewissen Arbeitsaufwand mit sich, den es zu minimieren gilt. Dazu kommt, dass ein erfolgreiches Business immer einer korrekten Buchhaltung bedarf, wenn du nicht übermäßig viel Geld für einen findigen Steuerberater zahlen möchtest.

Statt dich mit der Rechnungserstellung rumzuschlagen und deinem Steuerberater den dritten Porsche zu finanzieren, optimiere doch lieber deinen Buchhaltungsprozess direkt in Shopify. Wir zeigen dir im folgenden Beitrag, wie das geht.

Das erwartet dich:

• Vorteile der automatisierten Rechnungserstellung und Online Buchhaltung
• Option 1: Rechnungen mit der Order Printer-App kostenlos erstellen
• Option 2: Rechnungen erstellen und verschicken mit Order Printer Pro
• Option 3: Rechnungen erstellen, verschicken und buchen
• Funktionen von Lexware Office und sevdesk im Überblick
• Vorteile der automatisierten Rechnungserstellung und Online Buchhaltung

How-to: Shopify Rechnungen erstellen und Buchhaltung automatisieren

In deinem Shopify Shop darf unter keinen Umständen eine professionelle Rechnungserstellung fehlen. Dazu gehört nicht nur die Erstellung, sondern auch der Versand und die Buchung der Rechnung. Im folgenden Abschnitt findest du zu allen drei Optionen die entsprechenden Apps und To Do's.   

Option 1: Rechnungen mit der Order Printer-App kostenlos erstellen

Für die einfache Erstellung deiner Rechnungen empfehlen wir die App Order Printer, diese ist zu Beginn des Aufbaus eines Onlineshops ist völlig ausreichend. Mit dieser App druckst du alle wichtigen Dokumente wie Rechnungen, Labels und Paketinformationen aus. Die Integration ist kostenlos und bietet unterschiedliche Templates für Rechnungen an. 

Nachdem du die App installiert hast, kannst du dein Template anpassen. Order Printer hat zugleich die Option, direkt über einen externen Drucker deine Rechnungen zu drucken.

So funktioniert der Vorgang mit Order Printer:

1. Ein Kunde schließt seine Bestellung ab und Shopify legt einen neuen Auftrag an
2. Der Auftrag wird verknüpft mit den relevanten Daten des entsprechenden Kunden
3. Mithilfe der von Shopify kostenlos bereitgestellten Erweiterung wird die vorher definierte Rechnungsvorlage mit den entsprechenden Daten des Auftrags befüllt
4. Du speicherst/druckst die Rechnung und legst sie für deine Buchhaltung ab bzw. versendest sie an den Kunden

Diese Punkte gehören nach deutschem Recht in eine Rechnung:

• Rechnungssteller
• Rechnungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer  
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Rechnungspositionen: Menge und Artikelbezeichnung
• Leistungs-/Lieferung-Datum
• Nettobetrag
• Steuersatz
• Steuerbetrag
• Grund einer eventuellen Steuerbefreiung

Du möchtest mehr über die rechtlichen Anforderungen eines Onlineshops erfahren? Dann empfehlen wir den Artikel: „Voraussetzungen für die Eröffnung eines Onlineshops: Recht, Steuern und Finanzierung.“

Option 2: Shopify Rechnungen erstellen und per E-Mail versenden

Mit der zweiten Option kannst du Rechnungen nicht nur erstellen, sondern gleichzeitig per Mail versenden. Nutze dafür die App Order Printer Pro aus dem Shopify App Store. Diese richtest du einmal ein und generierst automatisch für deine Kunden einen „PDF-Download“ Link, sodass sie sich die individuelle Rechnung herunterladen können.

Bei weniger als 50 Rechnungen pro Monat ist die App kostenlos, ansonsten zahlst du circa 9 € pro Monat.

Mit der App sparst du eine Menge Zeit, denn der ganze Prozess ist automatisiert, sobald er einmal eingerichtet ist. Die App übernimmt zukünftig die Arbeit der Rechnungserstellung und des Versands der Rechnung an deine Kunden.

Option 3: Mit einem Tool Rechnungen erstellen, verschicken und buchen

Im App-Store von Shopify findest du einige Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, die Rechnungen nicht nur automatisch erstellen und an den Kunden verschicken, sondern sie zugleich auch in deine Buchhaltung einpflegen. Aufgrund unserer Erfahrung aus unzähligen Projekten empfehlen wir dazu Lexware Office oder sevdesk und die passenden Apps „Deutsche Lexware Office Buchhaltung“ oder „sevdesk Buchaltungsintegration“. Für beide Tools benötigst du keinerlei Vorkenntnisse in der Buchhaltung, denn die Apps führen dich Schritt-für-Schritt durch die einzelnen Schritte. 

Lexware Office und sevdesk bieten neben einigen Basics, wie der automatischen Rechnungserstellung und dem -versand, unterschiedliche Funktionen an. Es gibt außerdem verschiedene Preispläne, weswegen die Tools für Solo-Selbständige, Kleinunternehmer aber auch große Onlinehändler geeignet sind. 

Funktionen von Lexware Office und sevdesk im Überblick:

Vorteile der automatisierten Rechnungserstellung und Online-Buchhaltung

Der Vorteil einer der beiden kostenpflichtigen Optionen ist die große Kosten- und Zeitersparnis durch eine automatisierte Buchhaltung. Rechnungen und Dokumente können leicht mit dem Handy gescannt und automatisch an das Programm weitergeleitet werden. Du verlierst nicht den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und wichtige Unterlagen. Rechnungen für den Kunden werden automatisch erstellt, verschickt und in die Software eingepflegt. Das nimmt dir eine Menge Arbeit ab, die du stattdessen in andere wichtige Aufgaben investieren kannst.

Vor allem deine Steuererklärung wird durch eine Buchhaltungssoftware enorm erleichtert, zudem verringert sie das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren. Sie vereinfacht zusätzlich die Ermittlung deiner Gewinne durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, da du alle Einnahmen und Ausgaben in einem Programm absicherst. Damit reduzierst du gleichzeitig deine Ausgaben für einen Steuerberater.

Shopify Rechnungen erstellen – mit wenig Aufwand zum maximalen Erfolg

Frei nach dem Motto des MVP Konzeptes – mit möglichst wenig zeitlichen und finanziellen Input, den maximalen Erfolg zu erzielen – sparst du durch die Automatisierung deiner Rechnungsprozesse und der Online-Buchhaltung viel Zeit, die du stattdessen in den Aufbau deines Onlineshops stecken kannst. Tools wie Lexware Office oder sevdesk vereinfachen komplizierte Themen wie die Buchhaltung und das Erstellen von Rechnungen und ist auch für Anfänger im E-Commerce zugänglich. 

Hier findest du eine Übersicht der unterschiedlichen Methoden, um Shopify Rechnungen zu erstellen:

1. Verwende die App Order Printer, um deine erste Rechnung nach deutschem Recht zu erstellen.
   
2. Lade die App Order Printer Pro herunter und versende automatisch Rechnungen per E-Mail an deine Kunden.
   
3. Probiere Lexware Office oder sevdesk aus, um nicht nur deine Rechnungserstellung, sondern auch die Buchhaltung zu automatisieren.

Weiterführende Links und Informationen